Blog ImpulseUP
one-on-one

One on one: aprenda o método de reuniões que cria ótimos líderes

Sabemos que uma boa comunicação é indispensável para o bom funcionamento de qualquer equipe. Uma alternativa para sistematizar esse fator no ambiente organizacional é através de encontros one on one.

One on ones são reuniões periódicas e informais entre líder e apenas um liderado por vez, com foco total nesse colaborador. Os encontros podem variar de 10 minutos a uma hora. Neles, se discute o que vai bem ou não no trabalho, o que precisa melhorar e o que pode ser mantido.

Se quiser descobrir o impacto que essa ação tão simples pode trazer para sua organização, é só continuar lendo este artigo!

Qual a importância do one one one?

Um estudo da Gallup revelou que empresas que têm o hábito de fazer one on one são 16% mais lucrativas que as que não fazem. Isso porque esse contato mais próximo entre liderança e cada um dos membros de sua equipe acarreta em diversos benefícios.

Por exemplo, essa é uma das formas mais efetivas de ter um bom fluxo de informações bottom-up, ou seja, dos funcionários para a gerência. Pois, o líder terá um contato direto e frequente com os colaboradores, captando as percepções deles sobre o trabalho e evitando barreiras horizontais.

Os encontros one one one também auxiliam a consolidar a cultura da empresa, melhorar a performance e os processos. Pois, pela prática da boa comunicação, os possíveis problemas podem ser antecipados e as dificuldades tem um espaço para serem discutidas.

Além disso, o contato contínuo cria um espaço propício para a manutenção da cultura de feedback, e o tanto colaborador quanto liderança terão informações frequentes acerca de seu bom trabalho e quais pontos podem ser desenvolvidos. Por isso, o one on one também permite um maior alinhamento de expectativas.

Com esse contato próximo e foco no colaborador, eles tendem a desenvolver sentimento de valorização e segurança, aumentar engajamento e inserção na realidade da empresa. Devido aos seus benefícios, ele pode diminuir, ainda, a rotatividade da organização.

Como fazer uma ótima reunião one on one?

Mesmo sendo um momento informal, o one on one precisa de uma certa preparação. Por isso, agora que você já sabe o seu conceito e importância, vamos dar algumas dicas para conduzir uma reunião bem sucedida.

Marcar e preparar-se

Como toda reunião, essa também começa antes do encontro de fato. Consiste em um momento informal, mas não deixa de ser importante que seja marcada na agenda. É possível, por exemplo, enviar um convite com link para agenda por e-mail caso a organização costume utilizar uma plataforma online.

Além disso, é importante que essas reuniões sejam periódicas para que o acompanhamento realmente faça sentido. Dependendo do tamanho da equipe, elas podem ser semanais, quinzenais ou, em último caso, mensais.

Essa frequência consistente passa ao colaborador uma sensação de credibilidade e confiança, além de mostrar-lhe que é valorizado por sua liderança. Por isso, o encontro deve ter alta prioridade e não é recomendado que seja desmarcado. Se isso acontecer, é preciso remarcá-lo o quanto antes.

Local adequado

O ideal é que liderança e colaborador estabeleçam uma relação de confiança. Para isso, é preciso ter privacidade durante o encontro. O colaborador precisa se sentir o mais a vontade e confortável possível para falar sobre como realmente está se sentindo.

O local físico também depende da cultura da empresa. É possível realizar os encontros em qualquer lugar, desde um café até salas mais reservadas dentro da própria empresa. Isso tudo vai depender da liderança, do perfil do colaborador e da própria organização.

Estabelecer pautas

Por mais que seja uma conversa informal, é importante que as pautas existam para que o assunto não se perca. Se não, facilmente esse momento pode perder o objetivo, tornando-se uma conversa comum.

É essencial que o colaborador entenda que esse é um momento de total foco nele.

Por isso, as pautas podem ser estabelecidas tanto pela liderança quanto por ele próprio, que pode levar assuntos pertinentes ao seu desempenho e desenvolvimento.

Existe uma gama muito grande de assuntos a serem tratados nesse momento. Por exemplo: indicadores de desempenho, alinhamento de expectativas, conflitos e relações interpessoais dentro do trabalho, desempenho individual e do grupo ou carreira.

Enfim, a efetividade da reunião one on one está justamente na possibilidade de fornecer um momento de acordo com o perfil e necessidades de cada colaborador. Importante atentar-se ao fato de que a reunião é um momento com total foco no colaborador visando não só seu desempenho no momento atual, mas também seu desenvolvimento como um todo.

