A saída de um membro antigo da empresa pode ser um momento de ansiedade e preocupação para os gestores. O que é melhor? Escolher um sucessor ou fazer um processo seletivo externo? Qual colaborador estará preparado para assumir o cargo? Em quanto eu preciso para preparar esse colaborador? Essas são perguntas comuns nos momentos em que um plano de sucessão é necessário. Entretanto, não precisa ser assim! A ferramenta Nine Box pode ser uma grande aliada no processo de criação de um plano de sucessão, deixando essa tomada de decisão mais clara e estruturada.
Aqui vamos falar o que é a ferramenta de Nine Box e como esse recurso inovador pode te ajudar durante o plano de sucessão. Quer saber mais? Vem com a gente!
O que é plano de sucessão?
“O planejamento sucessório consiste em uma abordagem sistemática e de longo prazo para atender às atuais e futuras necessidades de talentos de uma organização para continuar a cumprir sua missão e atender ou exceder os seus objetivos de negócio”
Rothwell (2005)
O plano de sucessão é um planejamento de carreira voltado para uma preparação de colaboradores para assumir cargos de posição estratégica dentro da empresa. Segundo Magalhães e Bendassolli (2015), o sistema de transição de carreiras envolve um conjunto de políticas para gerenciar o fluxo de membros e as trocas entre a equipe, visando promover o equilíbrio entre a satisfação dos membros e da empresa.
Desse modo, o plano de sucessão promove o treinamento, capacitação e acompanhamento dos membros para que sejam capazes de assumir altas posições, de modo a atender as demandas da empresa e melhorar a motivação dos colaboradores. Assim, a progressão de carreira envolve fatores psicológicos, sociais, econômicos, sendo orientada por objetivos pessoais e profissionais.
Modelos de planos de sucessão
A forma que o plano de sucessão é realizado e os critérios utilizados podem variar conforme o perfil e as necessidades da empresa. Assim, é importante conhecer as abordagens de plano de sucessão para compreender qual a melhor forma de aplicar essa prática na sua organização.
Plano de sucessão de reposição
Nesse caso, o plano de sucessão ocorre por escolha dos executivos de altos cargos, de modo que não há grande reflexão sobre as demandas dos indivíduos e da empresa. Esse modelo de plano de sucessão pode funcionar bem em empresas estáveis e com pouca competitividade.
Plano de sucessão com ênfase no desenvolvimento
O plano de sucessão com ênfase no desenvolvimento é um planejamento que busca compreender as necessidades e demandas de desenvolvimento dos membros. Com isso, é possível realizar uma escolha mais transparente e objetiva do colaborador mais adequado para a sucessão. Esse modelo é importante para o desenvolvimento dos colaboradores para um cargo específico, voltados para aspectos técnicos da atividade, assim, pode ser realizado após a escolha dos principais candidatos para a sucessão.
Plano de sucessão com ênfase nas necessidades estratégicas do negócio
O modelo de ênfase nas necessidades estratégicas é orientado para as demandas da empresa, atuando de forma ampla e integrada à gestão de pessoas. Assim, o plano de sucessão atua como um conjunto de normas e procedimentos para que a sucessão faça parte do sistema de gestão de pessoas, sendo uma prática introduzida na rotina organizacional e realizada de forma contínua.
Benefícios do plano de sucessão
O plano de sucessão é uma importante forma de pensar o futuro da sua empresa de forma estratégica e consciente. Assim, ao planejar um plano de sucessão você tem alguns benefícios para a sua empresa e para os seus colaboradores.
Acompanhamento
O plano de sucessão realizado de forma planejada permite acompanhar a melhoria do desempenho e o desenvolvimento dos colaboradores. Dessa forma há uma compreensão clara e transparente dos pontos a serem desenvolvidos entre os membros da organização.
Banco de talentos
Realizar um plano de sucessão integrado à gestão de pessoas permite a criação de um banco de talentos com colaboradores preparados para ocupar cargos-chave na sua empresa. Isso facilita a tomada de decisões das lideranças, melhorando a agilidade e a eficiência.
Trajetórias
O plano de sucessão também permite que uma trajetória de carreira seja definida na organização. As trajetórias de carreira têm forte relação com a avaliação de necessidades, de modo que se compreende a importância dos cargos para o plano estratégico da empresa.
Return on Investment (ROI)
O desenvolvimento e progressão de um colaborador interno à organização permite que haja um maior retorno do investimento aplicado nos membros da empresa. Isso ocorre, pois um gestor que conhece a rotina da organização e já está inserido nela tem maior compreensão do contexto em que está inserido, promovendo profissionais que contribuam para o alcance dos objetivos organizacionais, sendo necessário um menor período de ambientação. Além disso, a perspectiva de progressão na carreira faz com que os colaboradores se mantenham engajados e produtivos.
