A matriz nine box é uma ferramenta utilizada por gestores de RH e lideranças para analisar o desempenho e potencial dos colaboradores. Com ela, é possível classificar os funcionários em nove quadrantes diferentes construídos por um eixo horizontal e um vertical, tendo uma visão ampla e integral da organização. Neste artigo, vamos dar dicas de como fazer uma matriz nine box em Excel.
A nine box fornece uma boa base para recompensas, como um sistema de meritocracia ou bonificações. Também serve como um grande auxílio para construir planos de carreira, planos de sucessão e taxas de aumentos salariais.
Ela pode ser utilizada em vários modelos, sendo um deles, em planilhas de Excel. Se você não conhece essa ferramenta de avaliação de desempenho, leia nosso artigo com tudo o que você precisa saber antes de continuar este texto.
Construindo uma Matriz Nine box
Você já sabe como funciona uma nine box! Trata-se de uma matriz com 9 quadrantes feita a partir de um eixo x ou horizontal, responsável pela análise comportamental ou de potencial do colaborador, e de um eixo y ou vertical. Este é responsável por analisar o desempenho do colaborador, ou seja, as entregas do funcionário. Veja o exemplo abaixo.
Com isso, cada quadrante agrupa os colaboradores conforme suas demandas de desenvolvimento, podendo ser voltadas ao potencial ou ao desempenho.
Um software ou plataforma de Gestão de Pessoas ajuda a otimizar o tempo da equipe de RH, porém, se o orçamento estiver mais apertado, construir uma nine box em Excel não tem muito segredo. Você precisa apenas de três linhas, três colunas e uma base de dados sobre os colaboradores que separe as informações em eixo x e eixo y.
Aqui na Impulseup, nós buscamos otimizar os processos e ajudar o seu RH a ser mais estratégico. Por isso, nós criamos um Template de Matriz Nine Box no Excel.
A matriz
Eixo X ou horizontal
O eixo horizontal, sinalizado abaixo do gráfico, analisa o desempenho dos funcionários de acordo com as demandas já entregues. Ou seja, quanto mais distante do ponto zero (cruzamento dos dois eixos) está o colaborador, melhor o desempenho dele. Assim, o desempenho é mensurado da esquerda para direita: abaixo do esperado, esperado e acima do esperado, respectivamente.
Eixo Y ou vertical
O eixo vertical, que se apresenta à esquerda do gráfico, é responsável por mensurar o potencial de desenvolvimento de um colaborador. Assim, fatores como interesses, inteligência emocional e trabalho sob pressão podem ser levados em consideração a depender das prioridades da empresa.
Avaliar o potencial pode ser uma tarefa desafiadora e subjetiva, por isso, em geral, é utilizado o modelo de competências. Assim, são avaliadas competências técnicas (hard skills) e comportamentais (soft skills) para ter mais clareza de quanto o colaborador pode progredir na empresa.
Assim, formam-se os nove quadrantes, que dão nome à matriz nine box. Eles revelam o desempenho e potencial de cada colaborador. Quanto mais acima e mais à direita, melhor. Assim, a parte inferior à esquerda indica baixo desempenho e baixo potencial.
É claro que isso não se trata de uma definição fixa do colaborador, mas sim um recorte de como ele está no ciclo atual em comparação aos outros membros da organização. Desse modo, um colaborador de baixo potencial e baixo desempenho pode se tornar um colaborador de destaque e vice-versa.
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Cruzando os dados
Com os quadrantes desenhados, cada um deve ser preenchido com os nomes dos funcionários. Colaboradores A3, por exemplo, provavelmente terão mais chances de crescimento e de reconhecimento dentro da empresa, bem como são os principais indicados para planos de sucessão.
Em contraposição, um funcionário B1, é necessário ter maior atenção ao treinamento e desenvolvimento desse colaborador. Isso pode ser feito por meio do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), em que o gestor passa atividades que irão ajudar a melhorar o desempenho e aprimorar as competências necessárias.
Assim, ao relacionar os quadrantes, obtém-se os nove resultados esperados. É possível classificar cada quadrante de acordo com o exemplo a seguir.
Esse é apenas um exemplo, você pode nomear os quadrantes com a cara da sua empresa.
