Segundo uma pesquisa realizada pela Willis Towers Watson em 2022 envolvendo , 31% dos funcionários planejam deixar a empresa em que trabalham. Para evitar essa alta intenção de saída na sua empresa é fundamental explorar os benefícios que uma Nine Box pode oferecer.
Já imaginou como é poder visualizar de forma clara e organizada os dados da sua empresa? O uso da Matriz Nine Box vai ajudar cada área da sua empresa a alcançar melhores resultados. Além de levar a sua empresa para um novo nível, vem com a gente que vamos te mostrar!
O que é Matriz Nine Box?
A Matriz Nine Box tem esse nome por causa de sua organização em 9 caixas, ou quadrantes. Isso possibilita uma distribuição dos seus colaboradores de forma simples e intuitiva, facilitando a compreensão das informações.
Se quiser se aprofundar sobre o que é a Matriz Nine Box, leia nosso artigo!
O que ela mede?
A Nine Box aponta questões importantes que irão ajudar a compreender a necessidade de cada colaborador e orientar a tomada de decisão. Dessa forma, você pode concentrar informações sobre o colaborador em um só lugar.
Impacto da saída do colaborador
Caso um funcionário de alto impacto que atua de forma estratégica em uma empresa peça um desligamento voluntário, sua saída será de alto impacto. Dessa forma, a organização necessitará de recursos e tempo para entrar outro profissional capacitado e prepará-lo para uma atuação estratégica.
Em contraposição, um colaborador que realiza atividades manuais, que teve pouco investimento em desenvolvimento teria uma saída de alto impacto. No entanto, devemos compreender que é fundamental desenvolver esse profissional para que ele alcance melhores resultados e atue de forma estratégica.
Risco de saída do colaborador
É fundamental identificar um colaborador com risco de saída, seja por aposentadoria ou desligamento voluntário. Essa prática permite que a empresa possa se programar e realizar ações para evitar prejuízos.
Desse modo, com base no risco de saída deve ser feito um planejamento e realizar ações conforme a necessidade. Essas ações podem envolver: reconhecimento, plano de carreira, valorização ou desenvolvimento. Sendo assim, essa é uma informação fundamental para uma atuação estratégica da sua empresa.
Formato da Matriz Nine Box
A Nine Box é estruturada por dois eixos que, originalmente, marcam o potencial e o desempenho do colaborador. Dessa forma, quanto maior o potencial, mais o colaborador sobe no eixo Y (vertical) e quanto maior o desempenho, mais o colaborador avança no eixo X (horizontal).
No entanto, atualmente podemos pensar em variações da Nine Box de acordo com a realidade da empresa. Desse modo, você pode pensar em diferentes variáveis para usar na sua empresa de acordo com as métricas utilizadas.
Alguns exemplos de dados que podem ser utilizados são:
- Resultado final do ciclo
- Competências
- OKRs
- KPIs
Quadrantes da Nine Box
Cada quadrante é definido por seus respectivos correspondentes no eixo X e Y, sendo assim, variam conforme as métricas usadas em cada eixo. Entretanto, aqui iremos explicar o significado de cada quadrante na Nine Box clássica.
Talentos
No quadrante 1, 2 e 3 encontram-se os principais talentos da empresa. Esses profissionais apresentam as competências necessárias para a boa execução das atividades, além de apresentar potencial futuro de crescimento na empresa. Sendo assim, são profissionais que apresentam alto impacto para a empresa, criando inovações e soluções ágeis.
Para colaboradores que ocupam o primeiro quadrante, os funcionários de destaque, é fundamental pensar em planos de carreira ou sucessão. Desse modo, haverá uma maior motivação no trabalho, visto que uma progressão de carreira supre a necessidade de reconhecimento, conforme a Teoria das Necessidades de Maslow (1943).
Quanto aos colaboradores do quadrante 2 e 3 é importante reconhecer e capacitar. Com isso, é importante que a liderança forneça feedbacks para esses colaboradores e oriente para o aprimoramento da atuação desses profissionais.
Performers
Os quadrantes 4, 5 e 6 são os quadrantes medianos, que são responsáveis pelo nível de desempenho da empresa. Ou seja, geralmente é a maior parte da empresa, possuindo as competências necessárias para a rotina de trabalho, mas apresentam pontos de desenvolvimento.
Para esses colaboradores, é importante preparar planos de desenvolvimento individuais, treinamentos ou indicar materiais de estudo. Dessa forma, há um maior estímulo ao desenvolvimento para que eles se tornem grandes talentos.
Alerta
Os quadrantes 7, 8 e 9 servem de alerta para a sua empresa, de modo que muitos funcionários nesses quadrantes significam problemas nas ações de gestão de pessoas. Pensando nisso, é importante investigar as causas do baixo desempenho e do baixo potencial e atuar para a solução delas.
