Vivemos em um cenário empresarial dinâmico, onde monitorar e medir o sucesso são imperativos para a sobrevivência e crescimento das organizações. Os Indicadores de Performance (KPIs) emergem então como ferramentas cruciais, proporcionando uma visão clara do desempenho operacional e estratégico. Esses indicadores não são apenas números, mas reflexos tangíveis do progresso rumo aos objetivos organizacionais. Na contemporaneidade, a capacidade de medir e interpretar dados tornou-se essencial, permitindo decisões informadas e estratégias adaptativas. A importância dos KPIs transcende setores, influenciando desde a eficiência operacional até o alinhamento com as metas da empresa.
O que são Indicadores de performances (KPI)
Os Indicadores de Performance (KPIs) desempenham um papel crucial nas empresas, sendo responsáveis por mensurar e comparar os resultados obtidos com as expectativas em diversas áreas de negócios. Esses indicadores são essenciais para medir produtividade, lucratividade, competitividade e desempenham um papel vital na gestão eficaz dos processos.
De acordo com Peter Cappelli, especialista em gestão de desempenho, os indicadores-chave de performances (KPIs) servem como medidas, podendo ser tanto qualitativas quanto quantitativas, que revelam a condição de uma operação, processo ou sistema. Ele destaca que a avaliação de desempenho implica na comparação do que foi realizado em relação às expectativas do cliente ou aos objetivos estabelecidos pelo gestor, sendo um elemento crucial para o aprimoramento contínuo das atividades organizacionais.
Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, “o que pode ser medido, pode ser melhorado”. Dessa forma, os KPIs são ferramentas fundamentais para acompanhar a evolução da empresa, proporcionando uma visão mais clara do desempenho operacional e estratégico.
Mais do que uma métrica
Um KPI vai além de uma métrica, é um indicativo tangível do progresso em direção a objetivos significativos para a empresa. Essas métricas podem ser definidas em diferentes níveis, abrangendo toda a organização, equipes específicas e até indivíduos, dependendo das métricas monitoradas e dos objetivos que se visa.
Em resumo, um Indicador de Desempenho é um valor quantitativo ou qualitativo que permite medir e gerenciar a execução de atividades, sendo essencial para alcançar metas planejadas. Seja denominado como Key Performance Indicator (KPI) ou Key Success Indicator (KSI), essas métricas indicam o progresso em direção aos objetivos de negócios importantes. A capacidade de ajustar estratégias sempre que necessário é uma das principais vantagens decorrentes da utilização eficaz de KPIs dada sua atualização constante. Vale ressaltar que, embora os indicadores apontem, eles por si só não resolvem problemas, destacando a importância da ação estratégica mediante análise.
Para aqueles que estão iniciando na elaboração de indicadores-chave de desempenho, é crucial diferenciar KPIs de outras metodologias de definição de objetivos. Esta publicação oferece então insights sobre como identificar as principais métricas para sua realidade, além de orientações sobre a elaboração de indicadores-chave de desempenho de alta qualidade. Ao compreender e implementar efetivamente os KPIs, as organizações estarão equipadas para uma gestão mais informada e estratégica.
Desvendando o Segredo de um Bom Indicador de Desempenho (KPI)
Conforme dito antes, é essencial entender que nem toda métrica é, de fato, um Indicador de Desempenho. Algumas delas, como os Indicadores de Esforço, focam em quantificar o volume de trabalho, tempo ou investimento financeiro em um processo, ou atividade, sem necessariamente refletir os resultados conquistados pela empresa com esse esforço. Além disso, é crucial destacar que o que pode ser considerado um indicador de desempenho depende do que se pretende avaliar. Com tantas métricas disponíveis, todas podem ser vistas como indicadores de performance para um objetivo específico. A responsabilidade do gestor é justamente entender quais métricas são mais adequadas para avaliar o que foi planejado.
Definir KPIs eficazes pode ser desafiador, especialmente quando há confusão sobre a distinção entre Indicadores de Performance (KPI) e outras métricas.
Imagine uma empresa que lança uma campanha de marketing. O número de impressões alcançadas pode ser considerado uma métrica. Contudo, devido à sua relevância, a empresa decide adotar o número de conversões de vendas provenientes dessa campanha como um Key Performance Indicator. Aqui no contexto deste diálogo, usaremos o CAC (Custo de Aquisição por Cliente) como um KPI para medir a eficácia de campanhas de marketing.
