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Dicas para reunião 1:1

Dicas para uma reunião one-on-one mais efetiva

Você já realiza reuniões 1:1 ou pretende implementar essa ferramenta em sua empresa? Preparamos dicas para te ajudar a ter uma reunião one-on-one mais efetiva.

Então, aproveite para salvar este conteúdo e utilizar sempre que precisar. 

O que é uma reunião 1:1?

Uma reunião 1:1 (one-on-one) é um encontro, uma espécie de check-in, periódico entre duas pessoas em uma em uma empresa. O mais comum é que seja entre um gestor e um de seus liderados. 

Nesse sentido, essa reunião pode ser utilizada para fornecer feedbacks, realizar um alinhamento entre o colaborador e a organização, resolver problemas e/ou conflitos ou até mesmo para revisar metas e planos de desenvolvimento.

Assim, a ideia é que o encontro tenha uma estrutura livre e mais informal. O foco deve ser o colaborador e também deve ir além de simples atualizações. E é justamente isso que torna as one-on-ones tão especiais. 

Isso porque o 1:1 estabelece a base para uma relação de trabalho mais produtiva e de confiança entre as partes. Sendo assim, essas reuniões são um grande aliado à estratégia de gestão de desempenho de uma empresa.

Benefícios das reuniões 1: 1

As reuniões do tipo one-on-one possuem diversos benefícios para os envolvidos, como os listados a seguir:

Benefícios para líderes

Para as lideranças, o 1:1 auxilia a orientar e acompanhar o desenvolvimento de cada um dos membros da equipe e resolver problemas desde o início. É possível ainda melhorar a retenção de talentos, reduzindo as taxas de turnover. 

Além disso, essas reuniões também trazem um maior alinhamento de expectativas, gerando melhores resultados para a organização como um todo. 

Isso acontece porque conversas individuais criam espaço e confiança para garantir que os gestores saibam como os membros do time se sentem. Isso facilita a tomada de decisões para manter os colaboradores felizes e produtivos.

As reuniões 1:1 também são uma ótima ferramenta para obter feedback sobre a gestão, ajudando no desenvolvimento da própria liderança. 

Dessa forma, ao perguntar aos membros da equipe a melhor forma de apoiá-los, o líder percebe o que é esperado dele e como melhorar na execução da função.

Benefícios para a empresa

Já é provado que o sucesso da empresa aumenta e diminui de acordo com o esforço que os líderes colocam para se conectar com os membros de sua equipe. 

Portanto, uma cultura de reuniões 1:1 bem estruturada não é boa apenas para os colaboradores, mas também para os resultados financeiros de sua empresa.

Além da conexão entre o sucesso do gestor e o sucesso da empresa, as reuniões regulares one-on-one são ótimas para gerar engajamento. 

Isso porque cada um dos membros do time tem a chance de conversar, individualmente, sobre os objetivos da empresa e a importância do seu trabalho nesse contexto. A tendência é que ele realize suas atividades com maior empenho. 

Dicas para uma reunião one-on-one mais efetiva

Agora que você já sabe o que são esses encontros e os seus benefícios, anote estas dicas: 

Qual a frequência ideal?

Uma das perguntas mais recorrentes das lideranças é a frequência com a qual as reuniões devem ser realizadas. 

Bom, não existe uma frequência que seja perfeita para todas as empresas e gestões. Adquirir o hábito de realizar os encontros, entendendo a importância deles, é o mais importante. 

Assim, o recomendado é que o gestor determine a cadência de acordo com a sua realidade e necessidade. Vale lembrar que em times muito grandes, a logística de reuniões muito frequentes pode ser complexa. 

A título de exemplo, e considerando as boas práticas do mercado, uma boa frequência é de um encontro a cada uma ou duas semanas, com duração de 30 a 60 minutos cada.

Lembre-se que o mais importante é o contato. Então, se o gestor já é muito próximo ao time, a frequência pode ser menor. Ou seja, se existe um diálogo diário, bastante troca entre gestor e liderados, reuniões quinzenais ou mensais podem ser suficientes. 

Como se preparar para uma reunião 1:1? 

Assim como qualquer atividade, quando há uma preparação, as chances de algo importante não ser notado ou que haja desperdício de tempo são reduzidas. 

Lembre-se que os encontros não demandam tanta formalidade, bastando que sejam anotados os pontos que serão abordados. Vale também pensar em uma pauta específica. 

Falando em pauta, é muito interessante também que o tema da reunião seja alinhado com o gestor, afinal de contas, ele é o protagonista do encontro.  

Uma boa plataforma de Gestão de Pessoas pode facilitar esse alinhamento, além de agendar encontros futuros. 

Anotações

É muito importante que haja um resumo do encontro, com os principais pontos tratados na reunião. 

Nesse sentido, é fundamental que as ações futuras e acordos também sejam devidamente registrados.

Além disso, o registro deve ser compartilhado com entre as partes: isso evita mal-entendidos e garante que as ações sejam cumpridas no tempo e modo estipulados, havendo um acompanhamento. 

Ferramentas para uma reunião one-on-one

Como em qualquer outra reunião ou atividade da empresa, há várias maneiras de gerenciar seu 1:1.

Assim, a solução mais prática é ter um evento recorrente agendado e fazer anotações em uma plataforma.