Esses funcionários possuem baixo impacto para a organização, de modo que atuam de forma menos significativa para a melhoria dos resultados da empresa.
Assim, é útil realizar uma pesquisa de cultura organizacional, para identificar possíveis incompatibilidades entre o colaborador e a organização. Além disso, é importante investir em ações de desenvolvimento e capacitações para melhorar o desempenho desses colaboradores.
Nine Box no Excel
Agora que você já compreendeu a estrutura da Nine Box, você pode montá-la por meio do excel. Apesar de ser um pouco trabalhoso, já irá ajudar a compreender melhor a situação dos seus colaboradores.
Quer entender melhor como funciona a montagem e como você pode aplicar na sua empresa? No nosso artigo “Como fazer Matriz Nine Box em Excel” nós vamos te ajudar e te orientar nesse processo.
Benefícios de utilizar a Nine Box
Dentre os principais desafios das organizações para pensar no futuro de forma estratégica segundo a Willis Towers Watson são:
- O despreparo das lideranças para implementar mudanças
- Falta de um planejamento de carreira especializado
- Falta de treinamentos
No entanto, a Nine Box pode te ajudar a ter uma visão mais clara para o planejamento do futuro para a sua empresa, promovendo diversos benefícios.
Ajuda a tomada de decisões
Ao concentrar em um único lugar as informações sobre desempenho, potencial, risco de saída e impacto do colaborador, tomar decisões se torna uma tarefa muito mais fácil. Desse modo, a gestão tem acesso a dados analisados e organizados de forma intuitiva antes de implementar mudanças e realizar planejamentos estratégicos.
Com isso, a gestão consegue compreender onde o investimento terá mais retorno, pensando no período atual e no futuro da empresa (McKinsey, 2008). Dessa forma, é possível identificar e atender as necessidades dos colaboradores de forma certeira.
Veja nosso vídeo para se aprofundar em como a Nine Box pode ajudar a tomar decisões estratégicas:
Retenção de talentos
Quando uma empresa negligencia a necessidade de seus funcionários, como remuneração, segurança, desenvolvimento, reconhecimento e benefícios, há um aumento da rotatividade. Além disso, esses colaboradores tendem a um maior risco de esgotamento, ansiedade ou depressão (Willis Towers Watson, 2022).
Desse modo, ter a visão ampla fornecida pela Matriz Nine Box traz benefícios para o cuidado com os colaboradores, melhorando a gestão de pessoas, a satisfação dos colaboradores e reduzindo a rotatividade.
Se quiser saber mais, leia nosso artigo e entenda como a Matriz Nine Box pode te ajudar a reter talentos!
Alinhamento estratégico
O principal ponto para uma gestão estratégica é o uso e compreensão de dados na empresa. Desse modo, é possível realizar um alinhamento entre os resultados anteriores e o planejamento do futuro da empresa, sendo esse um grande benefício de utilizar a Matriz Nine Box.
Assim, a clareza dos impactos de cada colaborador permite compreender as necessidades e direcionar as ações de forma estratégica e certeira. Com isso, é possível montar planos de desenvolvimento, sucessão e carreiras de forma eficiente e reduzindo o turnover na sua empresa.
Melhora a gestão de desempenho
Com a Matriz Nine Box, você é capaz de aumentar a gestão de desempenho na sua empresa. Isso ocorre, pois com esse recurso, os líderes envolvidos na tomada de decisão terão uma melhor compreensão dos dados.
Sendo assim, a Nine Box permite que uma comunicação não verbal seja estabelecida, reunindo os dados coletados e tornando-os mais acessíveis. Segundo Lagatta (2020), a qualidade de uma comunicação depende da efetividade da passagem de informações.
Sendo assim, com uma comunicação eficiente é possível atuar nas lacunas da organização e melhorar o desempenho dos colaboradores. Com isso, a gestão de desempenho se tornará mais eficaz.
Além disso, a Nine box traz benefícios para a gestão de desempenho como: consistência da análise de dados, identificação de lacunas, otimização do uso de recursos e identificação de talentos. Caso queira se aprofundar nos benefícios da nine box, leia “Os benefícios da Matriz Nine Box na Gestão de Desempenho”.
Ajuda no Plano de sucessão
Uma Nine Box com informações claras é o ideal para evitar vacância de cargos importantes e problemas com a saída de um colaborador. Com essa ferramenta, você pode identificar potenciais sucessores e desenvolvê-los para que eles estejam prontos no caso da saída do funcionário a ser sucedido.
Assim, sua empresa estará preparada para imprevistos, tomando sempre as melhores decisões. Além disso, planos de sucessão estruturados influenciam a motivação dos colaboradores por meio da oportunidade de crescimento e reconhecimento.