No mesmo contexto, a empresa pode ter outras métricas, como o tempo médio de carregamento do site ou a taxa de rejeição. Apesar de serem métricas importantes, não se qualificam como indicadores de desempenho.
Caracteristicas de bons indicadores de performance
Para tornar essa reflexão mais tangível, destacamos sete características essenciais de um bom Key Performance Indicator (KPI):
1. Alinhamento aos Objetivos da Empresa: O KPI deve refletir os objetivos gerais da empresa.
2. Caráter Estratégico: Deve ser utilizado pela direção para embasar decisões estratégicas.
3. Aderência ao Negócio: Deve possuir alto grau de relevância em relação às operações centrais da empresa.
4. Relevância em Todos os Níveis: Deve ser significativo em todos os níveis hierárquicos da organização.
5. Baseado em Dados Confiáveis e Mensuráveis: Deve ser fundamentado em dados sólidos e mensuráveis para garantir precisão.
6. Facilidade de Compreensão: Deve ser de fácil entendimento ou, no mínimo, explicável de forma rápida.
7. Direcionamento para Ação: Deve servir como insumo para ações concretas ou planos estratégicos.
Entender essas características é fundamental para a criação e implementação eficaz de KPIs, capacitando as empresas para uma gestão mais informada e estratégica em busca do sucesso sustentável.
Tipos de KPI
Quais são os principais KPIs?
Certificar-se de que a estrutura de medição de desempenho seja eficiente vai além de simplesmente diferenciar KPIs de outras métricas, é fundamental que esses Indicadores-Chave de Desempenho destaquem os principais desafios organizacionais. Dentro do planejamento estratégico nem todos os indicadores terão a mesma relevância, mas todos devem desempenhar o papel de monitorar como os processos atuais estão se saindo em relação aos objetivos estratégicos da organização.
Os KPIs, sendo ferramentas essenciais nas empresas, proporcionam a capacidade de avaliar a eficácia e a eficiência de diversos processos. Então, quais são os principais KPIs?
A variedade de indicadores de performance disponíveis para uma organização depende do que será medido. Por exemplo, as KPIs de empresas de serviços devem concentrar-se principalmente na satisfação dos clientes.
Uma mesma empresa pode ser interpretada de várias formas, dependendo de quem a está analisando. Um acionista, por exemplo, vai focar na empresa principalmente pela ótica dos Resultados Econômicos e Financeiros. Já um diretor de marketing dará mais relevância a questões como branding ou Market Share. Um Gerente de RH terá uma visão mais relacionada às pessoas. Portanto, os Key Performance Indicators devem ser desenvolvidos para atender às diversas perspectivas de negócio necessárias.
Abaixo, elencamos algumas das óticas de análise mais comuns na definição de KPIs:
KPIs nas empresas voltadas para faturamento
Essas são métricas usadas para avaliar o estado financeiro de uma entidade, como uma empresa ou uma economia em geral.
– (Financeiros) Indicadores de Caixa
– Indicadores de Produtividade
– KRI (Indicadores de Risco)
KPIs nas empresas voltados para atendimento
São métricas essenciais para avaliar a eficiência e a qualidade do serviço de atendimento ao cliente. Essenciais para monitorar e aprimorar a experiência do cliente, permitindo que as organizações identifiquem áreas de melhoria e alcancem padrões elevados de serviço:
– Tempo Médio de Atendimento (TMA)
– Tickets de Suporte Resolvidos
– Tempo Médio de Espera (TME)
– Índice de Satisfação do Cliente (CSAT)
– Tempo da Primeira Resposta
– Desempenho do Colaborador
KPIs nas empresas voltados para vendas
São métricas fundamentais para avaliar o desempenho e eficácia das atividades de vendas em uma organização. Essenciais para monitorar o progresso em direção às metas comerciais, identificar áreas de melhoria e orientar decisões estratégicas para impulsionar o crescimento das receitas:
– Taxa de conversão de visitante em lead
– Tempo médio de resposta ao lead
– Taxa de conversão de lead em cliente
– Número médio de tentativas antes da conversão
– Duração do ciclo de vendas.
