Como elaborar o formulário de Avaliação de Desempenho ideal para sua empresa?

Os benefícios da Gestão de Desempenho já são conhecidos por diversas empresas, mas muitas dúvidas ainda podem surgir na hora de elaborar um formulário de Avaliação de Desempenho.

A Avaliação de Desempenho é um excelente meio de prover um diagnóstico preciso e fidedigno à realidade da empresa no que diz respeito ao time. No entanto, é importante que ela seja estruturada com atenção para alcançar esse objetivo. 

Assim, um formulário adequado, com as questões alinhadas às necessidades, estratégias e, principalmente, à realidade da empresa, faz toda a diferença. Por isso, é importante evitar modelos de formulários já prontos, não adequados à organização. 

Vale ressaltar ainda que existem diferenças entre competências e habilidades, sendo importante que quem irá formular o questionário de avaliação tenha ciência disso. 

Para sanar as dúvidas, lançamos algumas dicas sobre a redação de competências e a escolha de itens para o formulário ideal para sua empresa.

1 – Fuja de modismos

Buscar modelos prontos e formatos que estão na moda pode não ser a melhor solução para sua empresa. Desse modo, cada organização tem sua própria estrutura, seus próprios valores e objetivos. Por isso, é fundamental prezar por um relatório de avaliação de desempenho que se adapte ao que você quer medir. 

Além disso, é fundamental falarmos que não existe receita pronta ou um único caminho de sucesso. Na verdade, você pode utilizar modelos como inspiração e em seguida aprimorá-los para a sua empresa. 

2 – Tenha um formulário de avaliação com competências observáveis

Para que um colaborador consiga avaliar seus gestores, pares e subordinados, é fundamental que o que esteja sendo avaliado seja plenamente observável e com escalas predefinidas. Afinal, não é possível avaliar aquilo que não se observa.

Por exemplo: não é possível observar se o gestor “Conhece o Planejamento Estratégico da Organização”. Mas é possível observar se ele “Transmite o Planejamento Estratégico da Organização durante as reuniões de equipe”. 

O ato de conhecer não envolve uma ação observável. Mas conhecer o planejamento estratégico desencadeia uma série de comportamentos que são observáveis, como, por exemplo, a sua transmissão aos subordinados.

Uma dica é se perguntar “como eu sei que essa pessoa faz isso?”. Quando você operacionaliza a competência se torna possível avaliar se determinada pessoa a tem ou não. 

Assim, a avaliação se torna menos subjetiva, reduz vieses e aumenta a percepção de justiça organizacional, visto que possui critérios claros.

Como escolher quais competências usar no formulário de avaliação de desempenho? 

Uma dica que pode direcionar a escolha das competências utilizadas é conhecer cada tipo de competência. Dessa forma, dividir as competências em competências comportamentais, competências técnicas e competências organizacionais irá te ajudar a direcionar o objetivo de cada uma delas. 

Com isso, os objetivos organizacionais são fundamentais para orientar a escolha das competências. Além disso, outra forma de encontrar as competências a serem utilizadas é questionar: 

“O que é fundamental para x cargo?”.

 Esse questionamento ajuda a direcionar competências técnicas e comportamentais presentes na rotina dos cargos. 

Outro ponto importante a ser questionado é o setor em que sua empresa está incluída. Desse modo, você pode identificar competências que irão contribuir para que sua empresa entregue um melhor resultado para os clientes e se destaque no mercado. 

3 – Tenha critérios de desempenho no seu formulário de avaliação

As competências devem delimitar qual é o desempenho esperado do colaborador. Ou seja, quais são os critérios mínimos de qualidade de determinada atividade. Sem a definição desses critérios, a competência se torna vazia e leva a vieses do observador.

Por exemplo: um gestor (liderança) precisa avaliar o seu subordinado na competência “Apresentar os trabalhos realizados”. E, na semana anterior, o subordinado em questão apresentou os trabalhos realizados.

