Como é a sua rotina de RH? Fazer planilha, folhas de pagamento, preencher papelada, resolver burocracia e tudo isso mais uma vez? Essa rotina pode estar prejudicando os resultados da sua empresa! Esse cotidiano corrido não permite imprevistos, além de prejudicar a qualidade das entregas.
Para acompanhar as tendências da modernidade, é necessário que você otimize a rotina do seu RH, tornando-o mais ágil e eficaz. Desse modo, você pode aderir a algumas práticas e parar de perder tempo com atividades mecânicas e simples.
O que é uma rotina de RH?
A rotina de RH envolve todas as atividades periódicas e frequentes que envolvem a atuação da área de recursos humanos. Com isso, a rotina do RH pode ser estratégica, ou seja, atua de forma planejada visando alcançar os objetivos da organização, ou responsiva e operacional, que atua em resposta às demandas e necessidades da sua empresa.
O modo como você realiza as atividades de RH tem forte influência no impacto e nos resultados da área. Desse modo o RH pode ser compreendido como responsivo ou como estratégico e essas diferenças afetam a rotina do seu RH.
RH responsivo
O RH responsivo, atua em resposta às demandas da empresa, solucionando os problemas conforme eles aparecem. Nesse formato de RH, a rotina é tomada por atividades com prazos curtos que tem o objetivo voltado para resultados imediatos.
Se o seu RH se encaixa nesse formato, é comum que você não tenha uma rotina bem estabelecida. Por isso, vamos te mostrar a importância de otimizar a rotina do seu RH.
RH estratégico
O RH estratégico, em contraposição, age de forma planejada e orientada para os objetivos e resultados organizacionais. Nesse caso, a área de recursos humanos se torna diferencial para o atingimento das metas da empresa.
Uma gestão de RH estratégica atua com um planejamento a longo prazo que constrói um destaque no mercado, por meio de uma rotina certeira e bem estruturada. Isso permite que seu RH realize ações voltadas para o desenvolvimento e cuidados com as pessoas, visto que as pessoas passam a ocupar uma posição essencial para a garantia de melhores resultados (Freitas et al., 2010).
Dificuldade de estabelecer uma rotina ágil
A principal dificuldade ao pensar em otimizar a rotina do RH e estabelecer uma rotina ágil é a disposição à mudanças. Existe um termo chamado “kafkaesco” que se refere a ações que continuam acontecendo por costume, perdendo a lógica e o sentido de existirem. Assim, essas atividades kafkaescas, que ocorrem na rotina do seu RH só porque sempre foi feito dessa forma, são prejudiciais aos resultados da empresa.
Benefícios de otimizar a rotina do seu RH
Com isso, enfrentar a resistência à mudança pode ser desafiador, entretanto, resulta em diversos benefícios para a empresa e para os colaboradores. Por isso, vamos te mostrar como a otimização vai impactar positivamente o seu RH.
Satisfação
Segundo, Locke (1976), satisfação no trabalho é um estado positivo ou de prazer resultante do trabalho, ou seja, é sentir-se bem com as atividades e atuação desempenhada no ambiente de trabalho. Desse modo, a rotina do RH impacta como os colaboradores da área irão se sentir sobre a relação deles com a empresa, afetando a satisfação desses membros.
A satisfação é influenciada por características individuais e características do trabalho, impactando positivamente o desempenho e os resultados (Bowling, 2007). Desse modo, uma rotina de RH bem estruturada permite maior compreensão do impacto das ações de recursos humanos na empresa, além de facilitar a mensuração da eficácia delas.
Comunicação
Uma empresa com rotina do RH otimizada possibilita que as ações sejam alinhadas com a organização, permitindo uma comunicação eficaz e transparente. Isso pode ser realizado por meio de sensibilizações em que os profissionais da área de recursos humanos explicam os benefícios decorrentes de cada ação.
Essa prática gera também um maior reconhecimento do RH, por meio do alinhamento com a empresa. Além disso, permite que os projetos internos sejam mais eficazes, devido à maior orientação para a realização.
Cuidar dos colaboradores
Ao planejar uma rotina de RH otimizada, o tempo das atividades é reduzido e pode ser redirecionado para o cuidado com os membros da empresa. Assim, é possível realizar ações estratégicas de RH, como atividades de valorização, treinamento e desenvolvimento dos colaboradores e gestão de desempenho.
Desse modo, seu RH não será reduzido a atividades burocráticas com tarefas maçantes e demoradas. Será possível promover um maior bem estar e qualidade de vida para os membros da sua empresa.