Implementando os indicadores de performance
Implementar KPIs em uma empresa é um processo estratégico que requer uma abordagem cuidadosa. Primeiramente, é crucial definir objetivos claros para a organização. Ao compreender claramente o que a empresa deseja alcançar, torna-se mais fácil escolher indicadores de performances alinhados com essas metas. Essa definição prévia não apenas orienta a seleção dos KPIs, mas também proporciona uma visão mais abrangente do papel que esses indicadores desempenharão no sucesso global da empresa.
Uma vez que os objetivos estejam bem estabelecidos, o próximo passo é identificar as áreas-chave que impactam diretamente essas metas. Se o foco, por exemplo, for aprimorar a eficácia das vendas, é fundamental escolher KPIs que ofereçam insights relevantes, como taxas de conversão, tempo médio de ciclo de vendas e satisfação do cliente. A seleção cuidadosa dessas áreas críticas ajuda a empresa a concentrar seus esforços de monitoramento nas métricas mais significativas.
Com as áreas-chave identificadas e os KPIs relevantes escolhidos, o próximo passo é comunicar essas métricas para toda a organização. Isso envolve garantir que todos compreendam não apenas o que está sendo medido, mas também por que essas medidas são cruciais para o sucesso geral da empresa. Promover uma compreensão sólida e o engajamento da equipe é vital para a eficácia dos KPIs, pois eles se tornam uma ferramenta compartilhada para avaliação e melhoria contínua.
Implementar KPIs em uma organização é então uma jornada que demanda planejamento e compreensão cuidadosa dos objetivos. Aqui estão alguns passos práticos para guiar o processo:
1. Defina Objetivos Claros
Antes de escolher os KPIs, é vital ter metas de negócios claramente definidas. Pergunte a si: O que a empresa quer alcançar? Os KPIs devem estar alinhados com essas metas para medir o progresso de forma significativa.
2.Identifique Áreas-Chave
Identifique as áreas críticas para o sucesso da empresa. Se o foco é aumentar as vendas, por exemplo, os KPIs podem incluir taxas de conversão, valor médio de transação ou até mesmo satisfação do cliente.
3.Escolha KPIs Relevantes
Selecione KPIs que realmente importam para o seu negócio e metas. Evite a tentação de medir tudo. Menos é mais quando se trata de KPIs, pois facilita o acompanhamento e a análise.
4.Defina Métricas Mensuráveis
Certifique-se de que os KPIs escolhidos sejam mensuráveis e ofereçam dados tangíveis. Isso facilita a avaliação do desempenho ao longo do tempo e a identificação de áreas de melhoria.
5.Estabeleça Metas Realistas
Defina metas que sejam desafiadoras, mas alcançáveis. Isso motiva a equipe e fornece um padrão claro para medir o sucesso.
6.Promova a Compreensão e Engajamento
Certifique-se de que todos na organização compreendam a importância dos KPIs e como eles contribuem para os objetivos gerais. O engajamento da equipe é crucial para o sucesso da implementação.
7.Reavalie e Ajuste Regularmente
O ambiente de negócios está em constante mudança. Periodicamente, reavalie seus KPIs para garantir que continuem relevantes e ajuste-os conforme necessário para refletir as mudanças nos objetivos ou no cenário empresarial.
Lembre-se, a implementação de KPIs não é apenas sobre números, mas sobre impulsionar melhorias tangíveis e orientar a tomada de decisões estratégicas.
Autor
Eric Vasconcelos Lima:
Sou graduando de Psicologia pela Universidade de Brasília, UnB. Anteriormente, atuei como Assessor de Gente e Gestão na Galt Vestibulares. Atualmente, desempenho o cargo de diretor de projetos na Praxis Consultoria Jr. Simultaneamente, integro o quadro de estagiários do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), mais especificamente no Setor de Qualidade de Vida no Trabalho (SEQVT). Além disso, faço parte do grupo de pesquisa IMPACTO, que tem como foco treinamentos organizacionais.
Referências:
Conheça 12 tipos de indicadores de desempenho fundamentais. (2018, November 4). HEFLO PT.https://www.heflo.com/pt-br/melhoria-processos/indicadores-de-desempenho-kpi/
Indicadores de Desempenho: O Guia completo e definitivo! (2015, June 7). Treasy | Planejamento E Controladoria. https://www.treasy.com.br/blog/indicadores-de-desempenho/
Mininel, C. (2020, December 2). 3 principais indicadores de satisfação do cliente. QuestionPro. https://www.questionpro.com/blog/pt-br/indicadores-de-satisfacao-do-cliente/
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