Agora, se a ferramenta de reunião 1:1 fizer parte da solução de gerenciamento de desempenho, fica muito mais fácil a preparação para os encontros. Isso porque há o registro histórico do colaborador, com suas metas, feedbacks passados, reuniões anteriores, PDIs, anotações e muito mais.

Ou seja, mesmo que haja troca de gestores, nenhuma informação ou dado se perde.

Existem plataformas que, além de outros benefícios, já contam com um módulo exclusivo para reuniões 1:1.  Toda a Gestão de Pessoas pode ser feita em um só lugar.  

O que perguntar em uma reunião 1:1? 

É extremamente importante que você avalie as perguntas que serão feitas de acordo com quem está se reunindo e com os objetivos da reunião.

Aqui estão algumas sugestões de perguntas recomendadas para os tipos mais comuns de reuniões 1:1, mas lembre-se que não se tratam de uma regra. Sempre adapte o conteúdo à necessidade da empresa. 

Encontros de rotina – check-ins regulares

Esses são os encontros já agendados, que não foram originados por um acontecimento ou evento específicos. Por isso, aproveite o momento para fortalecer laços, celebrar conquistas e resolver problemas. 

Abaixo, veja exemplos de perguntas para esse momento:

  • Como você está? 
  • Como você passou desde a última vez que nos falamos?
  • O que você mais gosta de fazer?
  • Tem algo te impedindo de realizar seu trabalho?
  • Sobre o que você gostaria de falar hoje?
  • Você precisa de alguma ajuda? 
  • Tem mais alguma coisa que você gostaria de falar hoje?

Primeira reunião 1:1 com um novo membro da equipe

Esse é um momento crucial para estabelecer as bases para um relacionamento com um novo colaborador.

Veja abaixo exemplos de perguntas:

  • Me conta sobre você. Qual você acha que vai ser seu papel na equipe?
  • Quais são as suas aspirações aqui na empresa?
  • O que te dá energia?
  • O que você espera de mim e da gestão como um todo?
  • Vamos falar sobre nossa equipe e como trabalhamos juntos.
  • Vamos falar sobre o motivo e a forma que faremos as nossas reuniões 1: 1.
  • Tem mais alguma coisa que você gostaria de falar hoje?

Reunião para definição de metas

Esse é um excelente momento para alinhar expectativas, sendo um importante exercício de informação e colaboração entre líder e liderado.

Você pode fazer perguntas como: 

  • Vamos recapitular rapidamente o porquê e como definimos nossas metas.
  • Como foram as metas anteriores? Quais foram seus principais desafios?
  • Vejamos as prioridades da empresa e da equipe.
  • Vamos discutir as metas atuais e as metas de desenvolvimento pessoal.
  • Vamos acordar os próximos passos.

Reunião para definição de Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)

O encontro é uma oportunidade para que gestor e colaborador reflitam e identifiquem áreas de desenvolvimento e estipulem, juntos, ações.

Seguem alguns exemplos de perguntas que podem ser utilizadas: 

  • Com base no feedback que você recebeu recentemente, quais áreas/funções/ competências você gostaria de desenvolver?
  • Quais os próximos passos que você poderia dar em direção a esses objetivos?
  • Qual parte do seu trabalho você mais gosta? O que é inspirador, motivador e energizante?
  • Qual parte do seu trabalho você está gostando menos? O que é frustrante ou entediante para você? Qual é a única tarefa que você gostaria de parar de fazer se fosse possível?
  • O que você acha que pode te auxiliar no desenvolvimento dessas habilidades que comentamos?

Aqui, na impulseup, nós utilizamos uma Biblioteca de PDI para agilizar algumas ações. Você pode aproveitar esse conteúdo na forma que está ou se inspirar para criar novos Planos de Desenvolvimento em sua empresa.

Reunião de feedback da gestão

Esse momento é para auxiliar no desenvolvimento da própria liderança, devendo haver entendimento e superação dos problemas da gestão. 

Veja perguntas que você pode fazer: 

  • Você tem certeza do que é esperado de você? Acha que essas expectativas são realistas?
  • Você recebe feedback suficiente? Como podemos garantir que você receba mais feedback?
  • Você se sente à vontade para pedir apoio quando necessário?
  • O que o impede de causar mais impacto com seu trabalho? (por exemplo, processos internos, questões de gerenciamento de tempo, falta de recursos ou informações).
  • O que podemos tirar como encaminhamento dessa reunião?

A comunicação é o caminho!

A existência de um canal de comunicação saudável e constante é o melhor caminho para uma boa relação entre gestores e colaboradores. 

Nesse sentido, nos encontros 1:1, é possível resolver problemas, alinhar estratégias, dar feedbacks, planejar o futuro e muito mais! 

E como vimos, uma forma prática de facilitar esse processo de agendar, preparar e acompanhar as ações é por meio da utilização de softwares de Gestão de Pessoas. 

Isso porque o uso de plataformas digitais mantém os dados centralizados, tornando os encontros mais eficientes e transparentes. 

Agora que você já viu dicas de como realizar reuniões one-on-one e como uma ferramenta pode facilitar o processo, que tal conhecer ainda mais as vantagens de uma solução completa para Gestão de Pessoas?

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