Realizar ciclos constantes de Avaliação de Desempenho deve estar na estratégia de qualquer empresa que deseja crescer. E a formação de um comitê de calibragem eficaz possibilita a obtenção de dados ainda mais precisos para tomadas de decisão.
Antes de realizar uma avaliação em sua organização, veja como montar um comitê de calibração eficaz!
O que é a calibragem da Avaliação de Desempenho?
Antes de aprender a montar um comitê de calibragem, vale a pena entender o que, de fato, é o processo de calibração dos dados durante a Avaliação de Desempenho.
A calibragem ou calibração se trata de um ajuste nos resultados da avaliação, tendo como objetivo deixar os dados mais fidedignos com a realidade. Ocorre, inicialmente, uma análise dos dados fornecidos sobre cada colaborador. Depois, é indagado se o que foi coletado está retratando a realidade.
Dessa forma, caso ocorra uma divergência, é possível calibrar os resultados e ajustar as informações desejadas.
Para que serve um comitê de calibragem?
Assim como citado, o comitê busca identificar a existência de algum problema nos resultados de uma Avaliação de Desempenho, e se os dados estão, verdadeiramente, refletindo a realidade da empresa.
Por isso, o comitê deve ser formado por um grupo de pessoas selecionadas estrategicamente. No entanto, não há como prerrogativa revisar e alterar todos os resultados, e sim apenas os dados que fogem da realidade.
Em uma empresa com 300 colaboradores, por exemplo, fica inviável a revisão de cada funcionário. Assim, no momento da calibragem, devemos analisar os dados de maneira analítica, principalmente os valores que são extremos, ou seja, os mais altos e mais baixos em pontuação ou conceito.
Quando devo criar um comitê?
É importante ressaltar que a calibragem não é obrigatória em toda avaliação. O processo se faz necessário em situações variadas como, por exemplo, na avaliação de um gestor com “pulso mais firme” que outro ou, até mesmo, dependendo do bem-estar do sujeito no momento da avaliação.
Diversos fatores podem interferir no momento em que se preenche uma AD. Vale a pena incluir o ajuste caso seja analisado que a avaliação do colaborador não tenha sido tão fidedigna quanto o esperado ou para a tomada de decisão utilizando os resultados adquiridos, como ações de reconhecimento e bonificação.
Benefícios de criar um comitê de calibragem
Como citado, o comitê auxilia no alinhamento de dados provenientes dos colaboradores e, além disso, auxilia no desenvolvimento da maturidade da empresa.
Isso porque, durante o momento de discussão, é possível unificar diversos pontos de vista sobre o funcionário ou área que está sendo analisada. Assim, são respaldados possíveis análises e planos de ação de maneira multidisciplinar.
Portanto, com a utilização de um comitê bem estruturado, os gestores ampliam a sua visão estratégica com base na perspectiva do RH. Enquanto isso, o setor de pessoas complementa sua percepção por meio da experiência dos gestores, facilitando a tomada de decisão sobre os funcionários.
Além disso, como já vimos anteriormente, por meio de um alinhamento de dados após o comitê, diversos planos de ação se tornam mais eficazes como, por exemplo, o planejamento de práticas de desenvolvimento e reconhecimento. Tal eficácia garante maior economia para a empresa, visto que o público das ações se torna mais direcionado e enxuto.
Como conduzir um comitê de calibragem?
Agora que você já sabe o que é e quais são os benefícios, veja boas práticas para tornar o processo mais produtivo.
1. Defina o público alvo
Antes de iniciar o processo, é importante mapear quem são as pessoas que serão analisadas naquele momento. Dessa forma, você evita que outras pessoas entrem como pauta e que as reuniões ultrapassem o tempo estipulado.
2. Selecione os participantes do comitê de calibragem
Já sabe sobre quais colaboradores será a discussão? Então chegou a hora de selecionar as lideranças que precisam estar presentes no momento.
Selecionando com criticidade e antecedência, você evita que tenha mais gente no comitê do que deveria (preservando o sigilo e a responsabilidade dos dados).
Extra: Quem deve participar da calibragem?
É importante que estejam presentes pessoas estratégicas e alinhadas ao grupo ou colaborador que vai ser avaliado. Portanto, pode-se utilizar como guia a seguinte listagem:
- Pelo menos dois membros do RH: para que seja centralizada em uma pessoa a função de guiar o momento e outra para registrar o que está acontecendo e as mudanças que precisam ser realizadas;
- Liderança do setor ou do colaborador avaliado: é importante a participação do gestor ou da liderança formal do funcionário que será analisado, a fim de que a experiência direta com o membro seja trazida com respaldo;
- Liderança da liderança ou pessoa acima no nível hierárquico: por exemplo, se estamos analisando um funcionário do setor operacional e o seu coordenador já está previsto na discussão, é interessante convidar o gerente da área para o momento. Isso porque o envolvimento da pessoa acima no nível da cadeia de comando pode ser um diferencial para o comitê, devido à visão estratégica mais desenvolvida e experiências ampliadas passadas por essa liderança.
3. Prepare o roteiro do momento
Não é segredo que nenhum funcionário aguenta reuniões maçantes e repetitivas. Por isso, é importante definir um roteiro prévio das temáticas que devem ser discutidas.
A condução do momento pode ocorrer de diversas formas e sugerimos, inicialmente, a divisão em blocos de função, área e nível. Essa divisão permite que cada colaborador seja avaliado com base nas atribuições da sua função e posição na cadeia de comando.
Dessa forma, evita-se utilizar a mesma régua de avaliação de responsabilidade e resultado de um estagiário, por exemplo, em detrimento de um gerente.
Não se pode perder o foco da fidedignidade e, por isso, cada funcionário precisa estar adequado ao roteiro e função prescritos.
4. Entenda o papel do RH
É crucial que o comitê não faça do momento um jogo de xadrez. Os resultados não podem ser mudados apenas por pessoas influentes e que sabem argumentar e utilizar das suas competências a seu favor.
Assim, é importante justificar a opinião citada com dados, situações e evidências que contribuam para o alinhamento e o entendimento dos demais. O RH, nessa hora, deve agir como um mediador, buscando por evidências, mapeando as discordâncias e, se necessário, levando-as para serem alinhadas em um segundo momento.
Os comitês exigem tempo e energia, por isso, é importante otimizar situações e focar nos pontos que serão deliberados com clareza e coerência.
Pós-comitê: o que precisa ser feito?
Como toda reunião, é importante unificar todas as tomadas de decisão que precisam ser feitas após o seu término. Assim, após o momento do comitê de calibragem, é fundamental executar os planejamentos que foram atribuídos durante a discussão.
Para isso, é necessário estabelecer datas limites para o prazo das mudanças, principalmente se a ação não for realizada diretamente pelo RH.
Com uma boa gestão de prazos, os responsáveis pelo RH conseguem identificar quem deve realizar e quando é necessário fazer um acompanhamento para checar com o gestor o andamento daquela ação.
Como calibrar os dados da Avaliação?
Em processos antigos de Avaliação de Desempenho, seria necessário unificar todas as planilhas utilizadas pelos colaboradores e fazer a modificação uma por uma. O processo demandaria horas e, a longo prazo, se tornaria um compromisso pouco estratégico.
Por meio da plataforma da impulseup é possível, em uma única aba, calibrar os dados e otimizar horas de serviço.
Além disso, é possível modificar o resultado final, por meio da metodologia Nine Box. A ferramenta é disponibilizada para a análise de dados ou, até mesmo, a competência específica avaliada sobre o colaborador, gerando um novo dado de maneira automática.
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