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Controle de metas

Controle de metas: qual o momento certo para criar, atualizar e revisar?

Quando se realiza um planejamento e um controle de metas, as chances de alcançar os objetivos são bem maiores. No entanto, é fundamental que o plano seja como um ser vivo: ele deve estar em constante adaptação. Ajustes, atualizações e revisões se farão necessárias sempre que novos objetivos e metas surgirem. Por isso, vamos trazer neste artigo um pouco mais sobre como fazer o controle de metas da empresa.

Para saber mais sobre como criar as metas para sua empresa, clique aqui! Agora vamos falar sobre como controlar as metas já criadas!

Como criar um controle de metas?

A constância e a periodicidade da análise de indicadores são os principais pontos quando se trata de controlar metas. Mas para criar um bom controle de metas também é preciso: fazer um diagnóstico da situação da empresa, estabelecer métricas e indicadores, envolver os integrantes da equipe, criar uma cultura de feedback, ter prazos bem definidos e usar as ferramentas corretas.

Ufa! Muita coisa, né? Mas calma que vamos explicar mais sobre cada um desses pontos.

Faça um diagnóstico da situação da empresa

O ponto de partida é realizar uma análise de diagnóstico da situação atual da empresa. É recomendado fazer um mapeamento completo dos departamentos que estarão envolvidos no planejamento, ou de toda a empresa. Esse diagnóstico apresentará uma visão mais ampla, clara e precisa sobre diversos aspectos que envolvem a empresa.

O objetivo principal dessa etapa é evidenciar os problemas e as oportunidades, permitindo que o gestor tome decisões estratégicas mais acertadas. Além de ser uma etapa fundamental para o planejamento estratégico da empresa, ao fazer um diagnóstico eficiente, o empresário passa a conhecer melhor o seu próprio negócio. Com isso, ele consegue traçar um caminho que o levará a conquista de melhores resultados, por meio do atingimento e controle de metas.

As empresas são únicas, portanto em cada uma delas encontraremos problemas e oportunidades diferentes. O importante nessa etapa é fazer todo o levantamento e trabalhar a partir dessas informações, nos objetivos e metas que pretende alcançar no seu negócio. A partir desse procedimento, é possível propor soluções para aquilo que de fato compromete o bom andamento da empresa. E com isso, ela ficará mais forte e preparada para enfrentar o mercado que está cada dia mais competitivo.

Para fazer esse mapeamento, você deve, primeiramente, coletar o máximo de informações possíveis sobre todas as atividades que a organização desempenha. Alguns métodos que podem ajudar nessa etapa são: entrevistas, relatórios e observação de campo.

Após coletar as informações, é preciso realizar a coleta de dados, quando você pode fazer o uso de planilhas, gráficos, mapas e tabelas. Após a análise, é hora de identificar os problemas da empresa e as causas das falhas. E, por fim, com base nas informações levantadas, reúna sua equipe e pensem em soluções, traçando um plano de ação bem definido que vai servir como proposta de intervenção. Fechando assim, a etapa de diagnóstico da empresa.

Estabeleça as métricas e os indicadores

Para medir qualquer coisa, você precisa de parâmetros claros e bem definidos. As métricas e os indicadores determinam exatamente quais pontos indicam o progresso do aspecto analisado. Eles também são determinantes para que você possa estabelecer uma série histórica e ver a evolução de algum fator ao longo do tempo.

Do ponto de vista da dinâmica de trabalho, os indicadores também são conhecidos como Key Performance Indicators (KPIs) e possuem o papel de tornar mais claras as prioridades. Além de serem muito utilizados em metodologias mais clássicas de estabelecimento de metas. Dessa forma, toda a equipe sabe exatamente qual deve ser o foco, o que é mais ou menos importante.

Para acompanhar essas métricas de perto, é aconselhável utilizar um sistema de Gestão de Desempenho, como o do exemplo abaixo, pois, assim, é possível ter uma visão holística de todas as ações, com dashboards automáticos. Realizar todos os cálculos e análises à mão pode demandar muito tempo, o que atrasa a tomada de decisão estratégica quanto à melhora na produtividade dos colaboradores.

