Como calcular o ROI em Gestão de Desempenho?

Muitos profissionais da área de RH sabem da importância da gestão de desempenho nas organizações, mas com frequência têm dificuldade em mostrar o valor desse processo para a liderança, diretores e CEOs de suas empresas. Por isso, nesse artigo, nós vamos detalhar como calcular o ROI, Retorno sobre o Investimento, sobre esta iniciativa.

Para isso, vamos levar em conta as seguintes variáveis impactadas por um sistema de gestão de desempenho:

• Retenção
• Engajamento
• Produtividade
• Esforço Operacional

Vamos utilizar como exemplo em nossas análises uma empresa com 300 funcionários, que tem, em média, um salário de R$ 3.000,00 por colaborador em regime CLT. Ou seja, um gasto de cerca de R$ 4.500 líquido.

Retenção

Quando os funcionários não percebem evolução em si mesmos, não sabem claramente quais são seus objetivos e não recebem feedbacks sobre como estão desempenhando no trabalho, vão ficando menos interessados e começam a procurar novas oportunidades no mercado.

Com um sistema de gestão de desempenho ativo, esse cenário muda. Os colaboradores enxergam que a organização valoriza o seu trabalho, sabem que estão progredindo com a ajuda de seus gestores, e recebem feedbacks constantes com um plano claro para seu desenvolvimento.

Como calcular o ganho com a retenção de colaboradores gerado pela gestão de desempenho?

O primeiro passo é calcular o custo atual de turnover.

Custo atual de turnover = (Custo de Contratação + Custo de Onboarding e treinamento + Custo do tempo para alcance de produtividade) x Número de colaboradores x % de Turnover

Custo de contratação: isso inclui todas as despesas do processo seletivo. Vamos considerar em nosso exemplo o valor de R$ 1.500,00 em média.

Custo de Onboarding e Treinamento: aqui temos todas as despesas relacionadas a entrada do colaborador na empresa e os treinamentos que são necessários. Para nosso exemplo vamos considerar que em média são gastos R$ 2.000,00 por novo colaborador.

Tempo para alcance de produtividade: corresponde ao valor equivalente ao tempo que o colaborador precisará para atingir a produtividade esperada. Aqui vamos considerar de forma conservadora o tempo de 1 mês. Isso seria equivalente a R$ 4.500,00.

Custo atual de turnover = (R$ 1.500,00 + R$ 2.000,00 + R$ 4.500,00) x 300 x 20% = R$ 480.000,00

A forma como cada empresa calcula o seu turnover pode variar, o importante é você realmente tentar identificar todos os custos relacionados a esse processo.

Agora, vamos supor que você, com seu novo programa de gestão de desempenho, consiga reduzir 30% do seu turnover. Nesse caso, você teria uma economia de:

30% x R$ 480.000 = R$ 144.000,00.

Esse já seria o primeiro retorno sobre o investimento em gestão de desempenho.

Engajamento

De acordo com pesquisas da Gallup, para cada R$10.000,00 de salários pagos, R$3.400,00 são relacionados a custos de desengajamento. Na mesma pesquisa, 98% dos colaboradores que não recebem feedback confirmaram que se sentem realmente desengajados. Dos que recebem feedback 43% são altamente engajados.

Como calcular o ganho de engajamento gerado pela gestão de desempenho?

Primeiro, você precisa da taxa de desengajamento atual. Existem diversas pesquisas disponíveis na Internet que permitem que você obtenha este número. Para nosso exemplo, vamos supor que temos 10% de desengajamento. Sendo assim, considerando o nosso exemplo temos:

Colaboradores desengajados = (300 colaboradores X 10% desengajamento) = 30

Custo anual médio = R$ 4.500,00 (salário líquido) x 12 x 30 = R$ 1.620.000,00

Considerando os dados da pesquisa da Gallup, em que o custo de um colaborador desengajado é de 34% do seu salário, ou seja 34% é “jogado fora”, temos:

Custo do desengajamento = R$ 1.620.000,00 x 34 % = R$ 550.800,00

Vamos supor agora que você consiga reduzir (de forma conservadora) o desengajamento em 30%. Teríamos então um retorno de:

ROI = 30% x R$ 550.800,00 = R$ 165.024,00

Produtividade

Pesquisas realizadas pela Western Michigan University chegaram à conclusão que feedback bem realizado, estruturado e frequente pode aumentar a performance dos colaboradores entre 5% a 20%. Também pesquisas da Gallup, apontam que times que recebem feedback desempenham 12,5% a mais do que times que não recebem.

