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One-on-one: aprenda o método de reuniões que cria ótimos líderes

Sabemos que uma boa comunicação é indispensável para o bom funcionamento de qualquer equipe. Uma alternativa para sistematizar esse fator no ambiente organizacional é por meio de encontros one-on-one (1:1).

One-on-ones são reuniões periódicas e informais entre líder e apenas um liderado por vez, com foco total nesse colaborador. Os encontros podem variar de 10 minutos a uma hora. Neles, se discute o que vai bem ou não no trabalho, o que precisa melhorar e o que pode ser mantido.

Se quiser descobrir o impacto que essa ação tão simples pode trazer para sua organização, é só continuar lendo este artigo!

Qual a importância do one-one-one?

Um estudo da Gallup revelou que empresas que têm o hábito de fazer one-on-one são 16% mais lucrativas que as que não o fazem. Isso porque esse contato mais próximo entre liderança e cada um dos membros de sua equipe acarreta em diversos benefícios.

Por exemplo, essa é uma das formas mais efetivas de ter um bom fluxo de informações bottom-up, ou seja, dos funcionários para a gerência. Pois, o líder terá um contato direto e frequente com os colaboradores, captando as percepções deles sobre o trabalho e evitando barreiras horizontais.

Os encontros one-on-one também auxiliam a consolidar a cultura da empresa, melhorar a performance e os processos. Pois, pela prática da boa comunicação, os possíveis problemas podem ser antecipados e as dificuldades têm um espaço para serem discutidas.

Além disso, o contato contínuo cria um espaço propício para a manutenção da cultura de feedback, e tanto o colaborador quanto a liderança terão informações frequentes acerca de seu bom trabalho e quais pontos podem ser desenvolvidos. Por isso, o one-on-one também permite um maior alinhamento de expectativas.

Com esse contato próximo e foco nos colaboradores, eles tendem a desenvolver sentimento de valorização e segurança, aumentar engajamento e inserção na realidade da empresa. Devido aos seus benefícios, ele pode diminuir, ainda, a rotatividade da organização.

Como fazer uma ótima reunião one-on-one?

Mesmo sendo um momento informal, o one-on-one precisa de uma certa preparação. Por isso, agora que você já sabe o seu conceito e importância, vamos dar algumas dicas para conduzir uma reunião bem sucedida.

Marcar e preparar-se

Como toda reunião, essa também começa antes do encontro de fato. Consiste em um momento informal, mas não deixa de ser importante que seja marcada na agenda. É possível, por exemplo, enviar um convite com link para agenda por e-mail caso a organização costume utilizar uma plataforma online.

Além disso, é importante que essas reuniões sejam periódicas para que o acompanhamento realmente faça sentido. Dependendo do tamanho da equipe, elas podem ser semanais, quinzenais ou, em último caso, mensais.

Essa frequência consistente passa ao colaborador uma sensação de credibilidade e confiança, além de mostrar-lhe que é valorizado por sua liderança. Por isso, o encontro deve ter alta prioridade e não é recomendado que seja desmarcado. Se isso acontecer, é preciso remarcá-lo o quanto antes.

Local adequado

O ideal é que liderança e colaborador estabeleçam uma relação de confiança. Para isso, é preciso ter privacidade durante o encontro. O colaborador precisa se sentir o mais a vontade e confortável possível para falar sobre como realmente está se sentindo.

O local físico também depende da cultura da empresa. É possível realizar os encontros em qualquer lugar, desde um café até salas mais reservadas dentro da própria empresa. Isso tudo vai depender da liderança, do perfil do colaborador e da própria organização.

Estabelecer pautas

Por mais que seja uma conversa informal, é importante que as pautas existam para que o assunto não se perca. Se não, facilmente esse momento pode perder o objetivo, tornando-se uma conversa comum.

É essencial que o colaborador entenda que esse é um momento de total foco nele.

Por isso, as pautas podem ser estabelecidas tanto pela liderança quanto por ele próprio, que pode levar assuntos pertinentes ao seu desempenho e desenvolvimento.

Existe uma gama muito grande de assuntos a serem tratados nesse momento. Por exemplo: indicadores de desempenho, alinhamento de expectativas, conflitos e relações interpessoais dentro do trabalho, desempenho individual e do grupo ou carreira.

Enfim, a efetividade da reunião 1:1 está justamente na possibilidade de fornecer um momento de acordo com o perfil e necessidades de cada colaborador. Importante atentar-se ao fato de que a reunião é um momento com total foco no colaborador visando não só seu desempenho no momento atual, mas também seu desenvolvimento como um todo.