Logo abaixo, temos um exemplo de um software onde há um objetivo organizacional e alguns resultados-chaves atrelados ao objetivo maior:

Quer saber mais sobre Gestão de Performance e indicadores KPIs? Clique aqui e leia nosso artigo sobre o tema.

Envolva os integrantes da equipe

O controle de metas não é e nem deve ser um trabalho individual. Todos os integrantes da equipe, inclusive os líderes, devem estar envolvidos e comprometidos com o monitoramento dos indicadores. A razão disso vai além da capacidade operacional em si.

O motivo para todos monitorarem é que quando as pessoas estão envolvidas no processo, elas tendem a ficar mais comprometidas com os resultados. Portanto, uma boa maneira de garantir um controle de metas efetivo é repartindo com os integrantes da equipe a responsabilidade sobre essa tarefa. Estabelecer momentos específicos para realizar o monitoramento, como, por exemplo, uma vez a cada semana ou a cada 15 dias, é importante para que faça parte da rotina e assim não deixe de ser feito.

Além disso, quando o colaborador monitora suas metas com frequência, ele mantém o foco e sabe exatamente o que precisa ser feito e para onde deve direcionar sua energia. Sempre que o colaborador para e olha suas metas, ele pode recalcular a rota e priorizar as atividades certas, ou seja, as que realmente irão trazer um ganho para a empresa.

Quer saber mais sobre como engajar a sua equipe? Clique aqui e acesse nosso artigo sobre o tema.

Crie uma cultura de feedback

Quando falamos em controle de metas, o conceito mais importante é: quanto antes corrigir o desvio, melhor. Para isso, os feedbacks constantes e regulares são essenciais. Além de cumprirem o objetivo prático de possibilitar correções de rota mais rápidas, eles também servem para motivar a equipe e mostrar que o gestor está acompanhando os progressos e disponível para auxiliar no caso de alguma dificuldade.

No nosso Blog temos artigos sobre o que é o feedback e sobre como dar um feedback sanduíche, que é o mais indicado atualmente.

Tenha prazos bem definidos

O que não tem prazo, normalmente, tende a nunca acontecer. Estabelecer prazos viáveis é importante para que os integrantes da equipe planejem a gestão do seu tempo, distribuam as tarefas pela quantidade disponível de tempo e efetivamente cumpram as demandas.

Os prazos precisam ser negociados e combinados com a equipe, de acordo com a realidade do trabalho e da empresa. Assim, você evita estabelecer um calendário surreal. Mas, uma vez estabelecidos e acordados entre todos, os prazos precisam ser cumpridos. Os adiamentos devem ser deixados apenas para os casos de imprevistos incontornáveis, como, por exemplo, mudanças de planejamento estratégico organizacional.

Clique aqui e acesse nosso conteúdo sobre metas profissionais e como defini-las para a equipe!

Use as ferramentas corretas

Atualmente, é possível encontrar tecnologias que ajudam em praticamente todos os setores da gestão estratégica. Os sistemas de gestão podem ajudar a monitorar e acompanhar os indicadores, tornando o controle de métricas muito mais eficiente.

Mas será que existem ferramentas que auxiliam no efetivo controle das metas?

Sim! O impulseup é um software de gestão de desempenho que faz o acompanhamento das metas. Por meio da plataforma, a transparência é garantida para o RH, para os gestores e para o próprio colaborador. O software funciona como uma central na qual todos podem acessar qual é o status da equipe em relação às metas individuais, compartilhadas e, consequentemente, ao objetivo organizacional.

Importância de revisar e atualizar as metas

Com o controle de metas no mundo organizacional, é possível saber se você está se aproximando ou se afastando dos objetivos estabelecidos no planejamento estratégico. Acompanhando os indicadores fica fácil corrigir o trajeto ainda no início caso as equipes estejam indo em uma direção não desejada. Revisar e atualizar as metas é uma etapa muito importante do processo.