Como calcular o ganho de produtividade gerado pela gestão de desempenho?

Vamos considerar que o faturamento do último ano da empresa foi de R$ 21 milhões.

Agora vamos subtrair o custo de salários da equipe, obtendo a nossa margem operacional:

21 Mi – (R$ 4.500,00 x 12 x 300) = R$ 4.800.000,00.

Vamos supor então que conseguimos melhorar a produtividade com o sistema de gestão de desempenho em 5%. Assim teríamos um retorno de:

ROI = 5% x R$ 4.800.000,00 = R$ 240.000,00

Esforço operacional

Processos de avaliação de desempenho realizados por planilhas ou com um sistema retrógrado demandam muito tempo e esforço dos gestores e colaboradores com ações repetitivas.

Se esse for o seu caso, talvez seja bom considerar o valor economizado ao adquirir um sistema mais fácil e rápido.

Vamos considerar no exemplo que o RH da nossa empresa hipotética realizava avaliação via planilhas Excel. Teríamos as seguintes atividades e esforços:

1. Criação e preparação das planilhas contendo competências

Como na nossa empresa temos vários cargos, 20 cargos, e cada cargo possui competências diferentes, teríamos 20 planilhas com competências distintas. Além disso, cada planilha deveria conter um identificador do colaborador avaliador juntamente com seus avaliados.

Podemos imaginar que a preparação dessas planilhas para envio a todos os colaboradores poderia, facilmente, consumir 5 dias de trabalho de um RH, ou seja, 40 horas.

Com um sistema automatizado, teríamos esse trabalho reduzido para cerca de 4 horas.

Ou seja, nosso ganho de esforço é de 36 horas.

2. Envio das planilhas para os colaboradores por e-mail

Para enviar estas planilhas para todos os 300 colaboradores, sendo que cargos diferentes possuem planilhas diferentes, imaginamos um esforço operacional de, pelo menos, 2 colaboradores do RH um dia inteiro. Assim, teríamos 16 horas.

Em um sistema ágil e fácil, isso seria um trabalho de 1 hora.

Nosso ganho aqui seria de 15 horas.

3. Tempo de resposta médio do colaborador pela planilha e envio para o RH

O tempo para cada avaliado responder sua planilha e enviar para o RH, considerando o download, abertura do Excel, salvamento e envio é cerca de 2 horas.

Com um software com usabilidade e experiência otimizada para resposta de avaliações, este tempo cairia facilmente para metade. Ou seja, 1 hora.

Nosso ganho, pensando para toda a empresa (300 colaboradores) seria, então, 300 horas.

4. Tabulação e devolutiva dos resultados pelo RH

Este é um grande esforço do RH operacional para, a partir do momento que tem todas as informações, conseguir tabular os dados para realizar análises e enviar também para cada colaborador o seu resultado de avaliação. Aqui conseguimos colocar uma média de demora de 3 semanas, sendo dois analistas trabalhando nesse processo. Ou seja, 240 horas de trabalho.

Com uma ferramenta, esse tempo cai drasticamente. Podemos considerar que o esforço de tabulação é 0, pois isso é automático. E a parte de envio, em softwares, é uma atividade de 2 horas, no máximo.

Ou seja, nosso caso é de 238 horas.

Qual o ROI de um software de gestão de desempenho em comparação com planilha?

O ganho então de produtividade seria de 36 + 15 + 300 + 238 = 589 horas. Considerando aqui, a média salarial dita anteriormente, teríamos R$16.565,00 de economia.

Muita coisa, não é?

Conclusão

Alguns desses cálculos não são tão fáceis de serem realizados. Mas, com certeza, se você tentar, mesmo que de forma aproximada, conseguirá demonstrar para toda a organização o ROI em tempo e energia em um processo de Gestão de Desempenho automatizado. Os benefícios são mensuráveis e impactantes no resultado da organização quando este processo é bem feito.

Existem outros inúmeros benefícios de se ter um sistema de gestão de desempenho, como alinhamento, melhoria da experiência do colaborador, aumento no número de referências internas para vagas abertas etc.

Nós da ImpulseUP podemos ajudá-lo a construir o ROI sobre a implantação de um sistema de gestão de desempenho. Temos um time de especialistas prontos para te ajudar nessa análise e demonstrar como aumentar o crescimento da sua empresa!

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