No cotidiano corporativo, frequentemente nos deparamos com desafios que parecem insuperáveis, consumindo horas preciosas das equipes na busca por soluções. Mas, e se pudéssemos simplificar essa complexidade com apenas cinco perguntas essenciais? É exatamente isso que a metodologia dos 5 Porquês oferece: uma abordagem prática e direta para desmembrar problemas complexos até suas causas fundamentais, tornando mais claro o caminho para soluções efetivas.
Dessa forma, nesse artigo vamos apresentar essa metodologia que promete simplificar problemas complexos e facilitar as soluções. Dessa forma, vamos também apresentar como você pode utilizar essa metodologia a favor da sua empresa.
Desenvolvida por Sakichi Toyoda, fundador da Toyota, a metodologia dos 5 Porquês é uma ferramenta essencial do sistema de produção da Toyota. Assim, ela foi projetada para explorar a causa raiz de um problema por meio de uma série de questionamentos.
Embora o nome sugira a utilização de cinco perguntas, este número é flexível. De acordo com Toyoda, frequentemente cinco questões são suficientes para chegar ao cerne da questão. Contudo, a metodologia é adaptável, permitindo que se faça mais ou menos perguntas conforme necessário para alcançar uma compreensão profunda do problema.
Ao aplicar esta técnica, questionando repetidamente o motivo de um problema, você consegue determinar o que foi a causa inicial e assim atuar diretamente sobre a fonte. Isso capacita as organizações a implementar soluções diretas e eficazes, minimizando retrabalhos e promovendo resoluções mais simples e eficientes. Essa abordagem não só poupa recursos, mas também aprimora processos continuamente, garantindo melhorias sustentáveis e a longo prazo.
A aplicação da metodologia dos 5 porquês é simples, mas para não existirem erros, vamos apresentar as etapas necessárias para que ela alcance o sucesso. Veja!
O início da aplicação da metodologia dos 5 Porquês consiste em identificar claramente o problema que se pretende resolver. Isso pode ser alcançado por diversas abordagens: analisando indicadores de desempenho de RH, considerando os feedbacks dos colaboradores, ou examinando dados que evidenciem questões de baixo desempenho, entre outros métodos. Essa etapa inicial é crucial, pois define o foco para a investigação subsequente das causas subjacentes.
Com o problema já identificado, é hora de convocar sua equipe para uma sessão de brainstorming focada em descobrir os porquês. Inicie questionando-os sobre a possível origem do problema: “Por que isso está acontecendo?”.
Registre todas as respostas relevantes em um quadro branco, facilitando a visualização e o raciocínio coletivo. A partir daí, prossiga com a formulação dos próximos porquês, cada um conectado à resposta anterior, formando uma cadeia lógica de questionamentos. Este método ajudará a equipe a traçar um caminho claro até a causa raiz do problema, promovendo uma análise profunda e eficaz.
É fundamental garantir que a lógica entre as causas prováveis esteja correta. Por isso, é importante conduzir um debate criterioso com a equipe para verificar se ocorreram erros durante o processo e assegurar que a solução para a causa identificada seja efetiva para reduzir ou para eliminar o problema inicial.
Tendo conhecimento da causa fundamental do problema analisado, você pode atuar diretamente nessa causa, evitando a continuidade dos desafios que surgiam como consequência. Assim, todos os passos anteriores têm o objetivo de facilitar a intervenção e identificar soluções simples e eficientes.
Existem alguns fatores que podem complicar a eficácia da metodologia dos 5 porquês em resolver problemas dentro de uma empresa. Abaixo, exploramos alguns desses desafios para que você esteja melhor preparado para superá-los.
Os efeitos de um problema frequentemente ofuscam suas verdadeiras origens. Comumente, os investigadores podem confundir sintomas com causas raízes, priorizando o que é mais óbvio em detrimento do fundamental. É crucial estabelecer uma distinção clara entre causas e sintomas para resolver efetivamente o problema.
A análise superficial de dados disponíveis pode ser uma barreira significativa. Para um diagnóstico preciso, é necessário não apenas revisar as informações existentes, mas também aprofundar-se nelas por meio de uma investigação meticulosa, fazendo as perguntas corretas para alcançar a causa fundamental.
Se os problemas persistem mesmo após intervenções, isso pode indicar uma falha na identificação da causa raiz. É essencial reavaliar a lógica e os métodos usados na investigação inicial, bem como a eficácia da solução implementada, para garantir que o verdadeiro problema seja abordado.
Imagine uma empresa onde a equipe de RH enfrenta um problema de erros frequentes. Para abordar essa questão, a gestora de RH reuniu sua equipe e propôs a utilização da metodologia dos 5 Porquês para investigar as causas raízes da alta incidência de erros nos processos. Durante a reunião, o problema foi claramente apresentado: um número elevado de erros nos processos de RH.
A primeira pergunta formulada foi: ‘Por que estamos enfrentando um alto índice de erros?’ Uma das respostas iniciais sugeriu que o problema era devido a um baixo retorno sobre o investimento, mas a gestora prontamente esclareceu que isso era um efeito, não uma causa. A investigação prosseguiu:
1º Porquê: ‘Por que temos um elevado número de erros?’
Resposta: A equipe está desatenta.
2º Porquê: ‘Por que a equipe está desatenta?’
Resposta: Eles estão cansados.
3º Porquê: ‘Por que estão cansados?’
Resposta: Há uma sobrecarga de trabalho.
4º Porquê: ‘Por que há uma sobrecarga de trabalho?’
Resposta: Muito tempo é gasto em atividades operacionais.
5º Porquê: ‘Por que gastamos tanto tempo em atividades operacionais?’
Resposta: As planilhas de Excel usadas são pouco intuitivas e exigem muito trabalho manual.
Após identificar que o uso ineficiente de planilhas de Excel contribuía significativamente para o problema, a equipe de RH avaliou a conexão desta causa com a redução do retorno sobre o investimento (ROI) e a desmotivação da equipe. Como solução, decidiram pela adoção de uma plataforma de gestão de desempenho analítica e intuitiva para automatizar os processos operacionais do RH, elevando potencialmente a eficiência e reduzindo erros.
A metodologia dos 5 Porquês também é uma ferramenta valiosa na gestão de metas, identificando as razões pelas quais os resultados esperados não foram alcançados. Assim, ao aplicar esta metodologia ao estabelecimento de metas, ela orienta uma análise detalhada dos desvios, identifica as causas fundamentais e direciona ações corretivas para assegurar o alcance dos objetivos no próximo ciclo.
Com essa finalidade, a impulseup desenvolveu um segmento especializado para essa análise de desvios dentro do nosso módulo de Metas e OKRs. Esta funcionalidade permite que a investigação da causa raiz e as intervenções necessárias sejam gerenciadas diretamente na plataforma, mantendo-se acessíveis aos administradores e facilitando a gestão do conhecimento.
Dessa forma, a Impulseup oferece o suporte necessário para que sua empresa possa compreender e potencializar os resultados de seus colaboradores.
Portanto, ao implementar essa metodologia, você ganhará insights profundos sobre as causas dos desempenhos dos colaboradores, fomentando uma reflexão crítica sobre as metas e implementando intervenções estratégicas para melhorar o desempenho geral.
Por fim, conheça mais sobre metas lendo nosso artigo: “Controle de metas: qual o momento certo para criar, atualizar e revisar?”
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