Quer saber mais sobre o uso da Nine Box no plano de sucessão? Veja nosso artigo “Como uma ferramenta de Nine Box pode ajudar no plano de sucessão da empresa?”!
Orienta o desenvolvimento dos colaboradores
É importante ter atenção às necessidades dos colaboradores. Com a Matriz Nine Box você compreenderá quais colaboradores precisam se desenvolver e como você pode fazer isso.
Sendo assim, os colaboradores que ocupam o 9º quadrante devem receber treinamentos referentes a habilidades necessárias para o cargo, bem como imersão na cultura da empresa. Desse modo, será possível melhorar o desempenho, mas também o potencial.
Quanto aos colaboradores do quadrante 8, apesar de apresentarem um desempenho aceitável, precisam ter maior compreensão do funcionamento da organização. Sendo assim, é importante estimular o desenvolvimento de conhecimentos referentes ao mercado competitivo, as principais tendências, para pensar de forma crítica os próximos passos da empresa.
Em contraposição, os colaboradores do quadrante 7 possuem potencial para sugerir mudanças e inovações. No entanto, a execução é prejudicada pela falta de domínio da atuação, gerando baixo desempenho.
Se quiser saber dicas de como montar planos de desenvolvimento individual em 5 passos? Leia nosso artigo e saiba como desenvolver seus colaboradores.
Calibração da Avaliação de desempenho pela Nine Box
Além de todos os benefícios, a Nine box ajuda a alinhar a sua avaliação de desempenho à realidade. Desse modo, é possível alinhar os resultados ao que é observado no cotidiano, reduzindo vieses.
Desse modo, a Nine Box te ajuda a realizar a calibração de forma simples e utilizar uma plataforma pode deixar isso ainda mais fácil. Se quiser saber qual a importância da calibração e como estruturar um comitê de calibração visite nossos conteúdos no blog!
Análise de dados na Nine Box
A análise de dados na Matriz Nine Box é o que permite que ela seja uma ferramenta tão importante e estratégica. Desse modo, os resultados da avaliação de desempenho analisados são fundamentais para fornecer recursos para a atuação do seu RH.
Sendo assim, essa análise de dados é o que permite cruzar as informações dos dois eixos, transformando os números dos resultados em grupos de funcionários com necessidades similares. Com isso, ao analisar os dados da sua avaliação de desempenho com a Nine Box, criar intervenções efetivas se torna cada vez mais prático.
http://www.youtube.com/watch?v=F8nQfAv2oHo
Uso de filtros
Compreender o que está sendo observado é fundamental para a intervenção, por isso, é importante agrupar os dados de forma coerente seja por equipes, por líder, por cargo ou função. Assim, você pode visualizar a análise de dados de forma específica e personalizada para a sua empresa.
Na Impulseup, a ferramenta de Nine Box ajuda a atuação de Recursos Humanos com a orientação dos treinamentos, montagem de jornada, promoções e desligamentos e direcionamento de recursos. Desse modo, a Nine Box é perfeita pra você que quer ter dados mais certeiros e agrupados da forma certa.
Como utilizar a Nine Box?
Para finalizar, aqui vamos te mostrar como utilizar a Nine Box para alcançar seus benefícios de forma mais efetiva. Assim, apontaremos algumas sugestões de boas práticas na utilização da Nine Box na sua empresa.
Monte o questionário de AD
O primeiro passo para conseguir utilizar a Matriz Nine Box é um questionário de avaliação de desempenho que avalia ao menos dois parâmetros, sendo, geralmente, potencial e desempenho. Assim, é importante ter mensurar competências necessárias para o trabalho, mas também outras como proatividade e aspiração.
Lembre-se da importância da avaliação de desempenho estar alinhada com a cultura organizacional. Isso permite que as ações tomadas com base nos resultados obtidos direcionam os colaboradores para os objetivos desejados.
Se quiser saber mais sobre como construir um Questionário de Avaliação de Desempenho alinhado à cultura organizacional, visualizando exemplos, leia nosso artigo!
Identifique os eixos
Os eixos a serem definidos dependem da estrutura da avaliação de desempenho, de modo que é importante que o questionário tenha duas partes a serem apresentadas na Nine Box.
Na Impulseup, você pode realizar uma personalização dos eixos conforme o que é prioritário para a sua empresa. Dessa forma, você pode utilizar os dados concentrados em um só lugar para fornecer informações para a sua Nine Box e tomar decisões ainda mais estratégicas e fundamentadas.
Personalize os quadrantes
O nome de cada quadrante pode ajudar a tornar a organização dos colaboradores mais intuitiva e simples. Desse modo, as pessoas envolvidas na calibração e visualização do Nine Box conseguirá compreender as demandas e necessidades dos membros de cada quadrante.
