Nine Box: saiba o que é e como dominar essa ferramenta!

Como você planeja o seu futuro? Como você planeja a compra de um apartamento ou uma viagem de férias? Ter garantia de coisas que ainda não aconteceram pode ser algo complicado e desafiador, seja no contexto pessoal ou profissional. No âmbito profissional e de desenvolvimento, existe uma ferramenta que pode te ajudar! A ferramenta Nine Box pode te auxiliar com o seu planejamento de modo que tomar decisões futuras não seja mais um desafio.

Essa forma de compreender dados por meio de uma apresentação intuitiva e simples, vai ajudar a sua empresa a ter uma visão ampla dos colaboradores e do futuro da sua empresa. Então se quiser saber mais sobre a Matriz Nine Box, vem com a gente!

Como surgiu a Nine Box?

A Matriz Nine Box surgiu no século XX, entretanto, ela ainda é uma forma inovadora e diferenciada de compreender o desempenho dos colaboradores de uma empresa. A Nine Box foi criada pela McKinsey, baseada na Boston Box, um gráfico com 4 quadrantes que organizava os produtos por crescimento e participação no mercado, simplificando questões elaboradas de estratégias de marketing.

Essa forma de organização objetiva e estratégica foi o primeiro passo para que a McKinsey pudesse criar a Nine Box. Afinal, as empresas estavam se tornando mais complexas e precisavam de um recurso adequado para gerenciar seus investimentos.

Essa, no entanto, ainda não é a Nine Box que utilizamos hoje. Ela foi aprimorada por um grupo de pesquisadores, buscando “A evolução da gestão estratégica” por meio de planejamento, previsão e orientação para o mercado. Desse modo, com o passar dos anos, esse modelo começou a ser aplicado também para os recursos humanos de uma empresa, avaliando o potencial e o desempenho dos colaboradores.

O que é Nine Box?

A matriz nine box é um recurso de gestão de desempenho que, geralmente, utiliza dados coletados na avaliação de desempenho, contribuindo para que sua empresa possa desenvolver os colaboradores e traçar projeções futuras de forma planejada. Assim, a matriz é dividida em 9 quadrantes localizados em 2 eixos: potencial (eixo Y) e desempenho (eixo x) e os colaboradores são distribuídos nesses quadrantes de acordo com seus resultados.

Com isso, a primeira coluna (eixo x), corresponde a um baixo desempenho, a segunda coluna é um desempenho médio e por fim a terceira coluna se refere a um colaborador com alto desempenho. Além disso, temos as linhas (eixo y), em que a primeira corresponde ao baixo potencial, a segunda ao potencial médio e a terceira, o alto potencial.

Desse modo, combinando essas duas variáveis, você pode ter uma melhor compreensão do enquadramento do colaborador dentro da sua empresa. Assim, você compreende quais funcionários devem ser desenvolvidos e valorizados, para alcançarem uma eficiência máxima.

Estratégia com Nine Box e Avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho tem o intuito de ajudar na compreensão do desempenho dos membros da empresa para aprimorá-los. No entanto, para que ela seja eficaz, os dados obtidos devem ser analisados e utilizados na tomada de decisão, direcionando sua empresa para uma gestão estratégica.

Desse modo, utilizar a Nine Box te ajuda a mapear e compreender de forma simples e visual as necessidades dos funcionários da empresa. Assim, suas decisões se tornam mais rápidas e certeiras, fundamentadas em uma visão ampla do colaborador dentro da organização.

É importante compreender a necessidade de que, ao realizar uma avaliação de desempenho, seja dado um retorno para os colaboradores, de modo que a equipe compreenda em que serão utilizados esses resultados. Assim, a matriz nine box vai te ajudar a aplicar as mudanças necessárias de acordo com a avaliação de desempenho, apresentando os impactos da avaliação de desempenho da equipe.

Plano de carreira

Na nine box você pode ter um planejamento de sucessão mais eficaz, identificando os colaboradores de destaque. Desse modo, ao pensar na saída ou promoção de um colaborador que ocupe uma posição estratégica é possível capacitar colaboradores de alto desempenho e potencial.

Assim, sua empresa terá profissionais já familiarizados com a cultura e com os valores ocupando cargos estratégicos. Dessa forma, as lideranças serão mais adaptadas ao contexto da organização realizando ações estratégicas e adequadas à realidade da empresa.

Treinamentos de lideranças

Desenvolver lideranças é um passo fundamental para que um plano de progressão seja bem-sucedido. Por isso, é importante que seja uma ação focada em colaboradores específicos. Assim, o nine box pode te ajudar a selecionar esses profissionais para que você possa identificar quais habilidades e competências devem ser desenvolvidas para que ele assuma um cargo de liderança.

