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5 Passos para Automatizar sua Avaliação de Desempenho

Pensando na facilidade de realizar uma avaliação de desempenho em sua empresa, a execução manual , física ou por meio de planilhas pode não ser a melhor opção se você pensa em realizá-la de forma rápida e objetiva.

Nesse artigo, destacaremos em que casos é importante procurar uma solução que automatize o processo e quais são os passos para criar um ciclo de avaliação de desempenho de sucesso por meio de um sistema.

Por que automatizar sua avaliação de desempenho?

Em empresas de todos os portes, executar avaliações de desempenho de forma contínua e manual pode ser um grande problema. Isso se deve ao tempo de execução dos processos e onde esses dados são armazenados.

Além disso, dado o número de colaboradores, seria um grande desafio juntar todas as informações e gerar conhecimentos úteis, sem algum mecanismo que auxilie nesse processo.

Realizar uma avaliação de desempenho manual pode tomar muito tempo. Os processos que devem ser feitos são muitas vezes morosos.

Um exemplo é a gestão da comunicação com cada par da avaliação, a coleta individual dos resultados e o processo de transformação dos dados. Quanto mais colaboradores se tem, mais complexo fica!

Com um sistema automatizado, muito desse trabalho não precisa ser realizado de forma manual. O uso de uma plataforma pode economizar esforço e tempo da equipe de RH.

Quando se usa planilhas para executar o ciclo, os dados são preenchidos por cada colaborador em arquivos separados. Juntar todos esses dados pode ser um grande desafio para as equipes.

Isso pode se agravar caso esse procedimento for feito de forma contínua, pois as planilhas podem ficar pesadas demais para sua manipulação com eficiência ao decorrer do tempo.

Além dessas questões, uma situação chama a atenção: a segurança das informações

Realizando testes de papel ou através de uma planilha, há um alto risco de vazamento dessas informações para pessoas não autorizadas. As informações da avaliação de desempenho são sensíveis e devem ser acessadas apenas por colaboradores específicos, pois muito do seu sucesso deve-se ao anonimato de quem a avalia.

Um sistema capaz de controlar o acesso às avaliações pode ser uma ótima ferramenta para garantir o envio das avaliações de desempenho somente para quem tem permissão e fazer toda a auditoria dos dados.

Com isso, seria possível garantir os princípios da segurança da informação em seu ciclo de avaliação de desempenho: a integridade, disponibilidade e confidencialidade.

Além desse benefício, os sistemas provêm algo essencial: o backup. O risco de perda é muito alto, quando é realizado o trabalho manual ou por meio de planilhas. O backup provê maior consistência e disponibilidade dos dados posteriormente.

Um sistema auxilia muito na extração e na transformação do que foi coletado para um formato mais adequado para a análise de dados. Fazê-lo por meio de formulários físicos e de planilhas pode demorar muito. Com a automatização, isso se torna muito mais simples.

Dessa forma, o esforço se volta para a análise das informações em si e não para seu processo de coleta e transformação.

5 Passos para automatizar sua avaliação de desempenho

1 – Estabelecer objetivos para a avaliação dentro da empresa

É sempre bom estabelecer os objetivos da avaliação de desempenho e para quem ela está sendo encaminhada. Isso é essencial para que o esforço da criação de uma avaliação de desempenho não seja em vão.

Nesse primeiro momento, é ideal refletir sobre a cultura da empresa e o que se quer alcançar com o processo. Além de verificar qual é a condição atual das equipes, qual abordagem adotar e a quais pessoas ele se destina.

Uma outra questão que deve ser analisada é como a avaliação de desempenho pode auxiliar o colaborador no seu desenvolvimento. Esses questionamentos serão usados na hora de criar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) de cada um.

Essa parte é essencial para dar significado e engajamento à avaliação. O processo não pode acabar nele em si. Deve haver um mecanismo para que seus resultados sejam usados de forma efetiva para atacar os desafios que o colaborador deve ultrapassar para se desenvolver.

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2 – Fazer o planejamento do processo do ciclo

Essa parte é muito importante e está relacionada ao tipo de avaliação de desempenho que se quer implementar e como será o processo. De acordo com a cultura da empresa e a forma do negócio, a equipe de RH deve se organizar para verificar a periodicidade e em quais vias ela se destina.