Assim, você pode adequar a linguagem usada ao vocabulário interno, tornando mais compreensível e dinâmico. Isso é importante, pois facilita a explicação sobre o Nine Box, favorecendo a agilidade desse processo.
Além disso, as cores ajudam a criar uma correlação com significados já estabelecidos, podendo ser usada a paleta de cores da sua empresa, ou cores como verde, amarelo e vermelho. Na plataforma da Impulseup, você pode personalizar toda a Nine Box para tornar seu uso mais fácil e intuitivo, ajudando seus funcionários.
Monte o comitê de calibragem
O Comitê de calibragem tem o objetivo de reduzir os vieses da Avaliação de desempenho e tornar os resultados mais próximos à realidade. Sendo assim, ele tem o objetivo de fazer ajustes nos resultados obtidos, visando o melhor para o profissional e para a empresa.
Assim, comumente, o comitê de calibragem é formado pela liderança da equipe a ser calibrada, o CEO e um representante do RH. No entanto, essa organização pode ser modificada conforme as necessidades. Quer saber mais sobre como estruturar um comitê de calibragem? Leia nosso artigo e saiba tudo que você precisa para estruturar um comitê eficaz.
Sensibilização
O comitê de calibragem deve ter clareza do que deve ser feito e quais os critérios para a realização da calibragem. Pensando nisso, é importante ter uma comunicação clara explicando o que são os vieses inconscientes, qual a importância da calibragem e os impactos dela na empresa.
Desse modo, você pode realizar um treinamento sobre a calibragem para as pessoas envolvidas e direcionar conteúdos que irão ajudar na realização desse processo.
Identifique o impacto e o risco de saída dos colaboradores
Agora que você consegue visualizar o desempenho e o potencial dos colaboradores, você pode orientar as ações. Com isso, identificar colaboradores de alto impacto para a empresa é uma forma de trabalhar a retenção de talentos. Assim, você pode atuar de forma preventiva, visando a redução do turnover e a maior satisfação e motivação dos colaboradores.
Além disso, é importante compreender o risco de saída dos colaboradores, tanto para tentar reverter a retenção de saída quanto para se preparar para esse possível cenário. Dessa forma, você compreende a necessidade de ações de gestão de pessoas e pode direcionar seus recursos de forma mais certeira.
Estruture o plano de Treinamento e desenvolvimento
O plano de treinamento e desenvolvimento é uma etapa fundamental para melhorar o desempenho dos colaboradores e a Nine Box é um diferencial para a gestão de desempenho. Assim, estruturar planos de desenvolvimento conforme o quadrante do colaborador é essencial para uma atuação mais personalizada. Para saber mais sobre como a nine box pode te ajudar a potencializar o desenvolvimento profissional na sua empresa, leia nosso artigo: Como potencializar o desenvolvimento pessoal e profissional com Nine Box.
Monte um plano de carreiras
O plano de carreiras é um recurso que contribui para a motivação e engajamento do profissional. Além disso, é uma forma de atender as necessidades de reconhecimento e valorização, bem como direcionar pessoas que já possuem compreensão da empresa para grandes cargos.
Na Nine Box, você pode identificar pessoas de alto potencial e alto desempenho para desenvolvê-las e direcionar para cargos mais altos. Assim, o plano de carreiras irá reduzir as despesas com a contratação e capacitação de novos membros, reduzir o turnover, além de melhorar os resultados da sua empresa.
Quer saber mais sobre planos de carreira? Leia o nosso artigo: Plano de Carreira: o que é e como funciona.
Tenha a ajuda de um Software
Por fim, utilizar uma ferramenta para automatizar essas ações na sua Nine Box pode te ajudar a ter uma gestão mais ágil e eficiente. Sendo assim, buscar um software irá reduzir o tempo gasto com a análise e organização dos dados, além de reduzir a necessidade de utilização de planilhas e o risco de erros..
Além disso, com a ajuda de um software, você terá uma maior integração dos dados, podendo visualizar a empresa de forma ampla e completa. Na Impulseup, nós fornecemos uma plataforma intuitiva, personalizável e eficaz para facilitar a sua gestão de desempenho, tornando o uso de ferramentas, como a Nine Box, muito mais simples.
Conclusão
Como vimos, a Nine Box se revela uma ferramenta necessária, proporcionando uma visão ampla do desempenho e potencial dos colaboradores. Com sua abordagem inovadora, ela otimiza a gestão de talentos, impulsionando o crescimento organizacional. Ao alinhar talento e estratégia, a Nine Box destaca-se como um empreendimento para o sucesso empresarial
Referências
Carrara, T. M. P., Nunes, S. C., & Sarsur, A. M. (2014). Fatores de retenção, permanência e desligamento de talentos e de performers. Race: Revista de Administração, Contabilidade E Economia, 13(3), 1119–1148. http://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=5160888
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