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Monitoramento de OKRs: aprenda a fazer

Sua empresa quer atingir melhores resultados de maneira ágil como o Google? Nós da ImpulseUP também, e os OKRs nos ajudam com isso! Vamos juntos que eu vou ensinar como funciona o monitoramento de OKRs aqui.

Nesse artigo, meu objetivo é contar um pouquinho sobre como começamos a monitorar OKRs por meio do ImpulseUP, usando o nosso case como exemplo.

O que são OKRs?

Bom, OKR significa Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-Chave). Os Objetivos são os resultados desejados e os Key Results (Resultados-Chave) são uma maneira mensurável ​​de saber se você, sua equipe e sua organização estão no caminho certo para alcançá-los.

De uma maneira mais simples:

  • Objetivo: resposta à pergunta “O QUE deve ser alcançado?”
  • Resultados-Chave: resposta à pergunta “QUANDO chego no objetivo”

Aqui, expliquei de uma maneira bem resumida. Se você ainda não conhece muito bem sobre os OKRs, acredito que esse artigo esteja um passo à frente, mas deixo aqui uma sugestão de explicação, melhor e mais detalhada, sobre o que é OKR.

Agora, vamos dar uma olhada em como a estratégia do ImpulseUP para mensuração de metas, combinada com a ferramenta certa, pode levar você a alguns dos seus melhores resultados no próximo trimestre, semestre ou ano.

Como identificamos a necessidade de OKR?

Para falarmos de ótimos resultados, temos que começar, claro, do começo. Para isso quero trazer um pouquinho do nosso cenário antes da aplicação dos OKRs.

O ImpulseUP é uma Startup nascida no começo de 2018 com a missão de tornar a gestão de desempenho das organizações ágil, engajante e efetiva.

No começo, com uma equipe de cerca de oito pessoas, as metas limitavam-se somente às áreas, e eram pouco claras para o restante da empresa, além dos sócios. A meta mais divulgada e melhor mensurada por nós, como em muitas empresas em estágio inicial, era a meta comercial, ou seja, a meta de vendas.

A falta do alinhamento entre as metas das áreas de Produto, Marketing, Comercial e Sucesso do Cliente muitas vezes acarretaram em trabalhos separados, e que não impactavam diretamente nos gargalos que identificamos.

Um exemplo disso é a evolução do nosso produto focado nos feedbacks dos nossos clientes. Se a equipe de Produto que desenvolve e melhora a ferramenta, não está alinhada com a equipe de Sucesso do Cliente que coleta esses feedbacks, aquela definição de “COMO eu chego lá?” da empresa fica desalinhada.

Esses trabalhos desalinhados, em uma empresa de oito pessoas, são rapidamente percebidos, mas em empresas maiores a percepção tardia desse desalinhamento pode gerar um enorme gasto para a empresa por um único e simples motivo:

“Quando vetores apontam para direções diferentes sua soma é zero. Porém, se conseguir que todos apontem na mesma direção, você maximiza os resultados” (Doerr, John. Avalie o Que Importa)

Assim como a percepção desse problema é rápida para uma startup a mudança de estratégia também deve ser rápida, e foi a partir disso que resolvemos aplicar os OKRs.

O objetivo do início da Gestão de metas por OKR foi o fato de que temos que unir nossas forças em prol de objetivos do negócio, baseando-se em resultados individuais e coletivos que conversem com os objetivos da empresa a médio e longo prazo.

Ok. Mas como começar essa mudança? E mais, como realizar o monitoramento de OKRs?

O primeiro passo para os OKRs

Primeiro: foco na COMUNICAÇÃO

Levando em conta que OKR nada mais é do que ter um objetivo principal com resultados-chave para alcançá-los, é imprescindível garantir que TODOS saibam o que é OKR e estejam dispostos a usá-lo.

Dica: Para isso, você pode realizar workshops ou reuniões para explicar a metodologia a toda a empresa. Esta etapa é crucial se você deseja que todos os membros da equipe participem do processo.

Segundo: organize as REGRAS DO JOGO

OKRs são seguidos durante um período de tempo pré-estabelecido e são revisados constantemente. Geralmente, é trimestral, para garantir a constância nas revisões. Caso os Key Results não estejam alinhados aos Objetivos da empresa, a mudança pode ser feita mais rapidamente. Mas você pode tentar outros prazos e encontrar o que é melhor para sua empresa.

Ao definir seu OKR, lembre-se das duas perguntas que definem o “O” e os “KRs” (como apontado no começo do texto).

Seu Objetivo deve ser ambicioso: nem fácil demais, nem impossível, mas muito bem definido. Já os Resultados-Chave são as métricas que tornam o Objetivo alcançável. Não se esqueça: eles devem ser mensuráveis.

Exemplo: Objetivo: Ganhar a Copa do Mundo de Futebol | KR¹: Fazer uma média de 3 gols por jogo; KR²: Não sofrer mais que 1 gol por jogo; KR³: Diminuir as lesões em 30%.

Terceiro: defina os Objetivos da organização, de equipe e individuais (esses dois últimos, se houverem)

Os objetivos da Organização, normalmente são os primeiros a serem definidos. Eles representam a visão da empresa a médio e longo prazo e normalmente são definidos pelo(a) CEO ou pelos(as) Sócios(as) que sabem aonde a empresa tem de chegar.

Depois desta definição de objetivos organizacionais, os outros níveis podem basear os seus próprios objetivos nos objetivos principais, lembrando sempre que “vetores apontando para o mesmo lado, somam-se”.

Normalmente, objetivos de equipe são criados pelas equipes e não só pela gestão. Os líderes podem fazer reuniões individuais ou sessões de Brainstorm com suas equipes para a definição de objetivos de área.