Com isso, treinamentos de liderança direcionados geram uma redução de gastos com recrutamento e seleção, além de fornecer uma preparação mais específica e complexa para os colaboradores em destaque. Portanto, o nine box é uma solução simples capaz de realizar tarefas importantes de forma mais ágil e eficiente.

Valorização

A valorização é um processo importante para o desempenho e a motivação dos colaboradores, pois os mantém engajados em suas atividades, desempenhando elas com maior eficácia. No entanto, durante a rotina acelerada da empresa, pode ser comum não notar o destaque de alguns colaboradores, mas com a ferramenta nine box essa tarefa se torna mais fácil.

A apresentação visual da matriz nine box torna mais fácil para sua equipe de recursos humanos identificar quais funcionários devem ser valorizados. Nesse caso, a escolha dos quadrantes que serão valorizados pode variar conforme a situação atual da empresa e os valores da empresa.

Essa valorização é uma alternativa eficaz para manter a motivação e engajamento entre seus colaboradores quando não é possível realizar uma progressão na carreira. Assim, existem alternativas de valorização como: prêmios e recompensas, eventos de reconhecimento e feedbacks.

Realocação

Um colaborador que apresenta baixo potencial e baixo desempenho pode ser um grande alerta sobre a motivação dentro da empresa. Isso ocorre, pois a baixa motivação impacta negativamente no desempenho e na satisfação com o trabalho. Assim, uma realocação pode ser trabalhada como uma solução, atribuindo novos sentidos ao trabalho e relacionando o trabalho com os valores pessoais do colaborador. Assim, ao colocar esse funcionário em um novo cargo.

Desse modo, a matriz nine box é eficiente para a localização de colaboradores que podem estar desmotivados, de modo que isso impacta tanto o desempenho quanto o potencial de desenvolvimento. Com isso, os quadrantes de que combinem baixo ou médio potencial e baixo ou médio desempenho são onde agrupam colaboradores de alerta. Com isso, é importante que ocorra uma conversa com o colaborador para entender a causa do baixo desempenho e potencial e, se necessário, apresentar a proposta de realocação para o funcionário.

Plano de desenvolvimento individual

A nine box facilita identificar pontos de desenvolvimento individual, visto que se trata de uma avaliação baseada em competências. Logo uma pontuação baixa pode ser resolvida pelo desenvolvimento de habilidades e competências. Assim, a nine box pode direcionar a necessidade de planos de desenvolvimento individual, solucionando dificuldades particulares de alguns colaboradores por meio de tarefas, leituras, treinamentos assíncronos e benchmarkings.

Treinamentos internos

Caso o baixo desempenho em alguma competência seja generalizado entre muitos colaboradores dentro da sua empresa, isso pode ser sinal da necessidade de um treinamento interno para esses colaboradores. Assim, é importante fazer um planejamento de treinamento no ciclo de desenvolvimento dos colaboradores, para que possa resolver dificuldades gerais dos funcionários de forma mais eficiente.

Passo a passo para criar o nine box

Você não precisa ser um expert em gestão de desempenho para utilizar a matriz nine box, você só precisa da ajuda correta. A nine box é um recurso inovador e diferenciado que te ajuda a ter uma visão integral da empresa, mas se você ainda não sabe como montar a sua, vem com a gente que nós te ajudamos!

Realizar a avaliação de desempenho

A avaliação de desempenho é a forma mais prática e completa de coleta de dados para a montagem da nine box. Assim, se montada adequadamente, a avaliação de desempenho permite a compreensão das práticas dos valores da organização, abordando competências adequadas para a realidade da sua empresa.

Com isso, os dados coletados podem abordar a perspectiva de diversos colaboradores, a depender do modelo de avaliação de desempenho adotado. Dessa forma é possível atuar de forma mais ampla, compreendendo diversas formas de relações no espaço de trabalho, reduzindo vieses e aumentando a qualidade dos dados.

Criar o nine box

A matriz nine box pode ser criada em qualquer planilha, estabelecendo o intervalo de valores em cada quadrante e alocando os colaboradores de acordo com suas pontuações. Se quiser saber mais, você pode entender Como fazer Matriz Nine Box em Excel lendo nosso post!

No entanto, é importante reforçar os recursos necessários para a montagem da Nine box, como: tempo e disponibilidade da equipe de recursos humanos. Pensando nisso, pode ser um bom investimento a contratação de uma plataforma que automatize esse serviço a depender do tamanho da empresa e do número de colaboradores.

