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Reunião one on one

Como fazer uma reunião one on one produtiva?

A reunião one on one (ou 1:1), é uma reunião periódica e informal entre líder e apenas um liderado por vez, com foco total nesse colaborador. Nesse encontro, eles discutem projetos e trocam feedbacks ou acontece um momento particular de coaching por exemplo, de acordo com as necessidades e os objetivos de ambos.

Segundo um artigo da Forbes, ao seguir esse tipo de formato de reunião, fica mais fácil fornecer feedback construtivo aos colaboradores e resolver os problemas antes que se tornem grandes, pois há um espaço reservado para isso.

É uma ação simples e de grande impacto para a empresa!

Para saber mais sobre o que é, qual é a importância e como realizar uma reunião one on one, clique aqui e acesse nosso artigo sobre o tema!

Dicas para uma reunião one on one produtiva

Essa forma de fazer reunião não tem um formato padrão, ela é mais informal e flexível. Porém, é possível aplicar algumas estratégias para que a conversa seja produtiva e traga resultados eficazes para a empresa.

Faça um planejamento

Elabore uma pauta com antecedência com todos os pontos importantes a serem falados na reunião. Isso evita que o diálogo seja pouco construtivo, além de ajudar na fluidez da conversa. A partir disso, faça um cronograma para melhor organização e gestão do tempo. Ao final do artigo, temos um tópico para nortear esse planejamento.

Caso o encontro seja dedicado a apenas tratar assuntos que são do interesse do supervisor, será negligenciado um importante aspecto dessas reuniões que é a oportunidade de o colaborador falar sobre si mesmo e expor sua opinião sobre o trabalho e a empresa.

Essa modalidade de reunião tem como foco ouvir o colaborador, então é importante que ele também sugira assuntos a serem debatidos e deixar com que o colaborador comande a pauta da 1:1 é um importante passo para torná-la ainda mais proveitosa.

Para colaboradores com menor grau de maturidade para autogestão, a reunião servirá como uma forma de o gestor acompanhá-lo mais de perto, saber de forma mais detalhada aquilo que tem sido feito e planejar as próximas tarefas. Portanto, mais tempo é gasto com tarefas e planejamento de esforço do dia a dia.

Já para liderados com perfil sênior e maior poder de organização, o gestor deve gastar muito menos tempo com planejamento e acompanhamento de entregas. Nesses casos, as 1:1 podem ser até menos frequentes, e tratarem assuntos mais profundos e conversas mais estruturadas, como aspectos da vida pessoal, ambições profissionais e carreira.

Foque no que realmente interessa

Existe um leque muito grande de assuntos que podem ser abordados nessa reunião, mas foque na performance do seu liderado. A performance é o acompanhamento dos resultados obtidos e metas atingidas pelo colaborador e devem ser monitorados constantemente. Pois, por meio desses dados, o líder mostrará ao profissional sua evolução dentro da empresa.

Consequentemente, o desenvolvimento também será um importante tema da reunião. Isso porque a partir da análise da performance do colaborador, é possível identificar com maior clareza os pontos que necessitam de desenvolvimento.

Com isso, o líder pode traçar estratégias de aprendizagem para os colaboradores. Essas estratégias comumente são chamadas de Plano de Desenvolvimento Individual, mais conhecido como PDI. No nosso Blog, temos um artigo sobre Exemplos de PDI, que pode te ajudar a nortear essa atividade. Vale lembrar que existem muitas formas de capacitar sua equipe gratuitamente, com cursos online, por exemplo.

É fundamental que o líder escute o que o colaborador pensa sobre suas atividades, quais são suas dificuldades em executá-las e que alternativas ele sugere para que possa realizá-las do melhor modo. Assim como, a opinião e a preferência por formatos diferentes de cursos deve ser levado em consideração, ao montar o PDI do colaborador.

A reunião também é o momento de troca de feedbacks, o que proporciona uma melhor comunicação entre líder e liderado. Lembrando que, como nesse tipo de encontro cabe ao líder ouvir mais do que falar, é importante que ele esteja aberto a escutar e se colocar no lugar do colaborador, praticando respeito e empatia. Mas também é um ótimo momento para que o gestor passe para o profissional suas percepções.

Aborde os assuntos de forma gentil

As reuniões não devem ser estritamente formais, na verdade, quanto mais confortáveis todos estiverem, melhor. Neste artigo, sugerimos um roteiro básico que pode ser alterado conforme a necessidade da sua empresa. Mas uma dica para incentivar que a pessoa fale sobre alguns temas é fazer perguntas sem muito confronto. Tais como:

  • Existe algo que você mudaria na equipe?
  • Há algo impedindo que você faça seu trabalho?
  • Você gostaria que eu mudasse alguma coisa?

Defina o tom correto para a reunião, pois essa modalidade é vista como uma oportunidade de ouro para você entender o que está acontecendo no seu time. Além disso, é um espaço seguro para as pessoas falarem sobre si mesmas e o trabalho. Então, como líder, tente deixar a sua “posição de poder” de lado, a conversa deve ser mútua e sem intimidação.