Dica: É importante que a empresa concorde com os objetivos organizacionais. Eles nunca devem ser impostos. Para obter um alto compromisso, mais de 60% dos objetivos devem ser de baixo para cima. Segundo John Doerr, para o sistema funcionar devem ser criados no máximo 5 objetivos por área ou nível, com no máximo 5 Resultado-Chave para cada objetivo. Não se esqueça de manter o pensamento o mais enxuto (Lean) possível.

Quarto: escolha uma SOLUÇÃO que comporte o processo de OKR que a sua empresa definiu

O ImpulseUP tem um sistema bem completo com diversas possibilidades de mensuração e monitoramento de OKRs. Um software especializado em Gestão de Desempenho permite que todos acessem com facilidade os seu OKRs. Também ajuda a ter um histórico dos resultados anteriores da sua empresa para sempre melhorar o processo de mensuração. E o mais importante, um software simplifica a comunicação.

Para que você entenda melhor, dá uma olhada nessas telas.

A tela abaixo traz uma visualização geral de toda a empresa, podendo ser filtrado por equipes ou por pessoas.

Já essa outra tela, traz a visão de um gestor. Ele consegue visualizar os objetivos que ele é responsável e os objetivos que a sua equipe é responsável.

Dica: faça o teste grátis do ImpulseUP e converse com os nossos especialistas. A nossa equipe tem experiência em Gestão de Desempenho com mais de 300 clientes de empresas como Stefanini e Unimed.

Quinto e último passo: AVALIE constantemente a efetividade e qualidade do processo

Ou seja, realize o monitoramento das OKRs de fato.

Ao final de cada ciclo de OKR é muito importante discutir com as equipes quais foram os aprendizados do último ciclo, o que devem melhorar para o próximo e rever se os objetivos ainda estão alinhados com os objetivos organizacionais.

Resultados ótimos dos objetivos transitam entre 70% e 80% do resultado atingido. Caso o colaborador supere ou fique muito abaixo do esperado, não quer dizer que ele ou ela são bons ou ruins, respectivamente. Pode ser que os OKRs tenha sido fáceis demais ou difíceis demais.

Mas se o problema for relacionado a desempenho, as avaliações de performance são ótimas ferramentas para isso, mas sem dúvida, o Feedback constante entre os líderes, liderados e pares são ferramentas essenciais para reforçar ou melhorar ações. Esses Feedbacks sempre devem estar atrelados aos treinamentos e às ações de desenvolvimento, os PDIs.

Dica: ao avaliar o ciclo de OKR, as lideranças podem fazer reuniões de 1:1 encaminhando sempre o colaborador para ações de melhoria do seu próprio trabalho e trabalhando os feedbacks recebidos ao longo do ciclo.

Conclusão

Aqui no ImpulseUP, aprendemos algumas lições com os OKRs, mas o principal e o mais importante é dar o primeiro passo e começar a fazer, mesmo que seja por planilha como um projeto piloto.

Nos primeiros trimestres, não tínhamos uma ferramenta e por isso fizemos na planilha. Aprendemos que esse processo via planilha é quase inviável, a quantidade de tempo gasto é incalculável. Mas o maior benefício é que com a o módulo de OKR melhoramos muito a comunicação entre as equipes, pois os objetivos quase sempre se conectam e resultam em grandes entregas. Todos remando para o mesmo para o lado faz muita diferença no resultado final.

Com os OKRs tivemos ganhos como:

  • Mesmo com a pandemia nossa equipe de CS consegui aumentar em mais de 2 vezes o valor das renovações do Q4/2019 para o Q1/2020
  • Aumentamos a percepção de valor da plataforma para muitos clientes no Q2, o que fez a receita de Upsell ser responsável por quase 50% da receita total de renovação
  • Com o foco da equipe da equipe de Produto na evolução do módulo de OKRs durante o Q4/2019 e Q1/2020, no Q2/2020 conseguimos dobrar o número de novos clientes que usam esse módulo no ImpulseUP.
  • Com o objetivo de fazer mais com menos devido à pandemia no final do Q1 de 2020, o volume de vendas diminui, e a nossa equipe de vendas ficou mais ociosa. Com isso, baseando-nos em avaliações de desempenho junto aos feedbacks e análise de competências, fizemos movimentações que culminaram em melhores resultados da equipe de vendas.
  • Do Q4/2019 até o Q2/2020 tivemos uma melhora substancial nos indicadores de Vendas. Uma melhoria das taxas de qualificação de 8% para 21%.

Mas isso tudo não foi de primeira. É um processo contínuo de melhoria!

É claro que a primeira vez que sua empresa fizer os OKRs não vão estar perfeitos. O importante é sempre aprender com os erros do ciclo passado e ir melhorando a cada ciclo.

Lembre-se de pensar de maneira simples, nada mirabolante. Faça um primeiro ciclo piloto com uma equipe, veja se está dando certo, colete feedbacks e tome decisões baseadas em dados.

Estamos em um período em que decisões erradas podem significar o fim das empresas, e por isso, aqui, me aproprio de uma frase do Andy Groove, pai dos OKRs: “Empresas ruins são destruídas pela crise. Empresas boas sobrevivem a elas. Empresas excelentes são aprimoradas por elas”.

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Tiago Marques

Tiago Marques

Especialista em desenvolvimento de novos negócios, com experiência em Gestão de Desenvolvimento. Já estruturei e treinei times de Growth principalmente em startups, além de facilitar vários projetos estratégicos de Gestão de Desempenho e Performance com base em metodologias ágeis.
Atualmente, sou Customer Success na ImpulseUP e já auxiliei no aumento do desempenho de mais de 2.000 colaboradores por todo o Brasil e em alguns países da América Latina.