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Trabalho virtual: vantagens, desafios e estratégias

Embora o trabalho virtual já seja realidade para algumas empresas há algum tempo, ele se popularizou ainda mais no presente ano, principalmente, devido à recomendação de distanciamento social da Organização Mundial da Saúde (OMS) como alternativa para auxiliar no achatamento da curva de contaminação do coronavírus. Com essa modalidade de trabalho, é possível manter a produtividade sem colocar a vida dos colaboradores e da população em geral em maior risco.

Porém, não é possível apenas transpor o modo de trabalho e os costumes do trabalho presencial para a realidade virtual, pois são cenários diferentes cujas particularidades merecem atenção. O trabalho remoto planejado acontece de forma gradual e traz consigo uma modificação da cultura organizacional e desenvolvimento de novas competências. Esse desenvolvimento pode acontecer apoiado em ações da subárea de treinamento, desenvolvimento e educação do RH, por exemplo.

Nesse artigo, iremos abordar algumas vantagens do trabalho virtual, além dos possíveis desafios para implementá-lo, principalmente em meio a crise. Também abordaremos estratégias que podem ser adotadas pelas organizações a fim de superar esses desafios.

A definição do trabalho virtual

Muitas vezes, o teletrabalho é associado àquele realizado de casa. Hoje, devido ao cenário atípico de saúde pública que vivemos, essa é a realidade. Mas, na verdade, o trabalhador virtual pode estar nos mais diversos lugares, como em cafeterias, restaurantes, espaços de coworkings, ou onde ele se sentir mais produtivo.

O Art. 6 da CLT já previa a possibilidade do trabalho fora do escritório e o equiparava com o trabalho presencial, caracterizando-o também como vínculo empregatício, porém ainda de forma muito breve. Apenas em 2017, com a Reforma Trabalhista, é que o teletrabalho foi melhor regulamentado e hoje há todo um capítulo da CLT que tenta preencher as lacunas da falta de legislação sobre o tema.

De toda forma, o trabalho virtual já é tendência antes mesmo da pandemia de coronavírus. O ranking da Great Place do Work mostrou que, das 150 melhores empresas para se trabalhar no Brasil em 2019, 65% delas apostam nessa forma de trabalho.

Quais as vantagens do trabalho virtual?

Diversidade

Diversidade nas organizações significa que nela é possível encontrar pessoas com qualidades diferentes e de diversos grupos étnicos e culturais. Apesar da distância, a organização expande seu acesso a novos talentos.

Nesse sentido, quando diversos backgrounds se juntam, eles agregam valor aos produtos e serviços oferecidos pelas empresas. Por isso, ter a liberdade de poder contratar pessoas de qualquer lugar do mundo traz uma pluralidade de ideias ímpar para a organização, que com certeza culmina em resultados positivos.

Além disso, embora, a diversidade ainda não seja incluída no planejamento estratégico da maioria das empresas brasileiras, a Harvard Business Review mostrou que ter um incentivo à diversidade está diretamente correlacionado com o incentivo à inovação. Aproximadamente 76% dos funcionários de empresas que prezam por um ambiente mais diverso sentem que tem abertura a inovação. Esse número cai para cerca de 55% em empresas que não têm a mesma preocupação.

A mesma pesquisa revela, ainda, que empresas com ambiente de diversidade amplamente reconhecido apresentam colaboradores 17% mais engajados, motivados e dispostos a ir além de suas obrigações, alcançando, assim, resultados mais expressivos.

Menor absenteísmo

O absenteísmo é reduzido em cerca de 63% com o trabalho virtual. As hipóteses que sustentam as pesquisas que chegaram a esse resultado giram em torno de que os funcionários que tiram licença, em geral, apresentam questões relacionadas à família, estresse ou necessidades pessoais. Em muitos desses casos, o trabalho virtual é capaz de aumentar o bem-estar e qualidade de vida do trabalhador, que por sua vez não precisa se ausentar da organização.