O ideal, para muitos teóricos, é que a avaliação de desempenho seja realizada de forma contínua e mensalmente. Assim, se alcança uma melhor análise da evolução da empresa como um todo.

Dessa forma, é nessa etapa que se cria o percurso dessa avaliação, ou seja, quais pessoas a ela se destina e como será esse fluxo.

No caso, pode-se determinar, por exemplo, que a avaliação só será feita pelo gestor, ou pelo gestor e o próprio colaborador, e, até mesmo, por estes e outros colaboradores da equipe e clientes. Isso vai depender muito da disponibilidade e da cultura da organização.

avaliação 360 graus, que inclui o colaborador, seu gestor e colegas, é muito efetiva. Ela provê uma análise sistêmica que propicia uma identificação objetiva e clara das competências e é feita por quem está diariamente trabalhando com quem vê a produção e os resultados daquele colaborador.

3 – Mapear os comportamentos e competências de cada função

Uma tarefa fundamental, nessa criação, é o mapeamento dos comportamentos e competências que são inerentes a cada função. Esse trabalho não é apenas executado pelo RH, mas pode envolver alguns gestores e colaboradores das equipes daquela função também. Só quem trabalha na área diariamente saberá com profundidade quais são os comportamentos que o profissional deve ter para estar apto a função.

Entretanto, alguns dos comportamentos avaliados são compartilhados por toda a empresa. Estes deverão ser vistos de acordo com a cultura do lugar.

4 – Processo de análise e criação de estratégias para o PDI

O objetivo desse passo é saber como se pode coletar esses dados no final e agrupá-los em gráficos e tabelas que sejam úteis para se dar informações efetivas nesse processo.

Muitas plataformas oferecem a retirada de formulários sob demanda com gráficos que atendam a análise no final. Muitos desses pontos podem ter a participação de gestores e supervisores do departamento da função.

Uma avaliação nunca deve acabar nela mesma. Dessa forma, deve-se pensar em um plano específico e alinhado a cada empregado. Pode-se pensar que as competências estão vinculadas a conhecimentos que o colaborador deve ter.

Caso ele não atinja o exigido, pode-se indicar treinamentos e atividades para que ele evolua nessa competência. Ao longo do tempo, deve ser feita uma comparação com as avaliações de desempenho posteriores para acompanhar o progresso do empregado.

Isso é interessante para verificar o impacto do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) na evolução da performance do colaborador.

5 – Treinamento para os colaboradores

Depois de vistas as etapas acima, é fundamental explicar para os colaboradores a necessidade de se realizar uma avaliação de desempenho e como ela vai impactar o seu desenvolvimento.

Todo esse processo deve estar muito claro, tanto para gestores, quanto para colaboradores, para que a adesão à avaliação seja significativa e alcance os objetivos do primeiro passo.

Nesse ponto, o RH pode criar reuniões com as equipes, criar e-mails e vídeos explicativos e deixar disponível um canal para tirar dúvidas e dar sugestões de abordagem para gestores e colaboradores.

Uma excelente ação é criar uma demonstração da avaliação de desempenho para que os funcionários fiquem cientes do processo e saibam como agir na hora do preenchimento.

Sistema de avaliação de desempenho

O ImpulseUP é uma plataforma de gestão de desempenho capaz de executar avaliações de desempenho e que contém ferramentas de competências do colaborador. Ela também realiza a atribuição de feedbacks para um melhor desenvolvimentos dos colaboradores.

Ele é um sistema online fácil, rápido e com um ótimo custo benefício. Seus módulos oferecem relatórios completos de todo o processo e ajuda as empresas a melhorar o desempenho dos colaboradores, além de aumentar o engajamento.

No caso de avaliação de desempenho, ele é capaz de executar o mapeamento das competências e comportamentos, a execução de formulários de avaliação e a gestão do preenchimento de cada par do processo.

Com isso, você pode aliar a avaliação com a elaboração de um PDI criado pelo gestor. O RH fica ciente de todo o processo e pode estimular os gestores a executar os planos de carreira e as metas de cada colaborador.

Pronto para começar sua avaliação de desempenho? Para saber mais como automatização esse processo com o ImpulseUP, é só nos contatar!

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