Sistema de Avaliação de Desempenho: como funciona?

Se você chegou até aqui, é porque, provavelmente, já sabe que implementar um Sistema de Avaliação de Desempenho em sua empresa poderá ser o grande promotor de crescimento que vocês buscam. 

Ter um sistema de Avaliação de Desempenho eficaz pode, realmente, fazer a diferença em qualquer organização. Ele melhora a comunicação da equipe, motiva a busca contínua por excelência por parte dos colaboradores e facilita o impulsionamento geral do negócio.

Um bom sistema também pode ajudar a eliminar quaisquer falhas e lacunas mais rapidamente, antes que possam afetar toda a organização.

No entanto, é fundamental esclarecer que o termo “sistema”, muitas vezes, é utilizado incorretamente, e Avaliação de Desempenho também é vista de forma equivocada.

Com isso, neste texto, vamos explicar tudo o que você precisa saber. Assim vamos abordar como um Sistema de Avaliação de Desempenho facilita os processos de RH em diversos aspectos, trazendo algumas frentes da Gestão de Desempenho.

E, para melhor entendimento do que é um Sistema de Gestão de Desempenho, vamos destrinchar algumas funcionalidades essenciais que ele deve ter. Em especial, no que diz respeito ao resultado de cada uma dessas fases.

Esclarecendo o papel de um sistema de avaliação de desempenho

Quando falamos de um sistema de avaliação de desempenho, estamos nos referindo há um conjunto de processos organizados estrategicamente para impulsionar o desempenho dos colaboradores de uma organização. Sendo assim, um sistema de avaliação de desempenho exige muito mais do que a aplicação de um questionário. 

Além disso, é preciso reforçar que a simples aplicação da avaliação de desempenho, não é suficiente para colher melhores resultados. Na verdade, sem a atuação posterior e uma comunicação clara, a avaliação de desempenho pode prejudicar o engajamento dos colaboradores. Assim, é fundamental que a avaliação de desempenho esteja inserida em um sistema que integre as informações e direcione ações a serem tomadas. 

Criação da Avaliação de Desempenho

Essa parte é essencial para todo o processo e é ela que irá garantir que o RH chegue ao resultado esperado.

Com isso, cada empresa possui suas particularidades, assim como cada avaliação também é específica. Por isso, o modelo de avaliação de cada empresa deve ser único e seguir o mapeamento de competências previamente elaborado.

Assim, essa fase de avaliação, seja ela de 90º, 180º ou 360º, é basicamente um processo de coleta de insumos, dados e estatísticas para as tomadas de decisão dos gestores e do próprio RH. E é por isso que essa coleta de informações deve ser o mais eficiente e precisa possível, além de constante. 

Para que o processo funcione, é essencial que o Sistema de Gestão de Desempenho contenha um módulo de Avaliação de Desempenho que seja customizável e flexível para se adaptar às necessidades e especificidades da sua empresa.

Na impulseup, por exemplo, é possível criar formulários adequados a cada área e cargo da empresa, de acordo com a realidade da organização. A plataforma se adapta ao cliente, e não o contrário.

Se, hoje, você faz a sua Avaliação de Desempenho em planilhas (ou até manualmente!), dê uma olhadinha neste artigo que pode te ajudar a calcular melhor o Retorno Sobre o Investimento de uma ferramenta. Spoiler: o resultado vai te surpreender e não é positivamente. 

É partindo da avaliação que se consegue identificar os gaps (lacunas) de competências essenciais, técnicas ou até mesmo relacionados aos valores da empresa. Além de ser o suporte para o início de outros processos de melhoria de desempenho.

Resultado esperado nessa fase: criação de uma avaliação transparente, identitária e justa, com a obtenção de dados vindos dos colaboradores para a análise e tomadas de decisão.

Relatórios de Avaliação

Os relatórios do pós-avaliação são o consolidado de todo o processo de avaliação pelo qual o seu colaborador passou. É, por meio deles, que o avaliado conseguirá ver os seus resultados em relação às competências avaliadas, desde a autoavaliação até as avaliações de pares, subordinados e gestores (a depender da sua avaliação, é claro).