Além disso, não há dificuldade de deslocamento e a flexibilidade de horário permite que o colaborador se dedique às tarefas pessoais sem precisar faltar a um dia inteiro de trabalho, quando necessário.

Foco em resultado

Mesmo em trabalho remoto, é possível que haja um controle de horas trabalhadas. Contudo, o foco não será em quanto tempo o colaborador permaneceu no escritório, mas, sim, no seu desempenho e na sua entrega. Por isso, trabalha-se a confiança e autonomia entre os colaboradores, dois fatores que muito contribuem para a formação de time, bem como para o aumento do engajamento.

Para avaliar o desempenho dos colaboradores, é possível observar a interação com a equipe, compromisso com reuniões e feedback, comunicação transparente sobre faltas, compromissos pessoais, tempo disponível para executar as tarefas e cumprimento de prazos. Todas essas competências são passíveis de observação no trabalho presencial, mas elas se tornam muito mais evidentes no trabalho virtual.

Já quanto à entrega, quando se enxerga as pessoas trabalhando em escritórios, se tem a ilusão de que elas estão sendo produtivas. Mas, na verdade, elas podem estar realizando outras atividades em frente ao computador. Por outro lado, se esse contato não existe, é preciso ver as entregas. Nesse caso, fica evidente quando as entregas não acontecem e os resultados individuais não são alcançados.

Redução de custos e maior sustentabilidade

Quando a empresa opta por uma realidade remota, os custos para que ela funcione diminuem. O ambiente físico, contas de energia elétrica, manutenção e limpeza, vale transporte, entre outras despesas fixas já não existem mais.

Além disso, quando se trata de sustentabilidade, menos pessoas se deslocando pelas ruas significa menos CO2 no ambiente em razão dos meios de transporte mais utilizados. Os transportes públicos também ficam menos lotados – o que também diminui o estresse do trabalhador e, atualmente, evita aglomerações.

Quais são os desafios de implementar o trabalho virtual e como superá-los?

O trabalho virtual conta também com muitos desafios. Afinal, muitos colaboradores não estão acostumados com essa realidade. Agora, vamos falar sobre algumas questões que são enfrentadas nessa forma de trabalho e como você, responsável pelo RH, pode ajudar a sua equipe a superá-las, culminando em uma potencialização das vantagens acima.

Criação de vínculo e socialização

Não é porque não existe o contato presencial ou porque ele acontece com menos frequência que não seja necessário o vínculo entre os colaboradores. Na verdade, ele tem um papel muito importante na motivação e engajamento da equipe.

Nesse podcast, do movimento Officeless, é relatado que muitos colaboradores sentem falta de encontrar os colegas de forma espontânea durante a jornada de trabalho. Esses momentos mais descontraídos de socialização devem existir no trabalho virtual, mas eles provavelmente não vão acontecer de forma espontânea. Por isso, é importante que a equipe conte com algumas estratégias para estimular a socialização, por exemplo:

  • Utilizar a câmera em videoconferências evita relações frias e acaba aproximando as pessoas, mesmo que virtualmente. Mostrar ao time a estação de trabalho ou os animais de estimação da casa também geram um sentimento de aproximação entre os membros.
  • Momentos de check-in, que nada mais é que uma conversa mais solta no início das reuniões. Às vezes, pode ser direcionada a um tema que em nada tem a ver com o trabalho em si, como séries, livros ou até mesmo uma conversa sobre como cada colaborador está enfrentando esse momento de pandemia.
  • Planejar happy hours, cafés da tarde, entre outros momentos mais descontraídos para interação do time.

Ergonomia

A ergonomia visa a segurança da interação entre o homem e seu material de trabalho. Quando esse trabalho é feito em casa, a empresa tem menos controle sobre os aspectos físicos do ambiente de trabalho. O Art. 75-D da CLT prevê que esteja em contrato escrito quem será o responsável, se empregador ou empregado, por adquirir, manter e fornecer os equipamentos necessários para a execução das tarefas.