Entretanto, ele não elaborou o relatório das atividades que deveria ter sido entregue no mesmo dia. Além disso, ele não conseguiu explicar para os demais membros da equipe o porquê da realização de cada uma das atividades, o que deveria ter sido feito.

Se o gestor for avaliar a competência “Apresentar os trabalhos realizados”, deverá dar uma avaliação positiva, já que o colaborador apresentou os trabalhos. Porém, na verdade, o resultado deveria ser negativo.

Sendo assim, a competência descrita não consegue captar o nível de qualidade do trabalho que precisa ser feito, gerando um viés na avaliação, reduzindo a precisão e credibilidade dos resultados. 

Uma dica é se perguntar: “O que eu observo para saber se esse trabalho foi bem feito?”. Quando você consegue identificar o que torna aquele trabalho um trabalho bem-feito, você consegue escrever uma competência com critério de qualidade.

Devo usar uma escala no meu formulário de avaliação de desempenho? 

A escala é uma forma tornar a observação das competências ainda mais quantitativa e objetiva. Dessa maneira, todos poderão responder a avaliação de desempenho conforme os mesmos critérios. 

Assim, para criar sua escala, você pode descrever as competências em comportamentos observáveis e basear sua escala nesses comportamentos. 

Veja o exemplo:

4 – Tenha um formulário simples

Quanto mais complexas as competências, mais difícil se torna a avaliação e menos precisos são os resultados. Isso impossibilita que a avaliação seja funcional.

Busque a simplicidade quando for pensar em itens de formulário: seu colaborador não vai querer gastar mais tempo tentando entender o que você quer saber do que realmente fazendo a avaliação. Ou seja, a complexidade torna o trabalho contraprodutivo. 

Por exemplo: o gestor vai avaliar seu subordinado na competência “Profissional tem a obsessão em criatividade, resultados e que podemos materializar as nossas ideias. Traz soluções criativas que ajudam a mudar o negócio dos clientes. Tem a percepção de que a ideia que nasce perfeita nasce tarde.” e acaba ficando confuso com o que ele deve realmente avaliar.

O gestor então escolhe a informação que mais lhe chama a atenção e responde com base nela, no entanto, um outro gestor que vai avaliar a mesma competência pode estar avaliando uma outra informação. Dessa forma, não há como reproduzir os resultados, pois eles não são confiáveis e precisos.

Por isso, seja objetivo! Uma dica é se perguntar “o quão difícil é para o meu profissional identificar o que eu quero saber com este item?”. Mapeie se a sua competência possui muitas vírgulas, pontos finais, conjunções e linhas, esses são sinais de que a sua competência pode estar mais complexa do que deveria.

Assim, você pode ir direto ao ponto sem faltar clareza. Por exemplo: “O profissional apresenta soluções criativas e originais, implementando novas ideias.”

5 – Preze pelo tempo do seu colaborador

A definição do tamanho do formulário de Avaliação de Desempenho é fundamental para garantir o seu sucesso. Inclusive, formulários longos tornam os dados imprecisos e aumentam a resistência dos colaboradores à avaliação.

Por exemplo: um dos gestores possui seis subordinados e precisa responder ao ciclo de Avaliação de Desempenho atual. Entretanto, quando ele abre a avaliação, percebe que o formulário possui 20 (vinte) competências e que ele terá que avaliar todas elas para todos os seus subordinados, totalizando 120 avaliações. Imediatamente, ele fecha a avaliação e decide responder depois, porque, de fato, é desestimulante. 

Quando o prazo está perto do fim, ele volta para preencher os campos em um intervalo entre uma demanda e outra, e responde à avaliação quase que aleatoriamente, dando nota máxima a quase todo mundo e avaliando medianamente somente quando um colaborador se destaca muito negativamente.

Assim, o Time de Recursos Humanos acaba recebendo dados que não correspondem à realidade e não consegue desenvolver ações de capacitação por meio dos resultados da Avaliação de Desempenho. 

