Mapeamento de competências: como fazer?

Fazer um mapeamento de competências não é uma tarefa fácil. Isso porque a atividade exige do Profissional de Recursos Humanos (RH) uma leitura dos processos de negócio da empresa e das atividades de cada cargo, área e nível dos colaboradores. E, ainda, relacionar esses pontos com a estratégia geral da organização.

No entanto, é justamente esse o grande benefício do Mapeamento de Competências: trazer as competências estratégicas do negócio para o desenvolvimento profissional dos colaboradores.

Dessa forma, com colaboradores alinhados com o objetivo da empresa, as chances de melhorar a produtividade aumentam substancialmente.

É um dos primeiros passos para a identificação, desenvolvimento e retenção de talentos. 

Neste artigo, vamos detalhar a importância do Mapeamento de Competências, quais são os indicadores, como definir as competências e como elaborar um mapeamento de forma objetiva.

O que é Mapeamento de Competências e qual o seu objetivo?

O Mapeamento de Competências é o processo de identificar as habilidades, conhecimentos e atitudes específicas necessárias para uma pessoa realizar uma função de forma efetiva.

Assim, o objetivo dessa etapa é reconhecer e definir os comportamentos que contribuem para a obtenção do sucesso organizacional, sendo que deve haver um elo entre essas competências pessoais e as principais demandas e estratégias da organização.

O grande benefício de utilizar a metodologia de Mapeamento de Competências é que ele cria e estrutura padrões para o treinamento e desenvolvimento de funcionários, adaptados especificamente às necessidades e objetivos da empresa.

Por isso, torna-se essencial criar uma estrutura de competências que se ajuste e reflita a cultura, os valores e o objetivo principal da organização, não deixando de lado o desenvolvimento e crescimento do colaborador nesse contexto.

Você, provavelmente, já ouviu a frase “o que não é medido não é gerenciado”, certo? Definir e mensurar, a partir de indicadores, o desempenho dos colaboradores é uma parte importante para o trabalho do gestor e do RH.

A questão é: como você define as habilidades, conhecimentos e atitudes que os colaboradores precisam para desempenhar suas funções de forma eficaz? Como você sabe que eles estão prontos para o trabalho? Em outras palavras, você sabe o que medir?

A importância de medir as competências

Medir pode ser algo desafiador. Você pode usar diversos parâmetros para fazer a mensuração: tempo de experiência, perfil profissional, educação formal, cursos realizados no trabalho e externamente, etc. 

É claro que todos estes aspectos são sim importantes. Mas nenhum parece suficiente para descrever um conjunto ideal de comportamentos e características necessárias para executar um papel em particular.

E, ainda, não garantem que os indivíduos “se encaixem” na cultura da organização.

Assim, uma forma mais completa de abordar isso é vincular o desempenho individual aos objetivos do negócio.

Para fazer isso, muitas empresas usam “competências”. Esses são os conhecimentos integrados, habilidades, julgamento e atributos que as pessoas precisam para realizar um trabalho de forma eficiente e eficaz.

O Mapeamento de Competências pode mostrar aos funcionários o tipo de comportamento que a organização valoriza e que ela requer para alcançar seus objetivos.

Os membros de sua equipe não só podem trabalhar com mais precisão e atingir seu potencial, como também saber seu papel dentro da empresa, havendo o alinhamento das expectativas dos colaboradores e gestores. 

Benefícios do mapeamento de competências

O Mapeamento de Competências apresenta muitos benefícios para a organização. Entre vários, podemos citar:

1. Saber de forma objetiva se o colaborador demonstra ter conhecimento suficiente para ocupar o cargo ou função que exerce;
2. O mapeamento serve como base para a criação de Avaliações de Desempenho. Com isso, as avaliações podem se tornar cada vez mais acertadas e objetivas;
3. Possibilidade de fazer análises dos gaps (lacunas) de competências dos colaboradores;
4. Fica mais fácil escolher os treinamentos que serão realizados, já que se tem a informação, por meio dos gaps, de competências que devem ser desenvolvidas pelo colaborador;
5. O Mapeamento de Competências oferece informações para melhorar o processo de sucessão dos colaboradores;
6. O recrutamento e seleção de candidatos se torna mais eficiente, já que se tem os perfis mapeados.

