Otimizar os recursos financeiros e reduzir despesas na área do RH contribui para que a empresa se torne mais lucrativa, mais rentável e também mais competitiva. No entanto, essa redução de custos precisa ser feita com cautela para que não gere efeitos negativos. Por ser altamente estratégico, o departamento de RH deve estruturar um plano de economia sem que haja perda de qualidade ou resultados.
Por esse ângulo, é essencial criar um planejamento de RH estratégico, para identificar as oportunidades de crescimento a partir da análise das potencialidades dos colaboradores. E, com esse plano, é possível detectar também os gastos desnecessários que não trazem resultados concretos para o negócio.
Claramente, essa questão é um desafio que os gestores de RH enfrentam com frequência. Mas, nem por isso, é impossível transpô-la. Veja a seguir como realizar uma redução de custos no RH sem que isso prejudique o seu negócio!
Como o departamento de RH pode ajudar a empresa na redução de custos?
Hoje em dia, o departamento de RH atua de maneira estratégica e, por isso, demonstra preocupação com a redução de custos desnecessários ou extras do negócio.
Em startups, por exemplo, é importante aplicar mudanças que vão tornar a estrutura em geral mais enxuta, favorecendo o sucesso do negócio. Em outros modelos de empresa, como indústrias, é crucial adotar maquinário de última tecnologia, para agilizar os processos e produções e, assim, gerar mais lucro para a empresa.
Nesse sentido, cabe ao RH otimizar processos e reduzir custos, eliminando gastos considerados pouco estratégicos e que não trazem os resultados esperados para a empresa. Veja a seguir algumas ações capazes de auxiliar a redução de custos:
Automatização de processos manuais
Claramente, a tecnologia é uma importante aliada para os negócios que queiram reduzir custos. Além da diminuição da burocracia, a tecnologia aumenta a rapidez na execução de tarefas. Se tempo é dinheiro, a otimização de processos certamente será responsável por um bom ROI (Retorno sobre investimento) para os gestores de recursos humanos.
São muitos os processos que podem ser automatizados, em diversas áreas. Em marketing, por exemplo, é possível utilizar ferramentas de disparo de e-mail, de criação de sites e de validação de contatos (e-mail e telefone). Em vendas, existem os CRMs, que salvam todo o histórico de contato com os clientes e garantem a análise das informações de forma segura. Em RH, existem softwares de Gestão de Desempenho, que englobam a parte de avaliação, PDI, feedback, Nine Box e relatórios.
A vantagem em automatizar processos não é apenas a redução de custos, mas também a garantia de informações precisas para análise de dados. Afinal, a automação traz maior transparência e racionalização aos processos, mostrando informações organizadas e centralizadas. A partir disso, torna-se mais fácil compreender os processos e elaborar planos alinhados com a cultura do negócio com mais assertividade.
Outro ganho diz respeito a produtividade. Isso porque tarefas que eram manuais agora são automatizadas fazendo com que os colaboradores tenham mais tempo para se dedicar a outras atividades dentro da empresa. Assim, alcança-se uma melhor eficiência na gestão, satisfação dos colaboradores, e melhora nos resultados.
Em resumo, a automatização de processos permite agilizar determinados setores, reduzir custos e ter um ganho na produtividade da equipe. Desse modo, a empresa se destaca no mercado, aumentando os seus lucros e se sobressaindo diante da sua concorrência.
Veja também: Agilidade em RH: a habilidade que a empresa busca
Definir metas de produtividade para a equipe
Sem dúvidas, uma enorme fonte de custos é a folha de pagamento. Em empresas menores, por exemplo, os gastos com pessoal representam facilmente 1/3 das contas. Nas prestadoras de serviço, a folha de pagamento representa 50% ou mais dos gastos.
Logo, é preciso garantir que todos tenham uma boa performance no expediente. Definir metas individuais, monitorar os indicadores de desempenho e estimular uma liderança mais presente são formas de proporcionar uma boa performance na equipe.
Metas são fundamentais para aumentar o engajamento e o alinhamento das pessoas em relação à empresa e seus objetivos. Com isso, torna-se mais fácil alcançar resultados, alinhar os colaboradores à cultura organizacional, e reduzir a taxa de turnover, o que, consequentemente, gera redução de custos.
Para isso, as metas devem ser claras, objetivas, alcançáveis e, ao mesmo tempo, desafiadoras. Isso porque esses aspectos são essenciais para o atingimento de resultados exponenciais. Afinal, uma meta pouco desafiadora não gera estímulo para ser perseguida, enquanto uma meta inalcançável faz com que a equipe não tenha interesse em tentar atingi-la.
Renegocie contratos com parceiros e fornecedores
É fundamental sempre realizar uma análise periódica de contratos com fornecedores. Isso por que é possível sempre encontrar condições melhores ou mesmo as necessidades do negócio podem se tornar diferentes.
A partir dessa abordagem, é comum que parceiros e fornecedores ofereçam mais flexibilidade ou até mesmo valores mais baixos, o que já ajuda na redução de custos.
Identificar se há a oportunidade de pagar mais barato, com outros fornecedores, sem que haja perdas na qualidade do produto/serviço é também uma forma de reduzir custos. Por isso, é sempre importante fazer cotações com fornecedores e parceiros de qualidade equivalente.
Além disso, também é importante ficar de olho no mercado para acompanhar soluções e possibilidades nos negócios. Com as mudanças organizacionais, é possível que muitos contratos e fornecedores não façam mais sentido, fazendo com que a empresa necessite se reinventar.
Redução do quadro de colaboradores
Sabemos que reduzir o quadro de colaboradores não é a opção que o time de RH mais gosta. Mas não deixa de ser uma alternativa viável.
O ideal, nesses casos, é utilizar critérios objetivos para a tomada de decisão, reduzindo a probabilidade de erros. Como critérios, o ideal é associar o atingimento de metas e objetivos com o desempenho comportamental em avaliações de desempenho.
Além disso, é fundamental fazer uma análise estratégica de quais departamentos podem ter redução de quadro sem gerar sobrecarga nos colaboradores que permanecem no departamento e também considerando quais áreas influenciam mais diretamente na estratégia da organização naquele momento, evitando reduzir pessoal no lugar errado.
O Nine Box também é uma ferramenta muito útil para essas situações. Ele pode ser utilizado como uma análise entre competências e potencial, ou potencial e metas. E, em seu gráfico, identifica-se os talentos, possíveis talentos, e colaboradores que não estão com boa performance, seja de um único time ou de uma empresa inteira.
Utilizando essas ferramentas evita-se dispensar colaboradores que estejam comprometidos ou desempenhando uma boa performance e, assim, a redução do quadro de colaboradores é feita de maneira mais efetiva.
Conclusão
Pudemos observar que a redução de custos em RH é totalmente possível, desde que devidamente planejada e com foco na otimização de processos sem perder a qualidade.
E, a partir de análises estratégicas, é viável aumentar a performance de um time, para que este desempenhe melhor e gere mais resultados positivos para a empresa, aumentando a lucratividade da mesma.
Ações e estratégias para reduzir as despesas podem ser adotadas conforme a realidade da organização. A partir daí, a empresa se torna mais competitiva, com estrutura mais enxuta e com a mesma (ou maior) efetividade.
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