Se a tecnologia está presente em praticamente tudo do nosso cotidiano, por que deixar ela fora do RH? Automatizar processos do RH é uma forma de otimizar as atividades da área de recursos humanos que se fortaleceu com o movimento do RH 4.0, tornando a área de recursos humanos capaz de ser um diferencial na sua empresa. Assim, com o avanço do uso de tecnologias em atividades do RH, se torna cada vez mais clara a necessidade de automatizar processos mecânicos e repetitivos, para que o RH tenha uma atuação estratégica e efetiva.
Em 2014, a automação de processos começava a se mostrar presente nas empresas, de modo que apenas 5% dos trabalhos eram automatizados. Em contraposição, em 2020, essa porcentagem apresentava um crescimento significativo, passando a representar 17% sendo trabalhos automatizados. Segundo a Society for Human Resource Management (SHRM) em um estudo realizado em 2022, quase 1 a cada 4 organizações utilizam automação ou inteligências artificiais (AI) para auxiliar atividades de RH. Desse modo, a automatização de processos se faz cada vez mais presente no mercado de trabalho e impactando a área de recursos humanos.
Além disso, segundo uma pesquisa realizada pela Deloitte, mesmo a automação e uso de tecnologia sendo as principais tendências para a área de recursos humanos atual, apenas 15% das organizações alegam que seus líderes estão preparados para usar tecnologia para melhorar o trabalho e o desempenho da equipe. Sendo assim, atualmente, é clara a necessidade de que haja uma adaptação da gestão de pessoas e do recursos humanos à tecnologia sem perder o caráter humanizado da área. Pensando nisso, neste post vamos te guiar no processo de automação de processos, mostrando o que é a automação de processos e como ela se aplica ao RH.
O que é Automação de Processos?
A automação de processos é o uso de tecnologias e de sistemas com o objetivo de transformar tarefas repetitivas e manuais em tarefas automáticas, reduzindo a sobrecarga dos funcionários e impactando positivamente na produtividade, na eficiência e na precisão das atividades. O uso da automação de processos pode ser aplicado em diversos setores, incluindo em recursos humanos.
No caso da automação de processos em recursos humanos, essa prática é importante para desvincular as atividades de RH à imagem de burocracias, altas demandas e atrasos. Com a automação, é possível que os Softwares e tecnologias realizem as atividades repetitivas, enquanto os colaboradores atuam agregando valor em outras atividades que demandam humanização e visões inovadoras. Sendo assim, a automação se faz presente na área de recursos humanos em processos como: triagens de currículos, avaliação de desempenho, treinamento e desenvolvimento e diversas outras tarefas.
Quais os benefícios da automação de processos?
A automação de processos de RH é uma prática extremamente benéfica para sua empresa e para sua equipe, podendo gerar maior qualidade do serviço prestado até o impacto financeiro na empresa. Aqui vamos te apresentar os principais benefícios da automação de processos de RH e como essa implementação impacta a longo prazo.
Otimização do tempo
A automação de processos de RH permite que as atividades sejam realizadas de forma mais rápida quando comparadas a sua realização manual. Desse modo, enquanto softwares e inteligências artificiais atuam na organização, análise e apresentação de dados, triagem de currículos, avaliações de desempenho e outros serviços repetitivos e padronizados, os colaboradores da área de recursos humanos podem atuar agregando valor ao capital humano da sua empresa.
Redução de erros
Segundo Sternberg (2014), processos automáticos, que ocorrem frequentemente em atividades repetitivas e realizadas rapidamente, envolvem menor ação da consciência e menor atenção. Sendo assim, nessas atividades, há maior chance da ocorrência de erros e menor probabilidade de que esses erros sejam percebidos e corrigidos. Dessa forma, a utilização da automatização reduz significativamente a ocorrência de erros, melhorando a qualidade do serviço prestado.