Ou seja, esse formulário de avaliação de desempenho, na verdade, se mostra prejudicial à gestão de desempenho da sua empresa. 

Como deixar seu relatório de avaliação de desempenho mais curto?

Uma dica é se perguntar “quanto tempo o colaborador que terá que avaliar o maior número de pessoas na minha organização terá que investir na avaliação com esse formulário que quero usar?”. A partir disso, repense o seu formulário de avaliação. Afinal, o objetivo é obter dados para a tomada de decisões e não desgastar o avaliador.

Outra sugestão é dividir sua avaliação de desempenho. Assim, você pode aplicar um ciclo de desempenho focado em competências técnicas, mensurando e desenvolvendo elas. Posteriormente, o ciclo seguinte terá o objetivo de avaliar e desenvolver competências comportamentais, por exemplo. 

No entanto, será necessário um menor intervalo entre os ciclos. Ou seja, se sua avaliação de desempenho era aplicada uma vez por ano, agora, o ideal é que seja a cada 6 meses. 

6 – Faça revisões e mudanças

Revisar é um ponto fundamental para a melhoria dos resultados. Por isso, é importante lembrar que, mesmo quando seus colaboradores finalizam a avaliação de desempenho, o processo ainda não está concluído.

É essencial verificar se alguma pergunta, competência ou critério causou dúvidas. Isso te permite questionar como aprimorá-los. Assim, você pode tanto adicionar quanto retirar competências para o próximo ciclo, além de reescrever critérios e testar novas escalas.

Essas mudanças são vitais para ajudar a sua organização a desenvolver um formulário de avaliação de desempenho cada vez mais eficaz. Com isso em mente, estimule a cultura de feedbacks! 

Lembre-se de que os seus colaboradores são uma peça chave na gestão de desempenho. Portanto, escute-os atentamente. Os feedbacks e as dúvidas levantadas durante o ciclo de avaliação de desempenho são recursos preciosos. Eles contribuirão significativamente para que sua empresa alcance melhores resultados.

Agora é aplicar na prática o que aprendeu! 

Agora, você pode dar adeus aos modelos prontos de formulário de avaliação de desempenho. Invista em um formulário que se adeque a sua realidade. 

Seguindo essas dicas, você terá um Formulário de Avaliação de Desempenho que te fornecerá dados mais condizentes com a realidade da organização e também fornecerá colaboradores mais satisfeitos com o processo.

Uma Avaliação de Desempenho por Competências pode ser desafiadora, mas, sem dúvidas, promove ações de desenvolvimento muito mais acertadas.

Invista o seu tempo no planejamento estratégico e no formulário de Avaliação de Desempenho, ao invés de desperdiçá-lo em processos operacionais de compilação e análise de dados em Excel.

Você pode, inclusive, utilizar uma plataforma para realizar a Avaliação de Desempenho online. Assim, você será capaz de, verdadeiramente, melhorar o desempenho e performance do seu time.

Lembre-se de que o resultado da avaliação será a base para tomadas de decisão (promoções, movimentações e desligamentos, por exemplo) e a implementação de ações de desenvolvimento, como Planos de Desenvolvimento Individuais (PDIs). 

Ciclos constantes ainda permitem verificar a progressão de cada um dos avaliados, ou seja, é um importante mecanismo de acompanhamento histórico. 

Ok, agora que você já sabe como montar um formulário de Avaliação de Desempenho ideal e eficaz, que tal conhecer 6 (seis) diferentes tipos de avaliação (360º, 180º, 90º, autoavaliação, etc.) para que você possa se decidir por um e montar o questionário adequado?

Confira aqui! 

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Tenha toda a flexibilidade para realizar a avaliação da forma como preferir. Livre-se de planilhas, torne o seu RH mais estratégico e ágil. Traga resultados para a sua empresa e tenha tempo para o mais importante: cuidar dos colaboradores.