O que é o Nine Box?
A Matriz Nine Box é uma ferramenta utilizada para gerenciamento de desempenho, permitindo uma compreensão visual do potencial e do desempenho de seus colaboradores. Assim, você pode acompanhar o desenvolvimento individual de cada membro da equipe, identificar talentos promissores, áreas de melhoria e lacunas no desenvolvimento por meio de uma representação gráfica simples e eficiente.
A representação da Matriz Nine Box é composta por uma grade gráfica dividida em 9 caixas, formando assim o nome da ferramenta. O eixo vertical representa o potencial do colaborador na empresa, enquanto o eixo horizontal representa o seu desempenho. Essa combinação de fatores oferece uma visão abrangente e clara do progresso e das oportunidades de crescimento de cada indivíduo, ajudando os gestores a alcançarem o potencial máximo da equipe.
Por que usar o Nine Box?
Além de permitir o acompanhamento do desenvolvimento, identificar pontos fortes e fracos, a Matriz Nine Box tem diversos impactos positivos para a empresa como em geral. Dentre esses benefícios temos a maior gestão de tempo, visto que facilita o trabalho das lideranças de observar e comparar o desempenho da equipe, tornando essa atividade mais ágil por meio da automação.
Além disso, a Nine Box facilita a gestão de conhecimento, visto que retoma as informações coletadas no ciclo anterior, destacando a evolução dos colaboradores de modo a estimular o contato constante com as informações coletadas anteriormente. Outro benefício de utilizar o Nine Box é a praticidade envolvida em identificar os funcionários mais adequados para uma promoção ou para entrar em um plano de sucessão, pois, quando o colaborador alcança o maior nível em desempenho e em potencial, ele está preparado para ter novos desafios e crescer em sua carreira.
A plataforma da Impulseup possibilita um mapa de informações completo que vai para além do recurso visual da Box, fornecendo uma planilha com os resultados e informações detalhadas. Outro diferencial da plataforma é possibilidade da calibração, ou seja, os gestores podem avaliar se a representação gráfica gerada condiz com a realidade, no entanto, durante a calibração, é necessário ter uma postura imparcial, questionadora e profissional.
Como o Nine Box te ajuda no plano de sucessão?
A ferramenta da matriz Nine Box pode te auxiliar a desenvolver um plano de sucessão ao compilar informações importantes em um formato simples e intuitivo. Assim, é possível acompanhar a evolução e desenvolvimento dos colaboradores.
Na plataforma da Impulseup, você também pode personalizar as variáveis dos eixos, ou seja, você não estará restrito à tomar uma decisão apenas com base no potencial e no desempenho; alterar os parâmetros, então você é capaz de mudar a pontuação de cada nível conforme a realidade da sua empresa; além de ser possível personalizar a cor e o nome dos quadrantes de acordo com sua identidade visual e a linguagem utilizada na organização.
Identificar os colaboradores
O primeiro passo é identificar os colaboradores de destaque que estão no maior quadrante dos dois eixos. Esses colaboradores já estão em uma posição diferencial dentro da empresa de modo que apresentam um alto índice de entregas ou de desempenho, além de apresentarem alto potencial de crescimento e de ocupar altos cargos.
Informações
Após identificar as pessoas capacitadas para participar do plano de sucessão, é necessário buscar informações como: qual o nível de satisfação do membro? Qual o risco de saída? Qual o impacto da saída desse colaborador para a empresa?. Isso é necessário, pois uma promoção pode aumentar a satisfação e o vínculo do colaborador com a empresa, de modo que o plano de sucessão pode atuar como uma solução para altos níveis de turnover.
Essas informações podem ser obtidas em reuniões one-on-one, nos feedbacks e nas avaliações de desempenho, por exemplo. Por isso, é importante ter uma boa gestão de conhecimento para conseguir acessar esses dados.
Identificar cargo
Como vimos, o plano de sucessão é um planejamento voltado para desenvolver as competências necessárias para um cargo específico. Sendo assim, é necessário entender qual cargo apresentará vacância e se encaixa no perfil do colaborador.
Estabelecer um prazo
O prazo necessário para ocorrer a sucessão envolve tanto o tempo para que o cargo esteja vago, quanto o período necessário para preparar o colaborador para o novo cargo. Desse modo, estabelecer um prazo para que ocorra a sucessão é fundamental para um bom planejamento dessa mudança.
Atividades para o desenvolvimento
Agora que você já tem uma maior clareza do seu plano de sucessão, você pode pensar em como você vai preparar esse membro para o novo cargo. Nesse momento, é importante ter em mente quais habilidades, hard skills ou soft skills, necessitam de desenvolvimento para assumir a nova posição. Assim, podem ser feitos acompanhamentos como mentoring e treinamentos que preparem o colaborador para a rotina que será iniciada, permitindo uma ambientação ainda com o auxílio do colaborador que será sucedido.
