Gestão de Performance com indicadores KPIs: como aplicar e mensurar

Antes de tudo, preciso alertá-lo: métodos tradicionais de gestão de performance não estão mais funcionando! Então prepare-se!

As organizações estão migrando das ferramentas tradicionais, como planilhas de avaliações anual, para novas técnicas de feedback em tempo real.

Você sabe como é: líderes e liderados sentam-se uma ou duas vezes por ano para revisarem os seus desempenhos. Nesse tipo de revisão, normalmente, dá-se uma nota numérica dentro de uma escala predefinida.

E, em alguns casos, os colaboradores ainda são ranqueados e comparados entre si por causa dessa nota.

Um sistema de gestão de performance genérico não é a melhor das opções para avaliar os colaboradores de uma empresa.

Quando você pensar em implementar processos de gestão de desempenho tradicionais ou genéricos, tenha em mente que:

• 58% dos executivos de RH consideram que o processo consome de forma ineficaz o tempo de trabalho dos supervisores, gestores e coordenadores;
• Anualmente, cerca de 210 horas do tempo de trabalho dos gerentes são gastos revisando o desempenho de sua equipe;
• Somente 1 entre 2 colaboradores concordam que seu desempenho se traduz em um trabalho excepcional.

As abordagens tradicionais práticas de gestão de performance não são eficazes porque não foram projetadas para os padrões de trabalho atuais.

Hoje, com uma oferta de trabalho restrita e a natureza do trabalho muito diferente do passado, as organizações devem se concentrar no desenvolvimento de pessoas, ao invés de apenas classificá-las para demitir ou bonificar.

E isso requer uma mudança de mindset com foco em desenvolvimento. Você está pronto para analisar a gestão de performance com indicadores KPIs?

Como aplicar a gestão de performance com indicadores KPIs

1. Revise o seu sistema atual de gestão de performance

Essa revisão é importante por dois motivos: para atestar que há espaço para melhorias em seu atual sistema de gestão de performance e, também, identificar métricas às quais você pode compará-las entre si, comprovando a eficiência do seu novo sistema.

Para a revisão, faça as seguintes perguntas:

• Onde o sistema atual funciona bem? Onde ele fica devendo?
• Os colaboradores recebem feedback importantes para o seu crescimento? Eles são frequentes?
• Os colaboradores têm a oportunidade de desenvolver as habilidades que já tem, além de desenvolver novas habilidades?
• As decisões de promoção e bonificação são justas, igualitárias e transparentes?
• O sistema ajuda os funcionários a entender sua finalidade e como isso contribui para alcançar os objetivos estratégicos da empresa?

2. Faça com que a gestão de performance também seja trabalho da liderança

Mostre para a sua diretoria/gerência que a atual gestão do performance não satisfaz às atuais necessidades da sua empresa.

Dois terços das empresas estão mudando o foco da gestão tradicional do desempenho para um foco maior no desenvolvimento dos talentos e um feedback contínuo.

Apresente, então, os resultados dessa revisão. Quais pontos precisam ser melhorados? Dê exemplos reais de como essas mudanças podem mudar os resultados da sua empresa.

Por exemplo, mostre como oferecer os treinamentos certos para os colaboradores que mais necessitam pode, além de economizar recursos na alocação de verba, haver melhoras no desempenho desses colaboradores, impactando positivamente em sua entrega.

3. Defina até onde você vai

Se as lideranças estiverem dispostas ao novo modelo de gestão de performance com indicadores KPIs, meça junto a eles quais objetivos das mudanças propostas e aonde querem chegar com isso.

Algumas empresas aboliram totalmente as notas e os rankings. Outras, como a PwC e a Deloitte, caminharam em direção a uma forma mais complexa dessa gestão, onde feedbacks são dados constantemente.

Na PwC, por exemplo, os colaboradores recebem uma pontuação em relação a cinco competências fundamentais, junto a outros feedbacks.

Já a Deloitte avalia os colaboradores em quatro categorias essenciais quadrimestralmente.

4. Decida como substituir as velhas práticas pelas novas

Quando estamos trabalhando com novas práticas de Gestão de Performance, as empresas se esquecem que devem fazer mais do que apenas abolir as avaliações anuais .

Devem também substituir os métodos antigos por novas e melhores práticas, além de encontrar algo que funcione bem para líderes e liderados.

Por isso, para trabalhar com o novo modelo de gestão de performance, primeiro sensibilize os líderes nos seguintes sentidos:

• Recompense a evolução: independente do método de gestão escolhido, o desempenho dos colaboradores e a remuneração deles não deve ser julgado somente por um ciclo de avaliação, mas sim pela sua evolução ao longo dos processos. Sempre com o foco nas equipes e no papel de cada um dos colaboradores em suas funções.
• Identifique e ajude os colaboradores com baixo desempenho: como a sua empresa irá identificar e ajudar os colaboradores com baixo desempenho em tempo real? Isso é muito mais efetivo do que deixar os gaps encontrados para serem resolvidos só no próximo ciclo de avaliação. Vale a pena trabalhar os PDIs desses colaboradores junto a seus líderes e sempre buscar que os feedbacks sejam fluidos e constantes.

5. Desenvolva seus colaboradores

Organize junto às lideranças reuniões de definição de PDI e de feedback no novo sistema. Caso esse momento não exista, a avaliação servirá apenas de diagnóstico, os PDIs e feedbacks são os remédios para a melhoria do desempenho.

Para isso, esteja seguro que:

• As lideranças estejam treinadas para trabalhar os PDIs com os seus liderados para que continuem melhorando e evoluindo;
• Os seus colaboradores se mantenham atualizados sobre a nova estratégia, e faça uma sensibilização sobre como será esse processo;
• Os parâmetros estejam estabelecidos em relação a frequência dos feedbacks e faça, ou peça que os líderes façam, o registro do que foi conversado.
• O ideal é que essas ações contem com a ajuda da diretoria/gerência, principalmente para demonstrar a importância estratégica do desenvolvimento e da evolução.
• Além disso é importante mostrar que esse processo é estratégico para a empresa e que em um futuro próximo os resultados da empresa serão impactados para melhor.

Como mensurar a gestão de performance com indicadores KPIs

Lembra das métricas que definimos na primeira etapa do processo? Pois bem, depois do primeiro ciclo de avaliação (envolvendo feedbacks e PDIs), após a implementação da nova estratégia escolhida, precisamos analisá-las novamente.

É importante avaliar o novo processo pelos mesmos critérios utilizados antes. Observe com atenção as alterações, melhorias e possíveis gaps.

Mostre isso às lideranças das áreas, focando na melhoria de resultados da sua empresa. Isso te ajudará a mostrar para toda a empresa como o RH pode ser mais estratégico para a sua organização.

E, dessa forma, a gestão de performance com indicadores KPIs impactará diretamente no crescimento da empresa por meio do desenvolvimento de pessoas!