Para que a área de Recursos Humanos dentro da empresa funcione da maneira mais estratégica possível, é necessário pautar as ações em métodos consistentes e precisos. É importante que as análises sejam fundamentadas em dados claros, como na matriz nine box.
Esse método tem sido cada vez mais usado dentro das empresas para fundamentar a tomada de decisões. Como o próprio nome diz, este recurso classifica os colaboradores dentro de nove caixas diferentes. Essas caixas são os quadrantes formados a partir de um gráfico com eixo x (horizontal) referente ao desempenho e às entregas atuais e eixo y (vertical) ao potencial de crescimento futuro.
É uma maneira bastante visual de enxergar equipes de forma macro e pode ser usada para diferentes propósitos. Continue com a gente para entender melhor a ferramenta nine box e o que os resultados mostrados nela significam.
Para que usar a matriz nine box?
A Matriz Nine Box é utilizada com o intuito de compreender a situação atual da empresa e atuar de forma preventiva sobre possíveis desafios. Assim, essa ferramenta orienta as ações de RH com o objetivo de reduzir o turnover, aumentar a satisfação, promover o desenvolvimento dos colaboradores e aumentar a produtividade.
Plano de sucessão
Um dos usos mais populares da ferramenta é para planejamento de sucessões. Ao observar a matriz nine box, é possível perceber quem são os colaboradores mais preparados e produtivos que podem, no futuro, ser promovidos ou ocupar um cargo de liderança que ficará vago.
O método também fica cada vez mais popular por ser de baixíssimo custo. Pode ser construído com em uma planilha, por exemplo, apesar de ficar mais trabalhoso.
Assim, realizar um plano de sucessão estratégico nunca foi tão simples.
Bonificações e reconhecimento
Outra forma de utilizar a matriz nine box é para planejar as bonificações e ações de reconhecimento. Assim, é possível usar os dados expostos na matriz nine box para criar algum sistema de meritocracias ou bonificação que promova a percepção de justiça na organização.
Desse modo, a equipe de RH é capaz de identificar quais colaboradores se destacam e precisam ser reconhecidos. Com isso, será gerado um maior vínculo entre o colaborador e a organização, além de aumentar a satisfação no trabalho.
Plano de cargos e salários
A matriz nine box também é uma boa base para fundamentar um plano de carreira e de cargos e salários consistente com as habilidades, entregas e desempenho do colaborador.
Assim, você pode compreender qual o desenvolvimento necessário para a promoção. Além disso, é possível estabelecer critérios claros e bem determinados para a mudança de cargo.
Para entender melhor como montar um plano coeso de cargos e salários, leia este artigo. É uma forma de deixar claro para o colaborador as competências e demandas esperadas dele e dá uma perspectiva de crescimento dentro da empresa.
Direcionar o desenvolvimento dos colaboradores
Você já deve saber como o desenvolvimento dos colaboradores é uma etapa fundamental após a avaliação de desempenho. Por isso, utilizar a matriz nine box pode tornar esse processo mais ágil e eficaz.
É possível ainda usar a matriz nine box para ter uma visão mais clara e efetiva de quais funcionários precisam ser desenvolvidos (com feedbacks ou Planos de Desenvolvimento Individuais). Assim, os líderes terão maior direcionamento ao dar feedbacks para as suas equipes e ao estruturar um plano de desenvolvimento.
Como funciona?
Observe a imagem acima. Ela representa um exemplo de matriz nine box. Nessa imagem, vemos que o eixo x ou horizontal representa o desempenho e o eixo y ou vertical, por sua vez, é o potencial. Assim, os colaboradores são distribuídos em cada quadrante de acordo com os resultados de uma análise feita previamente.
Para usar a matriz nine box, é preciso escolher quais são os critérios ou competências que vão servir de padrão para avaliar. Definir parâmetros claros é essencial para que a avaliação não se perca em achismos ou vieses.
Para conferir alguns exemplos de competências que podem ser utilizadas, leia nosso artigo “Mapeamento de Competências: Exemplos práticos para aplicar na sua empresa”.
Como coletar os dados para a matriz nine box
Avaliação de desempenho
Quando abordamos o desempenho, estamos falando de rendimento e eficiência. Assim, o eixo de desempenho pode ser preenchido com percentual de cumprimento de metas, número de entregas ou quantidade de ações realizadas, por exemplo.
Desse modo, o desempenho é uma métrica quantitativa e clara. No entanto, apenas ele não é o suficiente para verificar a situação dos funcionários da sua empresa. Assim, é importante realizar também uma avaliação de potencial.