Como fazer um Plano de Sucessão por Nine Box na Impulseup?
O uso de ferramentas é algo que otimiza a atuação do seu RH, deixando ele mais estratégico e, consequentemente, mais eficiente. Por isso, vamos te mostrar como a plataforma da Impulseup pode ser utilizada e levar seu RH para um novo nível em alguns passos.
1- Estruture uma avaliação de desempenho
Para realizar um plano de sucessão, é fundamental compreender como está o desempenho dos seus colaboradores, mas também qual o potencial de crescimento deles. Desse modo, você consegue realizar planejamentos a longo prazo com um acompanhamento contínuo.
Na Impulseup, você pode criar suas avaliações completamente do 0, ou usar nossos modelos que são inteiramente editáveis para se adaptar a sua realidade.
Para a utilização da Matriz Nine Box, a avaliação de desempenho precisa ter duas seções, por isso sugerimos uma avaliação de desempenho por competência e potencial. Assim, no nosso modelo você encontra exemplos de competências, podendo retirar as que não fazem sentido para a sua empresa e também adicionar novas.
Ao fazer o formulário de avaliação de desempenho, você tem a opção de importar planilha, restringir competências para cargos e áreas específicas e alterar o peso das competências. Dessa forma, você terá um formulário de avaliação de desempenho completamente personalizado de forma simples e rápida.
2- Realize a Calibragem
Após a coleta dos dados, é fundamental formar um comitê de calibragem para reduzir vieses e ter informações mais próximas da realidade.
Para realizar a calibragem é simples! Basta clicar e arrastar o nome do funcionário para o novo quadrante ajustando às pontuações de cada eixo que também são editáveis.
3- Preencha as informações de cada colaborador
Existem algumas informações que devem ser consideradas antes de estruturar o plano de sucessão. Dentre essas, é importante saber o risco de saída de cada colaborador e qual o impacto da atuação deles.
Desse modo, tenha atenção aos colaboradores desmotivados, ou que estejam passando por mudanças pessoais, como aposentadoria ou mudança de carreira. Isso é fundamental para que você atue de forma preventiva, evitando a saída de talentos ou se preparando para ela.
Assim, na própria Nine Box você pode estruturar quem é sucessor e quem é sucedido em cada cargo e o prazo para a sucessão. Desse modo, compreender o que precisa ser feito e desenvolvido até a sucessão se torna mais fácil.
4- Hora de colocar em prática
Agora que você já tem as informações necessárias reunidas em um só lugar, você pode partir para a ação. Com isso, é necessário que sua equipe de RH identifique os colaboradores destaque e colaboradores desmotivados.
Inicialmente, invista e valorize em capacitação constante para aprimorar os profissionais que ocupam a parte superior direita da Nine Box.
Esses profissionais são responsáveis por destacar a empresa no mercado, identificando possibilidades de crescimento e propondo inovações.
Desse modo, esses profissionais permanecerão na sua empresa e estarão cada vez mais preparados para assumir altos cargos.
Os profissionais da parte central da Nine Box são aqueles que devem ser desenvolvidos. Esse desenvolvimento pode ser voltado para o alinhamento com a cultura organizacional da empresa ou para melhorar a atuação.
Com isso, eles poderão se destacar cada vez mais, mantendo os bons resultados da organização. Além disso, é comum que esses quadrantes centrais sejam ocupados pela maior parte da empresa. Por isso, é válido mapear as necessidades de treinamentos gerais, promovendo o desenvolvimento dos profissionais em nível amplo, mas também a nível individual por meio de PDIs.
Por fim, é importante ter atenção também à metade inferior esquerda da Matriz Nine Box, visto que caso seja negligenciada, pode causar prejuízos. Sendo assim, é importante questionar:
- Qual o motivo do baixo potencial e desempenho?
- Esse resultado é frequente ou pontual?
- O que pode ser feito para mudar isso?
Com base nesses questionamentos, pode-se estruturar uma intervenção ou decidir pelo desligamento do profissional.
Conclusão
Como vimos, a ferramenta Nine Box pode gerar um grande impacto positivo na sua empresa, ajudando a se preparar para momentos de angústia causados pela aposentadoria ou saída de membros em posições estratégicas. Assim, o Nine Box permite que essa decisão seja pensada de forma planejada e fundamentada, permitindo que sua empresa se mantenha bem estruturada mesmo em momentos desafiadores.
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Referências
https://revistas.pucsp.br/index.php/ReCaPe/article/view/45921/31102
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