Os benefícios da Gestão de Desempenho já são conhecidos por diversas empresas, mas muitas dúvidas ainda podem surgir na hora de elaborar um formulário de Avaliação de Desempenho.
A Avaliação de Desempenho é um excelente meio de prover um diagnóstico preciso e fidedigno à realidade da empresa no que diz respeito ao time.
E um formulário adequado, com as questões alinhadas às necessidades, estratégias e, principalmente à realidade da empresa, faz toda a diferença. Por isso, é importante evitar modelos de formulários já prontos, não adequados à organização.
Vale ressaltar ainda que existem diferenças entre competências e habilidades, sendo importante que quem irá formular o questionário de avaliação tenha ciência disso.
Para sanar as dúvidas, lançamos algumas dicas sobre a redação de competências e a escolha de itens para o formulário ideal para sua empresa.
1 – Tenha um formulário de avaliação com competências observáveis
Para que um colaborador consiga avaliar seus gestores, pares e subordinados, é fundamental que o que esteja sendo avaliado seja plenamente observável e com escalas predefinidas. Afinal, não é possível avaliar aquilo que não se observa.
Por exemplo: não é possível observar se o gestor “Conhece o Planejamento Estratégico da Organização”. Mas é possível observar se ele “Transmite o Planejamento Estratégico da Organização durante as reuniões de equipe”.
O ato de conhecer não envolve uma ação observável. Mas conhecer o planejamento estratégico desencadeia uma série de comportamentos que são observáveis, como, por exemplo, a sua transmissão aos subordinados.
Uma dica é se perguntar “como eu sei que essa pessoa faz isso?”. Quando você operacionaliza a competência se torna possível avaliar se determinada pessoa a tem ou não.
2 – Tenha critérios de desempenho no seu formulário de avaliação
As competências devem delimitar qual é o desempenho esperado do colaborador, ou seja, quais são os critérios mínimos de qualidade de determinada atividade. Sem a definição desses critérios a competência se torna vazia e leva a vieses do observador.
Por exemplo: um gestor (liderança) precisa avaliar o seu subordinado na competência “Apresentar os trabalhos realizados”. E, na semana anterior, o subordinado em questão apresentou os trabalhos realizados.
Entretanto, ele não elaborou o relatório das atividades que deveria ter sido entregue no mesmo dia e não conseguiu explicar para os demais membros da equipe o porquê da realização de cada uma das atividades, o que deveria ter sido feito.
Se o gestor for avaliar a competência “Apresentar os trabalhos realizados”, deverá dar uma avaliação positiva, já que o colaborador apresentou os trabalhos. Porém, na verdade, o resultado deveria ser negativo.
Assim, a competência descrita não consegue captar o nível de qualidade do trabalho que precisa ser feito, gerando um viés na avaliação, reduzindo a precisão e credibilidade dos resultados.
Uma dica é se perguntar “o que eu observo para saber se esse trabalho foi bem feito?”. Quando você consegue identificar o que torna aquele trabalho um trabalho bem-feito, você consegue escrever uma competência com critério de qualidade.
3 – Tenha um formulário simples
Quanto mais complexas as competências, mais difícil se torna a avaliação e menos precisos são os resultados. Isso impossibilita que a avaliação seja funcional.
Busque a simplicidade quando for pensar em itens de formulário: seu colaborador não vai querer gastar mais tempo tentando entender o que você quer saber do que realmente fazendo a avaliação. Ou seja, a complexidade torna o trabalho contraprodutivo.
Por exemplo: o gestor vai avaliar seu subordinado na competência “Profissional tem a obsessão em criatividade, resultados e que podemos materializar as nossas ideias. Traz soluções criativas que ajudam a mudar o negócio dos clientes. Tem a percepção de que a ideia que nasce perfeita, nasce tarde.” e acaba ficando confuso com o que ele deve realmente avaliar.
O gestor então escolhe a informação que mais lhe chama a atenção e responde com base nela, no entanto um outro gestor que vai avaliar a mesma competência pode estar avaliando uma outra informação. Dessa forma, não há como reproduzir os resultados, pois eles não são confiáveis e precisos.
Uma dica é se perguntar “o quão difícil é para o meu profissional identificar o que eu quero saber com este item?”. Mapeie se a sua competência possui muitas vírgulas, pontos finais, conjunções e linhas, esses são sinais de que a sua competência pode estar mais complexa do que deveria.
4 – Preze pelo tempo do seu colaborador
A definição do tamanho do formulário de Avaliação de Desempenho é fundamental para garantir o seu sucesso. Inclusive, formulários longos tornam os dados imprecisos e aumentam a resistência dos colaboradores à avaliação.
Por exemplo: um dos gestores possui seis subordinados e precisa responder o ciclo de Avaliação de Desempenho atual. Entretanto, quando ele abre a avaliação, percebe que o formulário possui 20 (vinte) competências e que ele terá que avaliar todas elas para todos os seus subordinados, totalizando 120 avaliações. Imediatamente ele fecha a avaliação e decide responder depois, porque, de fato, é desestimulante.
Quando o prazo está perto do fim, ele volta para preencher os campos em um intervalo entre uma demanda e outra, e responde a avaliação quase que aleatoriamente, dando nota máxima a quase todo mundo e avaliando medianamente somente quando um colaborador se destaca muito negativamente.
Assim, o Time de Recursos Humanos acaba recebendo dados que não correspondem à realidade e não consegue desenvolver ações de capacitação por meio dos resultados da Avaliação de Desempenho.
Uma dica é se perguntar “quanto tempo o colaborador que terá que avaliar o maior número de pessoas na minha organização terá que investir na avaliação com esse formulário que quero usar?”. A partir disso, repense o seu formulário de avaliação. Afinal, o objetivo é obter dados para a tomada de decisões e não desgastar o avaliador.
Agora é aplicar na prática o que aprendeu!
Seguindo essas dicas, você terá um Formulário de Avaliação de Desempenho que te fornecerá dados mais condizentes com a realidade da organização e também fornecerá colaboradores mais satisfeitos com o processo.
Uma Avaliação de Desempenho por Competências pode ser desafiadora, mas, sem dúvidas, promove ações de desenvolvimento muito mais acertadas.
Invista o seu tempo no planejamento estratégico e no formulário de Avaliação de Desempenho, ao invés de desperdiçá-lo em processos operacionais de compilação e análise de dados em Excel.
Você pode, inclusive, utilizar uma plataforma para realizar a Avaliação de Desempenho online. Assim, você será capaz de, verdadeiramente, melhorar o desempenho e performance do seu time.
Lembre-se que o resultado da avaliação será a base para tomadas de decisão (promoções, movimentações e desligamentos, por exemplo) e a implementação de ações de desenvolvimento, como Planos de Desenvolvimento Individuais (PDIs).
Ciclos constantes ainda permitem verificar a progressão de cada um dos avaliados, ou seja, é um importante mecanismo de acompanhamento histórico.
Ok, agora que você já sabe como montar um formulário de Avaliação de Desempenho ideal e eficaz, que tal conhecer 6 (seis) diferentes tipos de avaliação (360º, 180º, 90º, autoavaliação, etc.) para que você possa se decidir por um e montar o questionário adequado?
Uma técnica que gera resultados e não estressa o avaliador é separar as avaliações por competências, assim, você avalia os funcionários com mais frequência e alivia o estres do avaliador. Excelente artigo, parabéns