Avaliação de potencial
Essa avaliação permite acompanhar os efeitos de ações de reconhecimento, desenvolvimento e bonificações. Portanto, além de fornecer dados para a matriz nine box, a avaliação de potencial é capaz de verificar os impactos das ações de recursos humanos.
Dessa maneira, é possível medir o potencial dos colaboradores por meio de habilidades, competências e comportamentos. Assim, esses fatores podem não ter aumentado o desempenho no período analisado, mas serão responsáveis por uma melhoria de resultados a longo prazo.
Pensando nisso, a avaliação de potencial juntamente com a avaliação do desempenho é ideal para visualizar a situação presente e prever resultados futuros.
O que cada quadrante significa?
De acordo com o posicionamento de cada colaborador, é possível definir o que a instituição pode fazer com ele. Um funcionário que tem baixo potencial mas desempenho acima do esperado é tido como comprometido. Pode ser interessante rever a remuneração dele, por exemplo.
Veja abaixo o que significa a classificação em cada quadrante dentro da matriz e também sugestões de como lidar com cada tipo de colaborador:
- Baixo potencial e desempenho abaixo do esperado: insuficiente. É bom rever se este colaborador está na função certa. Pode ser o caso de remanejá-lo para uma função menor, com menos atribuições ou, em situações mais graves, demiti-lo.
- Baixo potencial e desempenho esperado: eficaz. Este funcionário eficaz não costuma dar problemas, faz o que precisa fazer mas não demonstra muita inovação ou criatividade. Treinamentos ou a inclusão em novos projetos pode ser o pontapé que ele precisa para se envolver mais com o trabalho.
- Baixo potencial e desempenho acima do esperado: comprometido, está na função certa. A remuneração pode ser revista. Também cabe alguma bonificação ou reconhecimento.
- Médio potencial e desempenho abaixo do esperado: questionável. Como este colaborador tem potencial mas não tem feito boas entregas, pode ser o caso ver se ele não se encaixaria melhor em outra área ou função semelhante.
- Médio potencial e desempenho esperado: mantenedor. É uma pessoa que já desempenha um bom papel mas está acomodada. Pode ser bom apresentá-la a situações desafiadoras para desenvolver mais o potencial.
- Médio potencial e desempenho acima do esperado: forte desempenho. Não esqueça de reconhecer o bom trabalho que este colaborador tem feito. Para aumentar o potencial, pode ser bom investir em treinamentos.
- Alto potencial e desempenho abaixo do esperado: enigma. É importante rever se essa pessoa não está enfrentando algum problema com a equipe ou com o chefe que tem afetado a produtividade.
- Alto potencial e desempenho esperado: forte desempenho. Este colaborador pode ser reconhecido com bonificações e até mesmo ganhar um cargo superior dentro da própria área.
- Alto potencial e desempenho acima do esperado: alto potencial, a pessoa mais qualificada para ser promovida ou virar líder no futuro.
Avaliação de desempenho e matriz nine box: um combo de sucesso
Como você leu até aqui, já sabe bem que um dos fatores mais importantes para uma matriz nine box efetiva é usar dados claros, sem vieses ou achismos. Uma das melhores formas de obter esses dados é com uma avaliação de desempenho.
Ela pode ser feita por planilhas ou por um software, que automatiza o processo e poupa tempo. Para entender como um sistema de avaliação de desempenho pode beneficiar a cultura organizacional da sua empresa, confira este artigo.
Depois de realizar a avaliação, os dados podem ser jogados na matriz nine box. Ela vai oferecer uma perspectiva abrangente das ações que precisam ser tomadas para potencializar o crescimento dos colaboradores.
O nine box é uma ferramenta essencial para a gestão estratégica de talentos. Com avaliações de desempenho periódicas, pode ser possível também perceber como o colaborador tem evoluído ou se precisa de alguma orientação.
Como a Matriz Nine Box se encaixa na sua empresa?
A Nine box é uma ferramenta versátil e adaptável, desse modo, você pode ajustar os eixos e as métricas à realidade da sua empresa e aos objetivos a serem alcançados. Sendo assim, é importante fazer testes e ajustes a cada ciclo de avaliação para alcançar a melhor forma de gestão de desempenho para a sua empresa.
Por isso, escolha com atenção as competências avaliadas e a metodologia para acompanhamento de metas. Isso vai permitir que sua Nine Box realmente represente a sua empresa e direcione a tomada de decisão.
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