Com a matriz pronta, basta identificar o perfil dos profissionais e planejar o desenvolvimento de cada um na instituição. Logo, essa ferramenta pode ser de grande auxílio para a elaboração de um plano de Treinamento e desenvolvimento (T&D).
Como classificar os colaboradores no Nine Box?
É muito importante que essa dúvida seja esclarecida antes de começar a desenvolver uma matriz nine box. O gestor de RH não deve classificar os funcionários com base em opinião, é necessário fundamentar todo o processo em dados.
A coleta dos dados
Uma boa forma de coletar as informações necessárias para essa análise ( a mais utilizada também) é realizar uma avaliação de desempenho dos colaboradores. Ela fornece argumentos baseados em fatos e em dados, assim, proporciona resultados mais precisos.
Distribuindo os colaboradores
Agora que você já tem as informações necessárias sobre seus colaboradores, você deve passá-los para o quadrante adequado. Cada colaborador é alocado em um quadrante específico com base em suas notas da avaliação de desempenho realizada.
Estabelecendo valores
Para saber quais colaboradores serão direcionados a cada quadrante, é fundamental estabelecer parâmetros. O ideal é que a maior parte dos funcionários ocupem os quadrantes centrais da Nine Box.
Assim, uma forma de distribuição adequada é por meio da média da organização. Sendo assim, basta calcular a média dos membros da empresa para potencial e para desempenho e estabelecer esses valores como o intervalo do quadrante central (potencial médio e desempenho esperado). Em seguida, você pode estabelecer os valores dos demais quadrantes com base nesse.
A Calibragem
A calibragem é o momento de adequar o resultado da avaliação de desempenho à realidade. Assim, é importante montar um comitê de calibragem, com pessoas capazes de avaliar de forma imparcial os resultados apresentados na nine box. Essa é uma forma de garantir a justiça e a eficácia do processo, bem como reduzir a influência de vieses.
Na calibragem, o comitê pode buscar outras informações para darem suporte à tomada de decisão. Com isso, podem ser utilizados indicadores de performance para ajudar a mensurar o desempenho dos funcionários.
Após decidir quais colaboradores serão realocados, você pode mudá-los de quadrante manualmente para posições adequadas à realidade.
Benefícios de montar seu nine box
Agora que você já tem a representação gráfica da distribuição dos membros da sua empresa conforme o desempenho e o potencial de cada um deles, você pode usufruir dos benefícios dela.
Desenvolvimento
A matriz nine box te ajuda a visualizar quais colaboradores devem se desenvolver mais. Dessa forma, ela serve como uma alerta para o RH de possíveis negligências no desenvolvimento dos membros da empresa ou da necessidade de pensar em novas formas de desenvolver os colaboradores.
Plano de carreiras
A estagnação na carreira de um funcionário pode ser um fator que causa a queda da motivação. Assim, a nine box aponta os colaboradores de destaque que devem ser promovidos.
Ajuste de salários
Nem sempre é possível promover os colaboradores que se destacam, mas ainda assim é necessário cautela para não gerar colaboradores desmotivados. Assim, o nine box permite uma melhor visualização desses colaboradores com alto potencial e desempenho, facilitando bonificações financeiras.
No entanto, se não for possível, você pode realizar ações de valorização e reconhecimento para que o colaborador não se sinta negligenciado.
Plano de sucessão
O nine box também te ajuda a ter sempre em vista os candidatos prováveis para a sucessão de cargos de liderança. Assim, caso um colaborador que ocupa um cargo estratégico de liderança saia da empresa, você não irá se preocupar, pois poderá se preparar para isso com antecedência.
Experimente plataformas
Existem softwares e soluções que integram essas ferramentas e as informações geradas! Isso otimiza tempo da equipe de Recursos Humanos, facilita todo o processo e ainda elimina erros na avaliação.
Imagine não ter o trabalho de montar a planilha e passar os dados dos colaboradores para ela. Não ter que colocar um colaborador de cada vez em seu quadrante. Imagine ter tudo isso de forma automática sem correr o risco de perder essas informações. É isso que o software certo fará por você!
Usar uma plataforma de gestão de desempenho possibilita integrar todas as informações de diferentes ciclos, além de unir processos como avaliação de desempenho, feedbacks, PDIs, metas 1:1 e muito mais. Assim, você pode contar com dados mais completos e de forma mais simples.
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