Redução de custos
Conforme a Society for Human Resource Management (SHRM), 68% das empresas que utilizam automação de processos compram a ferramenta de um fornecedor, enquanto apenas 8% desenvolvem a própria ferramenta e 24% realizam tanto a compra quanto o desenvolvimento das ferramentas utilizadas.
Dessa forma, implementar a automação de processos, certamente trará custos iniciais, seja da contratação de uma ferramenta ou pela criação de uma ferramenta própria. No entanto, considerando a maior eficiência e agilidade das ações, a automação permite um impacto financeiro positivo, pois realizará as atividades repetitivas mais rápido e com menos erros, evitando o gasto com retrabalhos. Além disso, com a automação de processos, os colaboradores do RH podem atuar de forma estratégica na sua empresa, impactando na produtividade e no engajamento dos trabalhadores.
Significado do trabalho
Ao direcionar os colaboradores da área de recursos humanos da atuação mecânica e repetitiva para uma atuação estratégica e humanizada, há um aumento significativo do significado atribuído ao trabalho. Desse modo, uma percepção de maior relevância do trabalho para a organização, relacionando a compreensão da importância das atividades com os valores pessoais dos funcionários.
Segundo Hackman e Oldham (1976), com a maior variação da tarefa e maior significado das atividades, há um aumento do sentido experienciado pelo colaborador. Com isso, verifica-se como resultados a maior motivação, satisfação e desempenho do funcionário. Além de impactar na menor rotatividade dos funcionários, ou seja, menor saída e turnover.
Qualidade de vida
Doenças ocupacionais como Burnout ou Lesão por esforço repetitivo (LER) estão frequentemente associadas a atividades mecânicas, de modo que podem gerar lesões nos músculos ou esvaziamento do significado do trabalho o qual geram frustração. Com isso, a implementação da automação de processos de RH reduz a chance do adoecimento, seja por esforço repetitivo ou pela frustração com o trabalho. Desse modo, a atuação profissional em que há atribuição de significado gera maior satisfação e, por consequência, promoção de saúde e bem-estar.
Desafios
É importante compreender que para aderir à automação de processos de RH na sua empresa, você irá passar por alguns desafios. Esses desafios ocorrem tanto por questões referentes aos colaboradores quanto por questões referentes à organização. No entanto, esses desafios podem ser superados possibilitando a automação de processos na sua empresa.
Investimento inicial
Segundo a Society for Human Resource Management (SHRM), 34% das empresas alegam a falta de recursos financeiros para implementar ferramentas de automação dos processos. No entanto, é importante compreender que essa prática gera benefícios financeiros significativos a longo prazo, tendo como exemplo a redução de custos envolvidos na contratação de novos colaboradores, tendo em vista a redução da rotatividade na empresa.
Além disso, devemos considerar que o maior investimento em RH estratégico, que se torna possível com a automação de processos burocráticos, não afeta apenas a produtividade de membros do RH, mas também de todos os colaboradores da empresa. Dessa forma, o investimento inicial pode ser um desafio para a implementação da automação de processos, entretanto, essa prática gera um retorno financeiro positivo e considerável a longo prazo.
Capacitação
Para a implementação de tecnologias em uma empresa é fundamental preparar os colaboradores para utilizar essas novas ferramentas. Com isso, capacitar esses membros pode ser desafiador, sendo necessário, disponibilizar tempo para os treinamentos, além de considerar o período de adaptação. No entanto, a capacitação é de extrema importância, visto que 36% das organizações apontam não ter conhecimento sobre as ferramentas que atendem essa necessidade segundo a Society for Human Resource Management (SHRM).
Além disso, para que a automação de processos de RH alcance os resultados esperados, é necessário investir no treinamento e desenvolvimento para que os colaboradores estejam capacitados para implementar um RH estratégico. Desse modo, a importância da capacitação é necessária tanto para a adaptação à automação, como para a mudança de postura do RH voltada para uma atuação mais ativa e voltada para o futuro.