Importar dados

Essa etapa deve ser realizada de forma cuidadosa para que não haja erro. Assim, todos os dados coletados na avaliação de desempenho devem ser passados para uma planilha com a nine box. Nesse momento, a visualização dos colaboradores começa a tomar forma e ficar mais clara, permitindo a melhor compreensão da empresa.

Caso você opte por automatizar esse processo, ele ocorrerá de forma mais rápida e com uma menor chance de erros, aumentando a eficiência dessa atividade. Assim, comumente, as ferramentas de Nine box possibilitam o upload dos dados para a ferramenta de forma rápida e simples, resolvendo esse passo em apenas alguns clicks.

Calibragem

O momento da calibragem é de extrema importância para que a nine box represente a realidade sobre a situação dos colaboradores. Assim, a calibragem é como um balanceamento para evitar que as informações estejam enviesadas ou tendenciosas.

Desse modo, são reunidos alguns gestores que avaliam se a pontuação está adequada, podendo ser realizada alguma alteração pensando no desenvolvimento mais adequado para o membro em questão. Com isso, é importante que o comitê de calibração seja formado por pessoas que realmente acompanharam os membros, sendo frequentemente composto pelos gestores e lideranças.

Análise

A análise de dados pela matriz nine box consiste em criar grupos de colaboradores de acordo com o potencial e o desempenho de cada um, simplificando a identificação das necessidades de desenvolvimento por meio de perfis de colaboradores. Sendo assim, em cada um dos quadrantes você tem colaboradores com necessidades semelhantes a serem trabalhadas por meio da gestão de pessoas.

Tomada de decisão

Com esses dados de forma clara, é mais fácil identificar os colaboradores que precisam de desenvolvimento e os colaboradores que são um destaque na organização. Portanto, o uso da nine box permite que você acompanhe seus colaboradores compreendendo a mudança ou permanência de quadrante em cada ciclo de avaliação.

Dessa forma, é possível acompanhar a situação dos colaboradores, fundamentando a tomada de decisões. Com isso, tomar decisões se torna mais rápido e prático, visto que o acompanhamento pela nine box permite o planejamento antecipado e que considera a empresa de forma geral em seu quadro de colaboradores.

Como desenvolver os colaboradores

O desenvolvimento de cada colaborador vai depender das demandas de cada um, por isso, a matriz nine box agrupa em quadrantes pessoas com demandas semelhantes de modo que torna mais fácil compreender as necessidades com base no potencial e no desempenho.

Assim, compreendemos que o potencial deve ser constantemente desenvolvido para que o colaborador se aprimore constantemente em suas atividades, abordando demandas mais específicas. Portanto, para melhorar o potencial, é importante investir em planos de desenvolvimento individuais focados tanto em soft skills quanto em hard skills.

Alto potencial + alto desempenho

Esse perfil de colaboradores costuma ser um grande destaque dentro da organização, sendo pessoas que agregam valor à empresa e contribuem para o ambiente de trabalho. Desse modo, esses funcionários são os mais adequados para ocupar cargos estratégicos e posições de liderança, portanto, um plano de sucessão pode ser o ideal para eles.

Pensando nisso, o ideal é desenvolver competências e habilidades voltadas para liderança de acordo com os valores da sua empresa. Com isso, é fundamental que esses funcionários aprendam a delegar tarefas, orientar e motivar equipes e se comunicar bem.

Caso exista a possibilidade de sucessão, é importante realizar um acompanhamento mais próximo para aprender sobre o novo cargo. Isso pode ser realizado por meio do mentoring, de modo que o funcionário que será sucedido ensina e orienta o colaborador de destaque, fazendo com que ele obtenha as hard skills e soft skills necessárias.

Alto desempenho

Os demais colaboradores de alto desempenho também possuem um impacto positivo para a empresa. No entanto, é importante que haja maior capacitação para que o membro da empresa tenha maior domínio das atividades. Esse perfil que envolve tanto o membro comprometido quanto o de forte desempenho é comum em colaboradores mais novos, que apesar de realizarem as atividades que lhes são delegadas, não possuem as competências necessárias para se destacar na empresa.

Com base nisso, para aumentar o potencial desses colaboradores, é importante realizar treinamentos gerais com as competências básicas para a atuação, de modo que eles terão recursos para se desenvolver no decorrer da carreira. Além disso, é importante investir em planos de desenvolvimento individuais, para que possa atender as demandas mais específicas e assim estimular uma constante evolução.

Médio desempenho

Esses colaboradores, envolvem colaboradores eficazes, mantenedores e de forte desempenho. Apesar de já terem o desempenho esperado, possuem capacidade de alcançar resultados ainda melhores. Portanto, o principal objetivo do desenvolvimento desses colaboradores é melhorar os resultados para que eles se tornem colaboradores de destaque.

