Quem fica responsável por conduzir um projeto de Avaliações de Desempenho, cedo ou tarde, se depara com algumas dificuldades antes mesmo de implementar a avaliação em si. Uma parte delas pode ser cessada no processo conhecido como sensibilização.
Essa parte precede o preenchimento das avaliações e é essencial para que as equipes dentro da empresa se engajem mais, compreendendo a importância e o valor do processo. Para entender como esse método é eficaz e sana possíveis gaps, continue neste artigo.
Uma breve introdução
Conforme dito no tópico anterior, neste artigo será esclarecido sobre a importância da fase de sensibilização nas empresas que deve ocorrer antes das Avaliações de Desempenho.
Mas se você ainda tem dúvidas sobre o que é a Avaliação Desempenho, saiba que ela é uma importante ferramenta utilizada pelo RH com o objetivo de verificar a performance de um colaborador individualmente ou de toda uma equipe.
Utilizando a avaliação, é possível obter uma espécie de diagnóstico das competências comportamentais e técnicas dos colaboradores, fazendo ainda uma relação com a cultura da organização.
As Avaliações de Desempenho ainda ajudam a fazer uma análise se os processos seletivos e realocações internas estão sendo realizados de forma correta e eficiente, o que permite que seja feita uma correção quando são encontradas falhas. Isso evita contratações equivocadas ou desnecessárias, com consequente redução do turnover.
Vale mencionar que a sensibilização é somente uma das fases do ciclo de Avaliação de Desempenho em uma empresa. Existem ações que devem ser conduzidas pelo RH, inclusive entre os ciclos.
Dito isso, vamos à fase de sensibilização.
O que inclui a sensibilização?
A sensibilização é uma etapa posterior à decisão de fazer uma Avaliação de Desempenho. Depois que a gerência já está a par do projeto e a ferramenta foi escolhida, é hora de trabalhar na conscientização da equipe.
É indispensável que todos entendam a importância da Avaliação de Desempenho e por quais razões ela será realizada. Para isso, pode ser interessante montar uma apresentação que reúna benefícios e mostre como o trabalho vai ser impactado com o processo.
O RH também pode fazer uso de técnicas e ferramentas de endomarketing para realizar essa comunicação. A criatividade não possui limites! O importante é que todo o processo seja sempre claro e transparente, com a transmissão adequada da mensagem.
Os primeiros a serem capacitados e sensibilizados são os líderes. Eles precisam entender bem todo o processo e os objetivos do projeto. Além de reservar uma reunião para esse processo, é importante também enviar material útil para que eles entendam melhor.
Veja alguns artigos que podem ser úteis:
- O que é Avaliação de Desempenho e quais seus objetivos?
- Como fazer mapeamento de competências
- Gestão por competência: o que é e quais os objetivos
- Como funciona um sistema de avaliação de desempenho
A fase de sensibilização é a que os avaliadores têm um contato mais aprofundado com a plataforma e o processo. É aqui que eles devem ser ensinados a avaliar (o que deve ser levado em conta, o que evitar).
Como fazer uma boa reunião de sensibilização
O processo de sensibilização varia de acordo com a empresa, a disponibilidade dos envolvidos e o nível de maturidade da instituição com o processo. Pode envolver mais de uma reunião, treinamentos, dinâmicas de grupos e outras formas de conscientização.
O mais usual é marcar uma reunião. Para que ela seja produtiva, o encarregado de conduzir o projeto de Avaliação de Desempenho pode preparar uma apresentação para a equipe. É bom que ela contenha:
- O cronograma da avaliação;
- Os objetivos;
- Os motivos pelos quais a empresa decidiu adotar esse método, qual é o cenário atual da instituição;
- Como os relatórios de resultado da avaliação serão usados posteriormente. Aqui, é bom ressaltar aspectos positivos como PDIs, treinamentos, planejamento de promoção e outras alternativas;
- Passo a passo explicativo que ensine como o processo deve ser feito.
Um cliente impulseup optou por utilizar um vídeo para essa etapa. Ele foi enviado para os colaboradores e explicava, com detalhes, como eles deveriam usar a plataforma de avaliação de desempenho para passar feedbacks. Como dito anteriormente, essa é uma decisão de cada empresa.
O gerente de RH explicou os benefícios de passar feedbacks, como passá-los da melhor forma e como o espaço reservado para isso na ferramenta poderia ser usado. Dessa forma, os colaboradores se engajaram mais nessa fase do projeto.
No caso acima, o encarregado garantiu que, depois da avaliação, os funcionários continuassem engajados com o processo que também envolve feedbacks e criação de Planos de Desenvolvimento Individuais, os chamados PDIs.
Benefícios da sensibilização
Trabalhar a importância e os resultados do projeto com certeza fará com que ele seja realizado da melhor forma possível. Dentre os benefícios que se pode colher dessa dedicação, está:
- Melhores respostas nas avaliações: uma vez que os avaliadores estão cientes e bem inteirados do processo, podem responder melhor e de forma mais consciente;
- Colaboradores mais engajados: O processo de sensibilização garante que os funcionários respondam melhor a avaliação e participem mais;
- Esclarecimento de dúvidas;
- Conhecimento total da plataforma;
- Processo menos demorado considerando o entendimento adequado do processo.
Principais erros que são evitados com a sensibilização
Durante o esclarecimento sobre o processo que é feito na etapa de sensibilização, vale a pena instruir os líderes e/ou avaliadores quanto aos principais erros cometidos na hora de responder uma Avaliação de Desempenho. Dessa forma, os resultados serão mais representativos da realidade.
Alguns erros são mais recorrentes. Conheça os principais para contorná-los:
- Halo ou horn: os dois termos são comumente associados às Avaliações de Desempenho uma vez que são os erros mais frequentes. O halo pode ser caracterizado por uma tendência a avaliar o colaborador positivamente, por gostar dele ou ter pontos em comum. O horn é o oposto, quando há tendência de ressaltar os pontos negativos do avaliado por algum desentendimento passado ou divergência;
- Semelhança: é quando o avaliador se identifica com quem está avaliando (pode ser por características pessoais de personalidade, trajetória, origem). Ele tende a avaliá-lo de forma mais branda por este motivo;
- Primeira impressão: é quando o avaliador lembra de um acontecimento passado, talvez de uma Avaliação de Desempenho anterior, e guia a nova avaliação por isso. Pode causar impressões não reais do desempenho do avaliado no período da avaliação;
- Acontecimentos mais recentes: de fato, é mais fácil se lembrar das coisas que aconteceram há menos tempo. Mas isso pode atrapalhar a avaliação se quem avaliar se reter apenas a situações mais recentes. Elas não refletem, de fato, como o avaliado agiu durante o período inteiro.
Com esse material, os membros da sua empresa estarão mais preparados para responder a avaliação de desempenho da melhor maneira.
Para sanar qualquer outra dúvida sobre o preenchimento dos formulários de avaliação, confira nosso Guia do Avaliador:
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