Adesão
Mudanças podem ser desafiadoras e um grande desafio da automação de processos é a adesão às ferramentas escolhidas. Por isso, é necessário sensibilizar e acompanhar essa equipe durante essa mudança, de modo a mostrar clareza de quais os motivos que levaram a optar pela automação de processos, bem como escolher ferramentas com interface convidativa e intuitiva.
Um ponto que pode dificultar a adesão é a acessibilidade promovida pela ferramenta selecionada. Sendo necessário que a ferramenta de automação atenda as especificidades da sua equipe, considerando o tamanho da fonte, o contraste das cores, a linguagem utilizada ou outras variáveis.
Medos
Os medos relacionados à automação de processos são frequentes e podem dificultar a implementação dessa prática. De acordo com a Society for Human Resource Management (SHRM), 35% das empresas apontam o receio de que a automação retire a humanização dos processos de RH e 25% têm receio de que a automação desconsidere perfis de candidatos qualificados. Apesar disso, é importante compreender que a automação não deve ser utilizada em todos os processos, de modo a possibilitar a maior atuação do RH em atividades estratégicas e humanizadas, além de ser um apoio e para as atividades burocráticas, no entanto, deve ser regularmente verificada para minimizar a probabilidade de falhas.
Como aplicar a Automação de Processos?
É certo que não existe uma fórmula perfeita para automatizar os processos do seu RH, mas existem algumas etapas importantes para pensar a realidade da sua empresa. Aqui vamos te ajudar a estruturar a automação ideal para sua empresa, mas os passos podem variar conforme as demandas e o perfil da organização.
Avalie as demandas
Para escolher a melhor forma de automatizar processos, é importante você ter clareza das demandas da sua empresa. Assim, você compreende quais os processos devem ser automatizados e como essa automatização deve ser feita.
Nesse momento, pode ser necessário realizar uma reunião com a equipe de recursos humanos e avaliar o rendimento das atividades. Com isso é possível compreender quais as atividades demandam mais tempo e em quais há maior taxa de erro.
Procure ferramentas
Agora é hora de procurar as ferramentas de automação disponíveis e avaliar qual soluciona melhor as demandas da sua empresa. Assim, é importante avaliar quais são os serviços fornecidos e qual o custo desses serviços para que seja possível se planejar para a contratação da ferramenta.
Sendo assim, nessa etapa é necessário se atentar a qualidade dos serviços, mas existem outros fatores importantes. Ter todos os serviços em uma mesma plataforma pode ter impacto financeiro, mas também facilita a adesão, de modo que é necessário a adaptação e aprendizado apenas de uma ferramenta. Além disso, a ferramenta deve ser adequada ao perfil dos colaboradores, promovendo acessibilidade, para que ela possa ser implementada.
Sensibilize a equipe
Para promover maior adesão às mudanças decorrentes da automação, uma solução é sensibilizar a equipe e explicar porque a automação é necessária. Dessa forma, é importante ter clareza e acalmar a equipe, reduzindo possíveis medos e retirando dúvidas.
Uma dica para esse processo é a gravação de um vídeo respondendo as principais perguntas e mostrando os principais benefícios. Com isso, há um maior aproveitamento do tempo, no entanto é importante que as lideranças se mantenham disponíveis para dúvidas ocasionais.
Realize capacitações
As capacitações são uma forma de que as ferramentas sejam aproveitadas em seu máximo e seja alcançado o melhor resultado possível. Ao preparar os colaboradores para o uso de ferramentas, está sendo feita uma otimização dos processos, evitando possíveis perdas decorrentes de dificuldades com a automação. Além disso, segundo Loiola, Teixeira, Neres e Rios (2003), o treinamento e desenvolvimento contribui para o surgimento de novas práticas, como o exemplo em questão da automação de processos de RH, mas também possibilita a difusão de práticas já existentes, permitindo que a prática da automação se mantenha a longo prazo.