O relatório é um documento integrado que permite que o gestor e o colaboradores atinjam um local comum sobre o que ambos pensam ser adequado a um desempenho de qualidade para aquela empresa e função.

Um relatório de desempenho bem escrito eficiente combina informações, análise, honestidade e tato. Produza seu relatório em torno de várias observações para as quais você, realmente, possui dados. 

Esse relatório auxilia, principalmente, no momento de feedback entre gestor e colaborador, no qual ambos olham os resultados e discutem de maneira mais aprofundada como melhorar o desempenho individual de cada colaborador, corrigir o que não está tão bom e evoluir o que já é positivo. 

Esses encontros, que são essenciais para uma mentalidade de desenvolvimento, também são chamados de devolutivas ou 1:1 (one-on-one). Cada colaborador deverá ter um momento desses para si. Ou seja, as reuniões de feedbacks são individuais.

Com uma plataforma completa, você pode registrar os feedbacks e one-on-ones sem perder nenhuma informação. 

Resultado esperado nessa fase: entrega de resultados e feedbacks contínuos.

People Analytics e Nine Box

O People Analytics e o Nine Box (9box) são ferramentas de análise de pessoas que permitem uma visualização ampla e gráfica da situação atual dos colaboradores. E ambas estão presentes em sistemas de Gestão de Desempenho. Afinal, de nada adianta obter dados se eles não forem devidamente analisados. 

Assim que as avaliações são finalizadas e os dados dos colaboradores e/ou da empresa são devidamente coletados, vêm os próximos passos (que não são feitos necessariamente nesta ordem). Eles formam um plano de ação: a análise estratégica e tomada de decisão.

As análises feitas irão surgir a partir dos dados que se escolheu coletar nas avaliações realizadas. São essas análises que vão permitir que se faça os filtros necessários para a tomada de decisão em relação aos treinamentos que o RH e os gestores devem propor aos colaboradores.

Dependendo da cultura da empresa, os próprios colaboradores podem identificar os seus pontos de melhoria e escolher as melhores ações de desenvolvimento que irão realizar.

Além disso, essas ferramentas de análise dão uma visão holística da empresa, permitindo a tomada de decisão em relação a promoções, bonificações ou realocações. Mas, claro, sempre pensando em um processo contínuo que avalie a evolução do colaborador e não somente um resultado pontual. 

E esse é um dos principais pontos que devem ser levados em consideração: o Sistema de Avaliação de Desempenho é uma metodologia contínua e recorrente, ou seja, se feita apenas uma vez ou ocasionalmente, os resultados alcançados não serão os melhores ou suficientes para tomadas de decisão mais complexas. 

Os gestores podem gerenciar com eficácia as equipes e conduzir a alocação de recursos produtivos após avaliar as metas e os padrões de desempenho pré-definidos. 

Verifica-se, portanto, que as decisões são muito mais embasadas, com maiores chances de acerto. E quando você utiliza uma plataforma para preservar todos os registros e dados, a possibilidade de sucesso é ainda maior.  

Resultado esperado nessa fase: uso de ferramenta que dê subsídio para tomada de decisão.

Como um sistema de avaliação de desempenho pode ajudar seu RH? 

O objetivo principal de um sistema de avaliação de desempenho é reunir dados e organizar informações. No entanto, os benefícios de um sistema de avaliação de desempenho estão além da integração de dados. 

Agilidade

Ao implementar um sistema de avaliação de desempenho na sua empresa, a atividade maçante analisar os resultados irá ser realizada em um piscar de olhos. Desse modo, as ações de RH para a gestão de desempenho poderão acontecer mais rapidamente. 

Acompanhamento

Um sistema de avaliação de desempenho te permite visualizar o desempenho anterior, possibilitando comparações. Assim, os gestores são capazes de visualizar avanços. 