Sendo assim, nesses casos, estratégias como o estabelecimento de metas desafiadoras podem ser um importante motivador para melhorar ainda mais o desempenho do colaborador. Segundo Zanneli, a motivação é uma ação dirigida a objetivos e ativada por diversos fatores, incluindo metas e, conforme a Teoria do estabelecimento de metas de Locke e Latham (1990) as metas são responsáveis por dirigir a atenção, mobilizar esforço para a ação, encorajar a persistência e facilitar o desenvolvimento de uma estratégia. Desse modo, as metas atuam como um forte motivador para esse grupo de colaboradores.

Baixo desempenho

Para os colaboradores com baixo desempenho, é importante entender que diversos fatores podem estar impactando no cumprimento dos objetivos, desde motivação até questões pessoais. Sendo assim, primeiramente é necessário avaliar se esse resultado é frequente ou se ocorreu de forma pontual. Caso seja de forma pontual, é fundamental buscar entender a causa dessa queda de desempenho.

É crucial ter um olhar humanizado para os colaboradores, compreendendo que algumas coisas podem sair do nosso controle não alcançando o desempenho desejado. No entanto, é importante que isso não se torne corriqueiro. Pensando nisso, rodas de conversas sobre organização e traçar estratégias sobre o equilíbrio entre vida profissional e pessoal podem ajudar a melhorar o desempenho dos colaboradores e tornar a experiência na empresa mais eficaz.

Caso o motivo desse baixo desempenho seja causado por fatores organizacionais, uma estratégia interessante a ser aplicada é o uso de KPIs e OKRs. Os Key Performance Indicators, são valores quantitativos que ajudam a mensurar o desempenho dos funcionários de uma empresa, permitindo que eles tenham um maior controle de sua performance. Outra ferramenta são as OKRs, Objectives and Key-Results, se referem a objetivos amplos e inspiracionais que ajudam a identificar o êxito, contribuindo para uma compreensão do trabalho individual para o sucesso da empresa e melhorando o desempenho.

Baixo potencial + baixo desempenho

O perfil de colaborador insuficiente é um grande alerta para a organização, visto que representa um baixo desenvolvimento e também um baixo resultado. O desempenho tem forte relação com a motivação, sentido do trabalho e com fatores situacionais. Desse modo, o contexto da organização também é responsável pelo resultado de seus colaboradores. Sendo assim, cabe à sua empresa atuar de forma preventiva, promovendo o bem-estar e o suporte ao colaborador.

Para isso, reuniões one on one em que o colaborador possa ser acompanhado de forma mais próxima, compreendendo a relação dele com a empresa e a realização do funcionário com o trabalho. Isso ocorre, pois a realização é uma necessidade que possibilita a motivação, segundo McClelland (1953), solucionando as demandas antes que elas aumentem. Além disso, estimular a motivação é fundamental para a melhora do desempenho por meio de suporte social, vínculo com a equipe e autonomia.

Por outro lado, o desenvolvimento do potencial deve ocorrer tanto pela participação de treinamentos quanto por planos de desenvolvimento individuais. Desse modo, o colaborador poderá desenvolver competências necessárias para a boa atuação do funcionário da empresa.

Desafios da Nine Box

A implementação da Matriz Nine Box pode ser uma atividade desafiadora, considerando o trabalho para sua montagem. No entanto, os benefícios decorrentes dessa prática de a organização aplicar adequadamente são diferenciais para a sua empresa.

Clareza da estratégia organizacional

A estratégia organizacional é o mecanismo que uma organização utiliza para interagir com seu contexto e mapear como realizará a sua missão. Assim, caso não haja clareza da atuação da empresa, as informações fornecidas pela nine box não possuirão utilidade estratégica. Isso ocorre pois a estratégia organizacional é que orienta os comportamentos conforme as demandas do mercado dinâmico e competitivo.

Treinamento e capacitação

Para o bom uso da matriz nine box, é fundamental preparar os gestores para tirar o maior proveito da ferramenta e facilitar as atividades. Desse modo, é necessário que a prática de treinamento e desenvolvimento da equipe faça parte da cultura da sua empresa. Assim, só é possível ter um RH estratégico se houver recursos para que os colaboradores acompanhem as inovações e recursos necessários.

Conclusão

Sendo assim, a matriz nine box é um recurso capaz de contribuir fortemente para a maior agilidade e estratégia nas ações do RH da sua empresa, direcionando a equipe para uma atuação ágil e inovadora. Com isso, a ferramenta de nine box pode facilitar as práticas de gestão de pessoas de acordo com o perfil dos colaboradores, fazendo com que seu RH atue de forma mais específica.

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