Aqui, o líder precisa fazer com que o funcionário entenda, de forma clara, como as demandas que ele desempenha contribuem para que a empresa alcance os objetivos dentro do propósito principal da instituição.

Trocar feedbacks

Aproveitar o encontro e tirar alguns minutos para incentivar uma cultura de feedbacks também é muito proveitoso. Eles são muito mais efetivos se forem fornecidos semanalmente do que se os colaboradores forem esperar pelo próximo ciclo de avaliação de desempenho para receber e fornecer feedbacks formais.

Afinal, sabemos que um dos princípios do feedback é a oportunidade. Ele deve ser emitido em local apropriado e o mais próximo, temporalmente, do comportamento alvo.

Então, utilize esse momento para reconhecer o bom trabalho e também dar a oportunidade aos colaboradores entenderem onde e como podem melhorar.

O contrário também é importante: a liderança precisa incentivar o colaborador a fornecer feedbacks sobre a empresa e a equipe.

Falar sobre a vida fora do trabalho

Sabemos que não é possível dividir totalmente a vida pessoal da vida profissional. Não é como se cada uma dessas instâncias funcionassem com interruptores de “liga” e “desliga”.

Logo, é bem provável que diversos aspectos da vida dos colaboradores impactem seu trabalho dentro da organização. Por isso, também pode-se deixar um momento para falar justamente isso: se existem fatores de outras esferas da vida do colaborador que estão influenciando ou podem vir a influenciar seu trabalho e como isso pode ser ajustado.

Nesse momento, é preciso tomar cuidado para que a conversa não perca seu objetivo principal.

Estabelecer plano de ação

Além das demandas pontuais, os one-on-one também devem impactar o desenvolvimento e carreira do colaborador. Por isso, estabelecer um plano de ação pode ser uma boa forma de concluir a reunião.

Assim, o colaborador terá clareza dos próximos passos. Isso evita, também, que demandas fiquem soltas, sem um responsável por elas.

O nosso guia para definir objetivos e metas pode te auxiliar nesse momento. Ele é um material gratuito que apresenta seis passos para a definição de objetivos e metas dos colaboradores, o que ajudará a trazer resultados para o negócio.

Qual o papel do RH?

Como você deve ter percebido durante a leitura, o encontro one-on-one acontece entre uma liderança e um liderado por vez. Então, qual é o seu papel como RH nesse contexto?

Os benefícios dos one-on-one acontecem justamente na gestão do fator humano da empresa, ou seja, nas pessoas. E, como já colocamos no artigo, ele impacta diretamente no engajamento, sensação de pertencimento, valorização, produtividade e turnover.

Por isso, quando se resolve adotar o one-on-one, o RH tem o papel de apresentar, ensinar e incentivar as lideranças a utilizarem essa técnica. Outro papel do RH nesse contexto é facilitar esse processo.

Isso pode ser feito, por exemplo, por meio de softwares de gestão de desempenho que, além de auxiliar o processo, facilitam a preparação para a conversa.

A impulseup, por exemplo, consegue compilar todas as informações de performance de colaboradores, como PDI, metas pessoais e organizacionais e feedbacks. Assim, o planejamento tanto das pautas, quanto dos feedbacks são facilitados. Tanto o RH, quanto as lideranças podem ter certeza que sempre terão à mão informações relevantes sobre todos os seus colaboradores, trazendo ainda mais efetividade para a reunião.

Veja o exemplo do PDI de um colaborador que precisa adquirir conhecimentos de uma plataforma de videoconferência:

Aqui, você pode acompanhar o histórico de feedbacks de um colaborador:

Com essas ferramentas, o trabalho do gestor e do RH é facilitado. Pois, ambos terão acesso mais fácil e rápido às informações dos colaboradores.

Aproveite para saber mais sobre feedbacks

Neste artigo, você conheceu o que é o one-on-one, seus benefícios e como conduzir uma reunião nesse modelo. Entendeu, ainda, a sua responsabilidade, como RH, nesse contexto.

Parte do encontro one-on-one consiste em fornecer e receber feedbacks. Muitas vezes, realizar essa tarefa parece ser um processo intuitivo, mas para trazer bom resultados, é imprescindível saber como passar um feedback.

Pois, se passado de forma errada, o feedback pode causar mais malefícios do que benefícios. Por isso, não deixe de ler nosso artigo: “Como dar feedback para sua equipe”

Nele, falamos sobre a necessidade da objetividade e especificidade nesse momento, bem como da importância de ser um hábito periódico, e não restrito a reuniões ou avaliações.

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