Agora que você já sabe o que é um Mapeamento de Competências e qual sua importância, vamos ao que interessa.

Como fazer um Mapeamento de Competências

Veja quais são as etapas do Mapeamento de Competências, independentemente da ferramenta que pretenda utilizar no processo: 

1 – Mapear as competências comportamentais e técnicas

Antes de tudo, vale a pena relembrar o que são competências.

Competências podem ser definidas como a capacidade que as pessoas possuem de – a partir de conhecimentos, habilidades e atitudes – executar plenamente suas atividades e resolver situações adversas tanto pessoais quanto profissionais.

Assim, já tendo a definição de competências, você pode iniciar o processo de mapeamento. Elas podem ser separadas em dois tipos:

• Competências Comportamentais: aquelas essenciais para a organização e alinhadas às estratégias da empresa;
• Competências Técnicas: aquelas fundamentais para que o colaborador desempenhe seu cargo de forma eficaz e eficiente.

Dessa forma, para que realmente sejam escolhidas competências que são importantes para a empresa, podem ser feitas reuniões de brainstorming com a liderança, para definir as competências organizacionais, e com os gestores, para definir as competências técnicas.

2 – Criar as descrições e comportamentos (opcional) de cada competência escolhida

Depois da definição das competências, é hora de formalizá-las. Mas isso não significa que devemos escrever longas sentenças cheias de palavras complicadas.

Afinal, todos devem entender claramente o que cada competência significa. Se não, o trabalho não trará os resultados esperados.

É natural que, nesse processo, o RH e os gestores precisem se reunir para definir a melhor descrição e os comportamentos, os quais mais se adequam as competências. Pois algumas competências são muito detalhadas e específicas.

Um exemplo claro são as competências técnicas de TI. O RH, nesse caso, teria dificuldade em definir as competências dessa área sozinho. Torna-se necessária a ajuda do gestor.

Ao descrever as competências e seus comportamentos, é fundamental se perguntar o que o colaborador precisa para desempenhar suas tarefas.

Provavelmente, você vai listar algumas de suas atividades e alguns conhecimentos e habilidades que ele deve possuir. Se você fizer isso em forma de comportamentos, vai ser melhor ainda.

Avaliar o colaborador por comportamentos é bem mais fácil do que avaliar diretamente na competência. Por ser mais objetivo e direto ao ponto. Fazendo isso, você já vai ter meio caminho andado.

Depois, reflita se o que você descreveu faz sentido com os objetivos da empresa. Em seguida, revise o texto e deixe-o claro e curto.

Não precisa criar uma infinidade de comportamentos para cada competência ou fazer um texto enorme que a descreva. Priorize as mais importantes para organização. Quanto mais simples e objetivo melhor.

Por fim, estruture o mapeamento de competências no formato abaixo e pronto!

Exemplo de mapeamento de competências

Competência: Comunicação

Descrição: Capacidade de se expressar de forma clara e apropriada, ouvindo atentamente, entendendo seus questionamentos e sendo compreendido por seus colegas e clientes.

Comportamentos:

• Ouve atentamente e compreende clientes e colegas de trabalho.
• Comunica-se com os clientes e colegas de trabalho nos momentos certos.
• Comunica-se de forma educada e cordial com clientes e colegas de trabalho.
• Usa de forma correta a língua portuguesa para se comunicar com clientes e colegas de trabalho.

3 – Definir a escala

Agora que as competências estão mapeadas, você pode definir uma escala para determinar o nível de compreensão que o colaborador tem da competência.

Com isso, é possível medir o nível de conhecimento de forma objetiva e quantitativa. Isso pode facilitar e muito no gerenciamento das competências já que temos uma referência numérica para cada uma.

A medição auxilia as análises da avaliação de desempenho.

A escolha da escala vai depender de como as competências foram montadas e como queremos avaliar o colaborador nas competências depois. Sugerimos o uso das seguintes escalas:

Exemplo de escala com pontuação que vai de 0 a 5:

• 0 – Não familiar com a(o) competência(comportamento): não entende a(o) competência(comportamento).
• 1 – Abaixo do Básico: compreende a(o) competência(comportamento) e sua importância.
• 2 – Básico: demonstra essa(e) competência(comportamento) sob supervisão ou com incentivo.
• 3 – Competente: demonstra essa(e) competência(comportamento) independente de supervisão ou incentivo.
• 4 – Proficiente: incentiva ou supervisiona outras pessoas nesta(e) competência(comportamento).
• 5 – Especialista: desenvolve novas formas de aplicar essa(e) competência(comportamento) na empresa.
• N/A (Opcional) – não se aplica: não é possível avaliar o colaborador nessa(e) competência(comportamento).

