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Comunicação Digital: 6 ferramentas para empresas se atualizarem

Em tempos de Coronavírus – COVID-19, as empresas precisam se reinventar para não perderem suas posições no mercado. Uma das áreas mais importantes de serem preservadas nesse momento é a comunicação, seja interna ou externa, com os clientes. Por isso, como forma de atualização, as empresas podem e devem aderir a comunicação digital.

De acordo com relatório emitido pelos analistas da Bernstein Research, houve uma crescente na demanda por empresas de conferência virtual. Se o ritmo de crescimento permanecer constante, o mercado de conferências na nuvem provavelmente excederá sua avaliação de mercado de US$ 3 bilhões, segundo dados da consultoria global de pesquisa Gartner, divulgada pelo site CIO Dive.

Vantagens

Proximidade entre colaboradores e gestores

Mesmo com uma rotina a distância, os gestores podem demonstrar interesse pelo trabalho de seus colaboradores. Ao usar dessas ferramentas que potencializam a comunicação, a proximidade entre ambos pode ser um fator chave para o direcionamento correto das atividades.

Dessa forma, os feedbacks e o acompanhamento de metas não são deixados de lado.

Otimização do tempo

Reuniões e alinhamentos de projetos sempre estiveram presentes no dia a dia das empresas. Com essa nova realidade, essas atividades precisaram ser realocadas nas ferramentas digitais para que os colaboradores não ficassem desamparados quanto às informações internas da corporação.

Uma reunião que demorava horas, agora precisa ser rápida e objetiva, já que a atenção em meios digitais é perdida muito mais rápido. Com a otimização do tempo, os colaboradores podem focar mais na entrega do trabalho.

Ferramentas de comunicação digital

Hangouts

O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação que permite realizar videoconferências, trocar mensagens online e efetuar ligações telefônicas. A ferramenta pode ser utilizada nos principais navegadores do mercado, como Chrome, Safari e Firefox. Por não exigir instalação nos computadores, é fácil, prático e intuitivo.

Por conta da pandemia atual, o Google liberou o Hangouts Meet, versão da plataforma voltada para comunicação empresarial, para todos os usuários de forma gratuita. Antes, a ferramenta premium estava disponível apenas para assinantes. A decisão vale até 1º de julho e qualquer pessoa poderá aproveitar seus recursos avançados.

Skype

O Skype é um software que permite o contato entre pessoas do mundo todo. Por meio dele, é possível realizar chamadas de voz, enviar mensagens e compartilhar arquivos pelo chat. Para as opções mais avançadas, como chamadas de vídeos em grupo era preciso pagar, mas a empresa liberou o Skype Meet Now para todos que precisarem usar no momento de forma gratuita.

O mais legal é que as reuniões podem ser organizadas em vídeos fáceis, sem inscrições, transferências ou downloads. Basta criar a ligação e compartilhar com as pessoas que precisam estar na reunião.

Slack

O Slack, ao contrário dos outros, possui seu foco apenas na comunicação profissional. Assim como as outras ferramentas citadas, durante esse momento delicado, a empresa também lançou inovações. Nesse caso, o Slack se uniu aos seus maiores concorrentes, Zoom e Microsoft Teams, integrando seu sistema ao deles ao oferecer chamadas para esses aplicativos.

Whereby

O Whereby é uma ferramenta que permite fazer videoconferências, indicado portanto, para quem precisa ter reuniões de negócios. A plataforma de comunicação é compatível com os principais navegadores do mercado, como Chrome, Safari e Firefox, e permite ingresso fácil em reuniões, bastando clicar em um link. Com interface intuitiva, dispensa o download de programas e atende às necessidades básicas dos usuários que precisam se reunir online.

Zoom

O Zoom é um serviço de videoconferência baseado em nuvem que você pode usar para se encontrar virtualmente com outras pessoas – por vídeo ou somente áudio ou ambos, durante a realização de bate-papos ao vivo – e permite gravar essas sessões para visualização posterior.

É possível organizar reuniões individuais ilimitadas (mesmo com plano gratuito), videoconferência com até 100 participantes por 40 minutos e compartilhamento de tela.

Microsoft Teams

O Microsoft Teams é o que a própria Microsoft chama de “espaço de trabalho baseado em um chat que integra todas as pessoas, os conteúdos e as ferramentas que a sua equipe precisa para melhorar o seu engajamento e ser mais eficaz”. Ou seja, é um aplicativo de bate-papo em grupo que permite o gerenciamento de diversas conversas em um único ambiente de controle.

Como dito em outro tópico, a empresa fez parceria com o Slack, durante esse período de quarentena, para que fosse possível integrar as ferramentas e facilitar a vida dos usuários.

Como engajar os colaboradores nesse cenário

Engajar os colaboradores em um ambiente normal já é um desafio para os gestores de RH, imagina então no cenário atual, em que as empresas precisam se adaptar à nova forma de comunicação. No entanto, para todo desafio há uma nova oportunidade de fazer melhor, por isso, a comunicação digital entra como uma aliada das corporações nesse momento.

Mas como engajar os colaboradores nessa situação?

PDI

Uma das soluções montar PDIs para os funcionários, listando cursos, treinamentos, livros e palestras para se atualizarem. Mas para que o PDI seja bem implementado, mesmo com a distância, basta o gestor seguir alguns passos.

O primeiro deles é realizar uma avaliação de desempenho para descobrir quais competências podem ser desenvolvidas e adquiridas pelos funcionários. Recomenda-se que essa atividade seja bem detalhada para que o relatório seja o mais completo possível.

A partir daí, o RH pode estruturar o Plano de Desenvolvimento Individual – PDI, cujo objetivo é incentivar e monitorar o desenvolvimento de diferentes competências de cada colaborador. Dessa forma, estimula-se a motivação e o engajamento de cada funcionário com a empresa.

Feedback e presença

Outra forma de manter os colaboradores engajados é estar presente no dia a dia deles mesmo que virtualmente. O feedback é uma ótima maneira de fomentar essa frequência, desde que seja uma via de mão dupla, ou seja, líder e liderado trocando ideias de forma horizontal.

O ImpulseUp possui uma área exclusiva para isso. Quando o gestor atualiza seu feedback, o colaborador pode respondê-lo a fim de gerar uma conversa construtiva e produtiva com o foco no seu desenvolvimento.

Conclusão

Com a realidade mudando e a necessidade de adaptação “batendo nas portas” das empresas, a comunicação digital se faz mais presente que nunca. Exemplo disso é que as ferramentas citadas no texto tiveram um aumento de acessos de março para cá. Isso demonstra que muitos empresários têm usado a criatividade para manter suas organizações no mercado e, mais do que isso, seus funcionários motivados.

E você? Já aderiu a alguma ferramenta para manter o contato com os seus colaboradores?

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