Existem várias formas de liderar times. Tudo depende do seu estilo e dos objetivos da empresa como um todo. Mas é importante saber que, quanto mais natural você lida com problemas e oferece feedbacks, mais as pessoas ficam motivadas.

Crie planos de ação

Ao final de toda reunião one on one, ambos precisam sair sabendo o que devem fazer, no que devem focar, no que devem se desenvolver para aprimorar seu trabalho. Por isso, é importante criar planos de ação transformando a reunião em uma série de atitudes concretas que possam ser implementadas.

Planos de ação ajudam o colaborador a sentir que os encontros têm aplicação prática, ajudando-o a evoluir na carreira. Lembrando que o foco delas deve estar no desenvolvimento do liderado, e não na cobrança por entregas de tarefas.

É importante combinar ações que serão executadas ao longo dos dias que antecedem a próxima reunião one on one. Na próxima reunião é preciso abordar os pontos combinados na reunião anterior a fim de verificar se eles foram cumpridos e quais foram os resultados.

Para um maior controle e organização, as pautas e os planos de ação traçados ao final das reuniões devem ser registrados. E algumas perguntas podem nortear esse momento de fechamento da reunião, tais como:

  • O que cada um (tanto o líder, quanto o colaborador) têm como tarefa ao longo da próxima semana?
  • O que se comprometeram a cumprirem até a próxima reunião?
  • Como vão cumprir? Qual é o passo a passo para atingir esse objetivo?

Como registrar os dados da reunião one on one?

O RH tem o papel de apresentar, ensinar e incentivar as lideranças a utilizarem essa técnica, além de facilitar esse processo. O registro dos dados da reunião one on one podem ser feitos, por exemplo, através de softwares de gestão de desempenho, que além de auxiliar no registro e organização dos dados, também facilitam a preparação para a conversa.

A ImpulseUP, por exemplo, consegue compilar todas as informações de performance de colaboradores, como PDI, metas pessoais e organizacionais e feedbacks. Assim, os planejamentos tanto das pautas quanto dos feedbacks são facilitados. Tanto o RH quanto as lideranças podem ter certeza que sempre terão à mão informações relevantes sobre todos os seus colaboradores, trazendo ainda mais efetividade para a reunião.

Por exemplo, em uma reunião 1:1 que Luana, analista de conteúdo, teve com a Gabrielle, sua gerente, elas abordaram tópicos como dificuldades em realizar o trabalho, a falta de ferramentas necessárias para a realização, motivações pessoais e como Maria se vê no futuro dentro da empresa.

Dito isso, em conjunto, elas decidiram registrar o 1:1 na plataforma da seguinte forma

1) Assuntos abordados na reunião:

  • Dificuldades em realizar o trabalho;
  • Ferramentas necessárias para o trabalho;
  • Motivações pessoais para seguir com o trabalho;
  • Como Maria se vê no futuro dentro da empresa.

2) Pendência para a próxima reunião:

Gabrielle se comprometeu, até a próxima reunião, a fornecer as ferramentas necessárias que irão facilitar o trabalho de Luana.

Passo a passo para uma reunião one on one: como proceder?

As reuniões de one on one devem durar no máximo 30 minutos. Então, pense em um roteiro com abertura, desenvolvimento dos assuntos principais e, por fim, a conclusão, com o plano de ação. Estipule cerca de 10 minutos para cada etapa e seja direto.

Como já falamos anteriormente, essa forma de fazer reunião não tem um formato padrão. Porém, é possível aplicar algumas estratégias para que a conversa seja produtiva e traga resultados eficazes para a empresa.

Você pode partir do roteiro abaixo e adaptá-lo para o contexto da sua empresa:

  1. Abertura: Cumprimente o colaborador, organize a sala, pegue água, café etc., fique confortável e proporcione um ambiente que o colaborador também se sinta bem. Nessa hora, dar abertura para questões pessoais ajudam a estabelecer uma conexão empática entre líder e liderado.
  2. Revisão: Em 5 minutos, retome os pontos combinados na reunião anterior. Procure saber se eles foram cumpridos e quais foram os resultados.
  3. Discussão principal: Em cerca de 15 a 20 minutos, converse sobre o tema previamente combinado e pautado. Aqui é o momento em que o gestor deve ajudar seu colaborador com inputs e sugestões construtivas a partir de sua performance.
  4. Plano de ação: Reserve de 5 a 10 minutos para criar o plano de ação, definindo o que será feito ao longo da semana por ambas as partes. Além disso, combine maneiras de medir os resultados.
  5. Encerramento: reorganize a sala caso necessário e conclua a reunião one on one.

Conclusão

Como mencionamos ao longo deste artigo, não existe um modelo rígido de reunião one on one. O objetivo é aproximar líderes e liderados, oferecendo aos funcionários um ambiente seguro no qual possam conversar sobre seu desenvolvimento profissional. Aos poucos, você adaptará as dicas deste artigo para o contexto da sua empresa, colhendo excelentes frutos.

Por fim, que tal conhecer mais com um conteúdo que também vai ajudar sua organização a evoluir? Clique aqui e veja agora o nosso artigo sobre Acompanhamento de Feedback.

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