RH 4.0
Outro diferencial que se torna possível por meio de uma rotina de RH otimizada é a adesão ao modelo de RH 4.0. Nesse modelo, a tecnologia é utilizada como forma de aumentar a eficiência na gestão de pessoas e nos processos burocráticos, aumentando a efetividade das práticas de RH.
Ao implementar o modelo de RH 4.0, você irá se destacar no mercado tendo a tecnologia como um diferencial. Assim, você terá benefícios além de agilidade, mas integração de informações e análise de dados mais completa.
Como otimizar a rotina do RH?
“Uma visão sem ação não passa de um sonho, ação sem visão é só um passatempo, uma visão com ação pode mudar o mundo!”
– Joel Arthur Barker
Com essa frase, compreendemos a necessidade de uma rotina alinhada com a estratégia da empresa. Dessa forma, realizar ações de RH bem planejadas e voltadas para objetivos e resultados bem definidos vai impulsionar a sua empresa para melhores entregas e destaque no mercado. Pensando nisso, vamos dar algumas dicas para otimizar seu RH.
Tenha clareza dos objetivos
Para evitar processos desnecessários e uma atuação pouco eficiente do seu RH, é necessário que cada ação realizada esteja direta ou indiretamente ligada aos objetivos da área ou da organização. Com isso, estabelecer esses objetivos vai ajudar sua equipe a ter foco e um melhor desempenho.
Para isso, a metodologia OKR (Objectives and Key-Results) é um diferencial, mantendo o foco da equipe nos objetivos e nos resultados-chave, para estruturar uma rotina certeira e efetiva para o seu RH. Além disso, a equipe vai ter maior clareza e alinhamento do impacto das ações na empresa.
Revise os processos de RH
Consultar os processos de RH e revisá-los é essencial para identificar a necessidade de mudanças e atividades que já não se aplicam à empresa. Assim, você pode acompanhar as mudanças do mercado e da área, deixando a empresa sempre atualizada.
Nesse ponto, é fundamental acompanhar as evoluções tecnológicas para aprimorar e otimizar o tempo dos processos da área. Segundo Freitas (2010), utilizar ferramentas de automação é uma prática que otimiza a rotina do RH, visto que permite a integração e complementaridade das atividades.
Organize um calendário
Fazer um planejamento estabelecendo prazos para atividades é de extrema importância para a organização da equipe. Desse modo, é possível mapear quanto tempo dura a execução de cada atividade e questionar o que pode se tornar mais ágil.
Além disso, organizar um calendário de tarefas permite um planejamento antecipado, agindo de forma preventiva na realidade da organização. Uma dica é deixar intervalos entre as atividades para que a flexibilização de prazos seja possível em caso de imprevistos, garantindo a qualidade das entregas.
Estruture uma gestão de conhecimento
A gestão de conhecimento é o compartilhamento das melhores práticas e procedimentos dentro de uma organização (Massingham, 2014). Com isso, ter uma gestão de conhecimento é estudar e analisar a forma como as atividades eram feitas e assim estruturar uma rotina mais eficaz para a sua área.
Converse com as pessoas da área
Para pensar em formas de otimizar a rotina do RH, é fundamental escutar as pessoas que atuam diretamente nessa rotina. Por isso, consultar os profissionais da área ajuda a compreender o porquê da demora de alguns processos, identificar problemas e pensar em soluções viáveis. Desse modo, é importante que os colaboradores de RH participem dessas mudanças compartilhando seu conhecimento e vivência profissional.
Conclusão
Sendo assim, otimizar a rotina do seu RH envolve tanto uma atuação mais estratégica como uma atuação ágil. Dessa forma, um planejamento, juntamente com recursos de gestão de conhecimento, ferramentas e clareza dos objetivos desejados permite que seu RH tenha mais eficiência e beneficie os colaboradores e a sua empresa.
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Referências
Freitas, B., Ricardo De;, W., Jabbour, C., & José, C. (2010). Revista de Ciências da Administração. 12, 163–188. https://www.redalyc.org/pdf/2735/273519428007.pdf
Robbins, S., Judge, T., & Sobral, F. (2010). Atitudes e satisfação no trabalho. In ________. Comportamento Organizacional: teoria e prática no contexto brasileiro (14ª ed., pp- 65-90). São Paulo: Pearson Prentice Hall
Zanelli, J. C., Borges-Andrade, J. E., & Bastos, A. V. B. (2014). Psicologia, organizações e trabalho no Brasil (2ª ed.). Porto Alegre: Artmed.
Massingham, P. (2014). An evaluation of knowledge management tools: Part 1 – managing knowledge resources. Journal of Knowledge Management, 18(6), 1075–1100. https://doi.org/10.1108/jkm-11-2013-0449
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