Nesse sentido, a organização pode assegurar um ambiente de trabalho saudável fornecendo materiais essenciais. Dessa forma, ela pode garantir uma estação de trabalho adequada mesmo fora do escritório. Esse auxílio pode vir a partir do fornecimento, por exemplo, de computador, notebook, cadeira adequada, ou até mesmo auxílio no pagamento das contas de Internet e energia, afinal, o colaborador tende a passar mais tempo em sua residência.

Além disso, em casa, é possível que as pessoas se percam no tempo e esqueçam de fazer pausas durante a jornada de trabalho. Esse padrão de comportamento pode contribuir com o aumento do estresse, culminando em situações de burnout. Aqui, a organização pode fornecer atividades voltadas para a saúde do trabalhador mesmo que online, como lembrando-o, a partir de mensagens de pop up, de levantar-se e pausar o trabalho caso já esteja há muito tempo online.

Estabelecimento de metas e comunicação eficiente

Estabelecer metas está diretamente relacionada à vantagem “foco em resultado” citada na seção acima. Afinal, é necessário saber como medir esse resultado para saber se ele foi alcançado. Ao estabelecer metas, as expectativas do que se espera do trabalho ficam mais alinhadas, não necessitando de um monitoramento constante.

Com as metas estabelecidas, cada colaborador consegue se organizar para executar as tarefas no seu próprio tempo. Vale ressaltar, contudo, que essas metas e as etapas para que os colaboradores cheguem até lá devem estar muito claras para todos os membros, para que seja evitado um mal estar no clima organizacional.

Ainda em relação à comunicação, se a organização contar com trabalhadores virtuais e presenciais, é importante uma atuação do RH para se certificar que haja uma transparência da comunicação, inclusão dos trabalhadores virtuais nos momento de tomada de decisão e inserção deles de forma adequada na cultura da empresa, a fim de evitar qualquer sentimento de injustiça organizacional.

Tanto o estabelecimento de metas quanto à comunicação podem se beneficiar de softwares de gestão de desempenho, como o ImpulseUP.

Nele, existe um espaço específico em que os colaboradores registrem feedbacks uns para os outros quando for mais oportuno. Além disso, também há um espaço para Plano de Desenvolvimento Individual e metas, em que o colaborador pode atualizar o progresso de seu próprio desenvolvimento. Assim, o sistema de gestão de performance auxilia no acompanhamento e maximização de resultados, uma vez que a comunicação flui de forma mais rápida e transparente para todos mesmo a distância.

O gesto de RH, por sua vez, tem acesso a toda movimentação que acontece na plataforma, podendo extrair dados de um colaborador em específico, ou até de uma equipe, a fim de contribuir com as decisões tomadas na organização.

Ter uma ferramenta específica para comunicação

Uma das ferramentas mais utilizadas para a comunicação, atualmente, é o WhatsApp. Ele é, de fato, uma ótima ferramenta para a socialização dos membros. Contudo, não é a melhor ferramenta para a comunicação das equipes sobre trabalho porque as conversas se perdem na plataforma com muita facilidade.

Quando se fala sobre projetos, as conversas precisam estar contextualizadas, e, de preferência, no formato de texto em relação a áudio. Isso porque, ao escrever as pessoas organizam suas ideias. O áudio, em geral, traz conteúdos mais soltos e se assemelha mais a um momento de brainstorm. Além disso, a escrita permite a recuperação de conversas através de palavras-chave, o que também auxilia a gestão do conhecimento.

Existem diversas plataformas para a comunicação, como o Slack.

Conclusão

Por fim, nota-se que o trabalho virtual já é uma realidade de organizações bem sucedidas e traz consigo muitos benefícios. Por ser uma prática relativamente nova, ainda existem muitos desafios a serem superados. Principalmente, se essa forma de trabalho tiver sido adotada em caráter emergencial em meio à pandemia de COVID-19. Mesmo assim, é possível desfrutar de suas vantagens se a organização souber como superar esses desafios.

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