Além disso, esse acompanhamento facilitará o trabalho do RH de identificar colaboradores a serem reconhecidos e valorizados, bem como contribui para medir a eficácia das ações de desenvolvimento. 

Estratégia

A integração de dados proporcionada pelo sistema de avaliação de desempenho permite que o RH tenha não apenas a avaliação de desempenho, mas também os feedbacks e o histórico de ações de desenvolvimento de um colaborador. Assim, o RH visualiza a jornada de seus colaboradores de forma holística e ampla, facilitando uma tomada de decisão certeira e eficaz.  

Como implementar um sistema de avaliação de desempenho? 

A implementação de um sistema de avaliação de desempenho exige uma atuação direta do RH. Sendo assim, vamos te ajudar a compreender o que é necessário. 

Treinamentos iniciais

É fundamental que seus colaboradores e seus gestores compreendam o papel de cada etapa que está envolvida em um sistema de avaliação de desempenho. 

Assim, alinhe com os colaboradores como dar um bom feedback e a importância deles. Além disso, oriente sobre os objetivos individuais e organizacionais e como o desenvolvimento deles irá impactar no futuro dos colaboradores e da organização. 

Quanto aos gestores, apresente o que é people analytics e como utilizar a matriz nine box de forma estratégica. Além disso, reforça a importância de que os gestores acompanhem suas equipes e direcionem eles. 

Assim, os colaboradores e os líderes estarão preparados para a implementação de um sistema de avaliação de desempenho. 

Tenha clareza dos objetivos organizacionais

Os objetivos organizacionais são responsáveis por orientar a atuação de toda a empresa. Por isso, ter clareza deles é necessário mesmo antes de medir o desempenho. 

Esses objetivos irão direcionar quais são as competências mais necessárias e o que é preciso para alcançar os resultados esperados. Assim, eles devem orientar a avaliação de desempenho, como também as ações posteriores a ela. 

Invista no desenvolvimento

Não se pode chegar em um lugar diferente, fazendo as mesmas coisas. Por isso, contribuir para o desenvolvimento dos colaboradores é fundamental para que eles possam melhorar sua atuação. Desse modo, a avaliação de desempenho deve ser um alerta sobre o que deve ser melhorado e direcionar as ações de desenvolvimento. 

Use a tecnologia

A tecnologia é uma aliada, por isso automatizar processos, agilizar a análise de dados e ter uma ajudinha de recursos tecnológicos são alguns dos benefícios de um software de avaliação de desempenho. 

Na impulseup, você conta com relatórios completos e dinâmicos, além de integração da gestão de desempenho e até mesmo uma inteligência artificial para melhorar a análise dos resultados.  

E agora? Como escolher um Sistema de Avaliação de Desempenho?

Depois de toda essa explicação, como escolher o Sistema de Avaliação de Desempenho ideal?

A verdade é que existem disponíveis no mercado diversas ferramentas voltadas para a Gestão de Pessoas, algumas bastante limitadas, como planilhas e softwares engessados. (Lembra do artigo sobre o ROI das ferramentas?)  

O uso de ferramentas, além de burocratizar, aumentar os custos e atrasar os resultados, pode ainda prejudicar todo o processo fornecendo informações inexatas e enviesadas. 

Por isso, se você identificou o projeto da sua empresa com os passos apresentados neste artigo, temos uma excelente notícia! 

Você acabou de encontrar uma plataforma completa e flexível de Gestão de Desempenho. Nela, você conduz todo o processo de desenvolvimento dos seus colaboradores, desde a Avaliação de Desempenho, passando pelos feedbacks e PDIs, até a análise de dados para tomadas de decisão de procedimentos de sucessão, promoção e desligamento.

Fazendo tudo no mesmo lugar, com agilidade e precisão, você economiza tempo e recursos, obtendo os melhores resultados. Aliás, todas as informações ficam registradas para a transparência e segurança dos seus projetos.  

E a gente confia tanto que essa é a melhor solução para a sua empresa, que você pode testar a plataforma sem pagar nada por até 14 dias.

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