Um precioso princípio do planejamento é a flexibilidade. É preciso estar disposto a alterar o plano inicial conforme a necessidade da empresa, pois a rotina de toda empresa está sujeita a mudanças. As metas estabelecidas no começo do ano podem ser alcançadas antes do período, bem como podem perder a relevância ou até mesmo exigir variações nas ações empregadas.

Por isso, é importante fazer uma revisão periódica das metas e determinar os ajustes necessários. Manter o dinamismo no alcance das metas é uma prática inteligente e que manterá a organização viva e capaz de se adaptar às alterações de cenário.

Mas como saber quando preciso revisar as metas?

Acompanhamento e revisão de metas

Tente lembrar de todas as metas da empresa. Você consegue se lembrar de todas, em detalhes? Elas ainda fazem sentido? Você sente que essas metas ainda estão ajudando no resultado corporativo? Se você respondeu não para algumas das perguntas, você vai querer entender um pouco mais sobre a etapa de revisão de metas.

É com base nessas possibilidades de mudanças que a fase de revisão de metas é recomendada. Normalmente realizada no meio do ciclo de Avaliação de Desempenho, a revisão de metas tem como finalidade unir o gestor e o colaborador em um momento para rever as metas que foram acordadas no início do ciclo. Juntos eles analisam se as metas ainda fazem sentido perante o cenário atual, a fim de possibilitar possíveis mudanças.

As metas podem ser revisadas mês a mês e nessa etapa de revisão também pode ser vista como um momento oficial para que o gestor se reúna com cada pessoa de sua equipe, para que, além de revisar as metas (caso seja necessário), que também faça uma análise de atingimento até o momento e ajude seu colaborador a definir um plano de ação a partir daquele ponto, mitigando o risco de possíveis surpresas e não cumprimentos de metas no final do ciclo.

Acompanhar

Mesmo com gestores capacitados e entendendo o propósito da revisão das metas, é importante preparar os gestores para esse momento de acompanhar e até mesmo de revisar as metas.

O gestor deve considerar todo o contexto e cenário e não deve tratar somente como uma mudança para que o colaborador X e Y alcance as metas no final do ano. Não é sobre beneficiar ou não um colaborador, mas sim de compreender o contexto e a necessidade de adaptação a ele. Tendo em vista sempre o objetivo da organização e o papel dessa meta no alcance desse objetivo.

Além disso, é recomendado que se tenha um processo de aprovação para as solicitações de mudanças de metas, que envolva um segundo nível de gerência e/ou a figura de um Business Partner que acompanhe todo o processo como apoio. O que muitas empresas geralmente fazem para desburocratizar o processo de aprovação e também como forma de redução de custos, é submeter à aprovação somente metas financeiras.

Revisar

Um dos principais objetivos da fase de revisão de metas é garantir que todas as metas do colaborador ainda façam sentido no decorrer do ano, contemplando possíveis alterações de rumo que possam ocorrer. Com isso, é importante sabermos que, excluindo casos raros, é bem comum que a grande maioria das metas não precise de nenhum tipo de alteração na forma que ela foi contratada no início do ano e sim apenas uma aferição do gestor com o colaborador em relação ao atingimento até o momento.

Por isso, após a finalização dessa fase, levante indicadores que contemplem a quantidade de alterações que foram feitas por área, e as categorize de acordo com o motivo da justificativa. Assim, você conseguirá ter dados para saber se realmente a empresa está passando por um momento de grande reestruturação que justifique as mudanças ou simplesmente se as metas não foram bem elaboradas, analisando todas as possibilidades de melhoria para o próximo ciclo.

Conclusão

A empolgação inicial com seu plano de metas pode desaparecer conforme o prazo entre o planejamento e a execução for aumentando. São inúmeros telefonemas, reuniões, contas a pagar e muita preocupação. Mas como vimos nesse artigo, para fazer a gestão de metas ser eficiente e durar, o segredo é realizar um acompanhamento consistente.

Agora que você já sabe como criar, atualizar e revisar metas, que tal aprender um pouco mais sobre como definir metas individuais e metas compartilhadas? Clique aqui e acesse nosso artigo sobre o assunto.

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