Reestruture as atividades do RH
Considerando que haverá uma redução de atividades manuais e mecânicas, é importante direcionar os colaboradores para funções estratégicas em que o capital humano é mais necessário. Com isso, será promovida maior humanização da empresa, além de estimular o engajamento, a valorização dos membros e a melhor qualidade de vida no trabalho de modo. Assim, o RH estratégico poderá ser um diferencial na sua empresa, fazendo com que ela se destaque pela qualidade do serviço prestado e pelas condições de trabalho.
Faça testes
É importante saber o que a ferramenta contratada faz, por isso, reúna as principais lideranças envolvidas na tomada de decisão para testar a ferramenta escolhida. Dessa forma, é mais fácil identificar se a ferramenta realmente atende as necessidades e se adequa ao perfil da sua empresa.
Aplique a ferramenta
Agora que você já sabe o que sua empresa precisa, a aplicação é bem simples, basta se certificar que tudo está pronto para iniciar a automação. Se você quiser melhorar ainda mais essa aplicação, introduza a automação de processos gradualmente na rotina da equipe de recursos humanos para que isso seja uma mudança duradoura e eficaz.
Acompanhe
Para garantir a qualidade da automação, é importante fazer um acompanhamento dos dados gerados, para que nenhuma falha passe despercebida. É fundamental ressaltar que a automação surge como um apoio e não como uma solução mágica que irá realizar todas as atividades, assim, é fundamental o acompanhamento constante das informações geradas.
Aprenda com quem já fez!
Você ainda tem dúvidas de que a automação de processos pode ajudar o seu RH a se adequar às novas tendências da área? Para acabar com qualquer dúvida que você possa ter, iremos te mostrar exemplos de como a automação de processos pode ser aplicada, por meio de empresas que já aderiram a essa prática e alcançaram ótimos resultados.
Adequação da cultura
A empresa R.Brands buscou a utilização de ferramentas de gestão de pessoas com objetivo de apoiar a sua nova cultura organizacional. Para isso, foi utilizada a avaliação de desempenho para identificar os comportamentos desejados de acordo com a nova cultura decidida no planejamento estratégico. A interface intuitiva e fácil configuração permitiu que houvesse 100% de adesão logo na primeira avaliação de desempenho, além de que o fato da ferramenta escolhida integrar diversos serviços possibilitou a adesão à prática de feedbacks e planos de desenvolvimento individuais (PDIs).
No processo de implementação, a R.Brands realizou um treinamento com os 93 avaliados, sensibilizando os colaboradores, esclarecendo conceitos e reforçando a importância da ferramenta. O processo foi alinhado com o propósito e os valores da empresa, para que assim fosse possível promover a adequação dos colaboradores à nova cultura. Assim, a R.Brands conseguiu promover uma cultura voltada para promover o desenvolvimento dos colaboradores.
Atingimento de metas
A forma que a indústria Marcher utilizou a automação de processos possibilitou que suas metas se mantivessem acima de 100%. Isso foi possível, pois, com a ferramenta de automação de processos utilizada era possível ter um histórico do desempenho dos colaboradores de modo a facilitar o acompanhamento direcionado, certeiro e eficaz. Assim, a empresa conseguia acompanhar o desenvolvimento dos membros.
Com isso, a automação gerou diversos impactos positivos na Marcher, tendo adesão de praticamente 100% às avaliações de desempenho realizadas semestralmente. Isso foi possível por meio de uma sensibilização realizada pelo RH, estabelecendo prazos claros e definidos para a realização das avaliações de desempenho. Com isso, a automação possibilitou o acompanhamento de metas de forma mais efetiva, assim, as metas eram mantidas em foco e acompanhadas frequentemente de modo a alcançar o resultado das metas organizacionais de 247% em 2021.