Aqui, o líder precisa fazer com que o funcionário entenda, de forma clara, como as demandas que ele desempenha contribuem para que a empresa alcance os objetivos dentro do propósito principal da instituição.

Trocar feedbacks

Aproveitar o encontro e tirar alguns minutos para incentivar uma cultura de feedbacks também é muito proveitoso. Eles são muito mais efetivos se forem fornecidos semanalmente do que se os colaboradores forem esperar pelo próximo ciclo de avaliação de desempenho para receber e fornecer feedbacks formais.

Afinal, sabemos que um dos princípios do feedback é a oportunidade. Ele deve ser emitido em local apropriado e o mais próximo, temporalmente, do comportamento alvo.

Então, utilize esse momento para reconhecer o bom trabalho e também dar a oportunidade aos colaboradores entenderem onde e como podem melhorar.

O contrário também é importante: a liderança precisa incentivar o colaborador a fornecer feedbacks sobre a empresa e a equipe.

Falar sobre a vida fora do trabalho

Sabemos que não é possível dividir totalmente a vida pessoal da vida profissional. Não é como se cada uma dessas instâncias funcionassem com interruptores de “liga” e “desliga”.

Logo, é bem provável que diversos aspectos da vida dos colaboradores impactem seu trabalho dentro da organização. Por isso, também pode-se deixar um momento para falar justamente isso: se existem fatores de outras esferas da vida do colaborador que estão influenciando ou podem vir a influenciar seu trabalho e como isso pode ser ajustado.

Nesse momento, é preciso tomar cuidado para que a conversa não perca seu objetivo principal.

Estabelecer plano de ação

Além das demandas pontuais, os one on one também devem impactar o desenvolvimento e carreira do colaborador. Por isso, estabelecer um plano de ação pode ser uma boa forma de concluir a reunião.

Assim, o colaborador terá clareza dos próximos passos. Isso evita, também, que demandas fiquem soltas, sem um responsável por elas.

O nosso guia para definir objetivos e metas pode te auxiliar nesse momento. Ele é um material gratuito que apresenta 6 passos para a definição de objetivos e metas dos colaboradores, o que ajudará a trazer resultados para o negócio.

Qual o papel do RH?

Como você deve ter percebido durante a leitura, o encontro one on one acontece entre uma liderança e um liderado por vez. Então, qual é o seu papel como RH nesse contexto?

Os benefícios dos one on one acontecem justamente na gestão do fator humano da empresa, ou seja, nas pessoas. E, como já colocamos no artigo, ele impacta diretamente no engajamento, sensação de pertencimento, valorização, produtividade e turnover.

Por isso, quando se resolve adotar o one on one, o RH tem o papel de apresentar, ensinar e incentivar as lideranças a utilizarem essa técnica. Outro papel do RH nesse contexto é facilitar esse processo.

Isso pode ser feito, por exemplo, através de softwares de gestão de desempenho, que além de auxiliar o processo facilitam a preparação para a conversa.

A ImpulseUP, por exemplo, consegue compilar todas as informações de performance de colaboradores, como PDI, metas pessoais e organizacionais e feedbacks. Assim, o planejamento tanto das pautas quanto dos feedbacks são facilitados. Tanto o RH quanto as lideranças podem ter certeza que sempre terão à mão informações relevantes sobre todos os seus colaboradores, trazendo ainda mais efetividade para a reunião.

Veja o exemplo do PDI de um colaborador que precisa adquirir conhecimentos de uma plataforma de videoconferência:

Aqui, você pode acompanhar o histórico de feedbacks de um colaborador:

Com essas ferramentas, o trabalho do gestor e do RH é facilitado. Pois, ambos terão acesso mais fácil e rápido às informações dos colaboradores.

Conclusão

Nesse artigo, você conheceu o que é o one on one, seus benefícios e como conduzir uma reunião nesse modelo. Entendeu, ainda, a sua responsabilidade, como RH, nesse contexto.

Parte do encontro one on one consiste em fornecer e receber feedbacks. Muitas vezes, realizar essa tarefa parece ser um processo intuitivo, mas para trazer bom resultados, é imprescindível saber como passar um feedback.

Pois, se passado de forma errada, o feedback pode causar mais malefícios do que benefícios. Por isso, não deixe de ler nosso artigo: “Como dar feedback para sua equipe”

Nele, falamos sobre a necessidade da objetividade e especificidade nesse momento, bem como da importância de ser um hábito periódico, e não restrito a reuniões ou avaliações.

Deixe um comentário