Exemplo de escala de frequência que vai de 1 a 5:

• Nunca: nunca atinge a(o) competência(comportamento) esperada(o).
• Raramente: raramente atinge a(o) competência(comportamento) esperado, mas ainda atinge.
• Às vezes: atinge às vezes a(o) competência(comportamento) esperada(o).
• Frequentemente: atinge frequentemente ou quase sempre a(o) competência(comportamento) esperada(o).
• Sempre: atinge a(o) competência(comportamento) esperada(o)
• N/A (Opcional) – não se aplica: não é possível avaliar o colaborador nessa(e) competência(comportamento).

Exemplo de escala com pontuação que vai de 1 a 4:

• Não atende: não atende a(o) competência(comportamento) como o esperado.
• Atende parcialmente: atende parcialmente a(o) competência(comportamento).
• Atende: atende a(o) competência(comportamento) como o esperado.
• Supera: supera na realização da(o) competência(comportamento).
• N/A (Opcional) – não se aplica: não é possível avaliar o colaborador nessa(e) competência(comportamento).

4 – Definir níveis requeridos (opcionais)

Os níveis requeridos nada mais são que um resultado dos passos anteriores depois de uma certa análise.

Toda competência ou comportamento tem um nível concreto que se pretende atingir, para aquele determinado cargo, nível hierárquico ou área da empresa.

Mesmo porque, esperasse que determinados cargos (Gerente, Diretor, CEO…), por exemplo, tenham um alto nível de liderança. Nesses casos, o nível requerido na escala escolhida tende a ser maior que em outros cargos.

Assim, conseguimos parametrizar melhor o desenvolvimento dos colaboradores. O que eles devem atingir para trabalhar em um certo cargo ou para trabalhar em uma certa área.

Por exemplo, é esperado na área de TI que os colaboradores saibam trabalhar em equipe ou que tenham conhecimento em certa linguagem de programação.

Sendo assim, é essencial que o responsável pelo mapeamento converse com pessoas de diversas equipes para entender melhor qual é o melhor nível para cada competência.

Você não precisa fazer isso na primeira vez que for fazer o mapeamento de competências, mas você já pode começar a pensar nessa régua: como posso determinar o nível que queremos que nossos colaboradores alcancem em certa competência?

Dessa forma, fazendo esse trabalho, é possível, lá na frente, analisar gaps, entre o que é requerido e o que realmente o colaborador alcançou em uma avaliação de desempenho.

A partir disso, é possível utilizar essa informação para melhorar o plano de desenvolvimento individual do colaborador com dados realmente objetivos e pontuais. Realmente, essa é uma ótima ferramenta!

Aqui, na impulseup, nós utilizamos uma Biblioteca de PDI para agilizar algumas ações de desenvolvimento dos colaboradores. Você pode aproveitar esse conteúdo na forma que está ou se inspirar para criar novos Planos de Desenvolvimento em sua empresa.

5 – Validar com as lideranças das áreas

Não deixe de compartilhar o mapeamento de competências com a liderança e os colaboradores. Eles serão os melhores críticos e lhe ajudarão a direcionar o que realmente importa. Sem se esquecer dos objetivos da organização que a liderança propõe.

Lembre-se: RH e gestores precisam ter um bom relacionamento para conseguirem trabalhar juntos em prol do crescimento da empresa como um todo.

O segredo é a constância

Seu trabalho de Mapeamento de Competências está chegando ao fim. É normal que nem tudo saia no formato perfeito. Quanto mais fizer esse processo, mais organizada a matriz de competências fica.

O Mapeamento de Competências não é algo engessado. Você vai “lapidá-lo” com o tempo.

Agora você já tem as informações necessárias para iniciar o processo de Avaliação de Desempenho com as competências mapeadas. Competências essas que estão relacionadas tanto com as atividades profissionais dos colaboradores, quanto com os objetivos organizacionais da empresa.

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