Agilidade
A IcaroTech é o exemplo perfeito de como automatizar processos mecânicos é uma ótima forma de reduzir o tempo das atividades do RH, visto que, com a automação da avaliação de desempenho, o processo que durava entre 5 e 6 meses passou a ocorrer 45 dias. Assim, a empresa conseguiu realizar a avaliação de desempenho com maior frequência, além de direcionar essa avaliação para entregas e resultados, refletindo os objetivos da empresa.
Para realizar a automação, primeiramente foi feita uma avaliação piloto com duas equipes, tendo um retorno por parte dos colaboradores envolvidos, para que fossem realizados os ajustes finais. Em seguida, foi feita a sensibilização dos colaboradores e a escolha dos avaliadores, que pode ser feita pelos próprios avaliados, reduzindo a sobrecarga das lideranças, as quais eram responsáveis por essa atividade antes da automatização. Dessa forma, a automação foi benéfica para a IcaroTech valorizando a cultura de feedbacks, fornecendo relatórios para acompanhamento dos membros e possibilitando mais promoções, as quais são baseadas no esforço, na dedicação e entregas na empresa.
Conclusão
Com isso, vemos que a automação de processos é uma prática que está ganhando espaço de forma cada vez mais significativa no meio dos recursos humanos, sendo uma forma de tornar a área de RH em um destaque na empresa. Sendo assim, é fundamental que as lideranças atuais compreendam a importância e necessidade do uso da tecnologia para melhorar e otimizar processos. Desse modo, com esse post, esperamos ter te mostrado a importância da automação de processos para o futuro do RH, reforçando que a automação é uma forma de tornar a área de recursos humanos mais estratégica, humanizada e eficaz, fazendo com que essa área se adapte ao futuro das empresas.
Nesse post, também vimos que a automação de processos gera diversos benefícios, dentre eles, a otimização do tempo, redução de erros, redução de custo, aumento da atribuição de significado ao trabalho, melhoria na qualidade de vida no trabalho. Com isso, podemos notar que os benefícios de automatizar processos afetam positivamente não só os colaboradores, mas também a organização.
No entanto, é também importante reforçar que você pode enfrentar alguns desafios para a boa implementação da automação de processos na sua empresa. Dentre eles, a dificuldade de conseguir o investimento inicial, por isso, é importante se preparar com antecedência para tomar essa decisão. Além da necessidade de capacitação que se faz necessária tanto para o uso da ferramenta, quanto para a realocação dos funcionários em atividades voltadas para um RH estratégico. Como também a dificuldade na adesão dos funcionários que pode ser causada pela ferramenta escolhida ou por uma implementação brusca, tendo também relação com o medo referente à automação de processos, visto que isso pode causar resistências por parte dos colaboradores.
Por isso, trouxemos um passo a passo de como implementar a automação de processos na sua empresa, sendo necessário avaliar as demandas, buscar a ferramenta mais adequada, capacitar os funcionários, reestrutura a atuação dos colaboradores de RH, realizar testes e após aplicar a ferramenta de forma gradual, acompanhar os processos para evitar falhas. Além de te mostrar como aplicar, trouxemos exemplos para que você compreenda melhor como pode ser feita essa aplicação de acordo com o objetivo desejado.
Assim, esperamos ter te ajudado a entender melhor o que é e como se aplica a automação de processos. Se quiser receber mais conteúdos sobre RH, assine nossa UPNews! Basta cadastrar seu melhor e-mail e aproveitar conteúdos que vão te ajudar a impulsionar sua empresa.
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Referências
Borges-Andrade, J. E. (2006). Treinamento, desenvolvimento e educação em organizações e trabalho fundamentos para a gestão de pessoas. Porto Alegre: Artmed.
Livia, & Mourão, L. (2013). O Trabalho e as Organizações. Artmed Editora.
Ferreira, M. C. (2012). Saúde e Bem Estar no Trabalho. Dimensões Individuais e Culturais.
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