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Como fazer um diagnóstico organizacional no final do ano?

Com o final do ano se aproximando, muitas empresas decidem fazer uma revisão de seu ano. Quais foram seus maiores problemas? E suas maiores realizações? Essa é uma reflexão importante para que o ano seguinte seja mais bem sucedido. Uma ferramenta certeira para investigar como está a empresa no momento presente é o diagnóstico organizacional.

Caetano, Mendonça e Neiva, em seu livro “Análise e Diagnóstico Organizacional: Teoria e Prática”, caracterizam o diagnóstico organizacional como uma coleta sistematizada, tratamento de dados e interpretação embasada em teoria sobre uma organização ou parte dela, a depender do que se pretende investigar o e de quais problemas precisam ser solucionados.

Baseada em dados, o diagnóstico corrobora o conceito de RH estratégico, que faz uso de people analytics para auxiliar no momento da tomada de decisão.

Para que serve o diagnóstico organizacional?

O diagnóstico organizacional é fundamental para subsidiar qualquer mudança organizacional. No geral, ele é feito quando algo não vai bem. Por exemplo, quando as metas não estão sendo atingidas ou quando precisam ser reavaliadas. Ele também pode ser feito para detectar oportunidades de melhoria. Por isso, fechamentos de ciclos anuais são um bom momento para isso.

Sua importância está em levar em conta as particularidades da organização e sua real situação presente, sendo então um processo totalmente personalizado.

Se não for realizado, a organização corre o risco de cair na tentação de fazer mudanças com base em “achismos”, percepções não sistematizadas e enviesadas que trazem despesas, não solucionam nenhum problema e não otimizam nenhum processo.

Para realizar o diagnóstico organizacional, é preciso ter em mente que vários fatores internos e externos à organização a influenciam.

Algumas variáveis internas são: competências, habilidades, atitudes, bem-estar e motivação dos colaboradores.

Alguns exemplos de variáveis externas são: a situação do nicho de mercado no qual a empresa se enquadra ou o contexto de pandemia que está sendo enfrentado esse ano de 2020.

Esse e outros fatores podem acabar sendo propulsores de mudanças organizacionais. Porém, eles não atuam de forma isolada, estão sempre interligados. Por isso, é preciso entender como acontecem essas relações para saber qual ou quais serão as intervenções mais apropriadas para a empresa no momento presente.

O que investigar no diagnóstico organizacional?

Weisbord desenvolveu o que ficou conhecido como Modelo de Seis Caixas, que propõe a investigação de seis áreas principais da organização (ou setor específico) a fim de obter um raio-X claro da situação atual.
São elas:

  • Propósito: missão e visão;
  • Estrutura: organização do trabalho;
  • Relacionamentos;
  • Recompensas: como as pessoas são recompensadas, direta e indiretamente, pelo seu trabalho;
  • Liderança;
  • Mecanismos de apoio: ferramentas que auxiliam o funcionamento da organização.

Então, segundo o autor, ao realizar análise documental, entrevistas, observações ou quaisquer outros métodos de pesquisa, é importante investigar essas seis áreas.

Neste ano, em muitas empresas, é possível observar e investigar quais foram as mudanças causadas pelo regime de home office forçado que aconteceu devido à pandemia de coronavírus e quais foram os impactos desse movimento para a sua organização, tanto em termos de produtividade, alcance de metas, quanto para a qualidade de vida dos colaboradores.

Por exemplo, pesquisas apontam que mais de 7 entre 10 executivos têm gostado da experiência do home office e 70% deles dizem estarem motivados para continuar assim após a pandemia. Ao mesmo tempo, a maioria afirma não ter infraestrutura em casa para executar o trabalho. Portanto, aqui se investigam os relacionamentos que se modificaram pela distância, a estrutura do trabalho, que provavelmente sofreu modificações em seu fluxo, e mecanismos de apoio, como as ferramentas necessárias para a execução do trabalho e ergonomia.

Com o diagnóstico organizacional, leva-se em conta a percepção sistemática e os resultados alcançados nesse contexto para propor uma intervenção que seja efetiva tanto em termos de produtividade quanto em qualidade de vida para esses colaboradores que iniciaram no regime de teletrabalho.

Caso o diagnóstico não fosse realizado, a empresa correria o risco de basear-se em opiniões de alguns poucos colaboradores, assumindo erroneamente que elas representam uma realidade de todas as pessoas, da empresa, de todos os níveis. Isso desencadearia, por sua vez, inúmeros problemas relacionados ao trabalho e a qualidade de vida.

Diagnóstico organizacional: um passo a passo

Existem diversas abordagens para realizar o diagnóstico organizacional, mas segundo Caetano, Mendonça e Neiva, todas elas consistem basicamente em três passos essenciais:

Passo 1: Sensibilização

O primeiro passo para qualquer diagnóstico organizacional bem sucedido é a sensibilização. É preciso deixar claro para todos os membros da organização, de todos os níveis, o que será feito e quais os objetivos.

Aqui, o RH precisa passar muita confiança aos colaboradores a fim de adquirir resultados confiáveis.

É importante também que os profissionais de RH estejam sensíveis para esse momento e que não se deixem levar pelas queixas iniciais, pois elas apresentam o viés de cada realidade.

Por isso, é essencial o raciocínio abdutivo. Esse tipo de raciocínio consiste em ser capaz de observar além do que se vê diretamente, permitindo gerar potenciais hipóteses de problema que não estejam tão óbvias.

Passo 2: Recolha e análise de dados

Essa é a etapa em que o diagnóstico acontece de fato. Sugerimos utilizar os métodos aqui apresentados para investigar cada uma das seis áreas propostas pelo modelo das seis caixas de Weisbord.

Para produzir evidências válidas o suficiente e fundamentar as decisões que serão tomadas a partir desse diagnósticos, recomenda-se utilizar tanto análises quantitativas quanto qualitativas.

A recolha de dados pode ser feita através de observação direta ou indireta, questionários, análise documental, entrevistas (não estruturadas, semi estruturadas ou estruturadas), análise de banco de dados, entre outros.

A análise de banco de dados ajuda a identificar padrões e compreender a situação em que se encontra a organização, podendo ajudar a clarificar outros dados e auxiliar na construção de instrumentos para outros métodos de recolha de dados, como entrevistas estruturadas e semi-estruturadas.

Além disso, é importante também coletar a percepção de sujeitos diferentes níveis: trabalhadores, gestores, clientes, fornecedores e outros stakeholders. Cada um deles trará uma ótica diferente que reflete seus relacionamentos dentro da empresa. O diagnóstico precisa dessa visão ampla e completa da organização ou da área foco da investigação.

O ImpulseUP agiliza muito esse processo de coleta de dados, pois eles ficam compilados em um mesmo lugar, de fácil acesso a equipe do RH. Veja algumas possibilidades do nosso software:

Histórico de feedbacks

Na imagem abaixo, é possível visualizar a administração do espaço de feedbacks da empresa. O administrador pode filtrar os feedbacks por área, cargo, colaborador e tipo. Além disso, também é possível visualizar um dashboard com o número de feedbacks positivos, de melhoria (ou de desenvolvimento) ou orientação.

Assim, o acesso a informações quantitativas como: número de feedbacks positivos ou de desenvolvimento são de fácil acesso, bem como o conteúdo desses feedbacks para a análise qualitativa.

Histórico de PDIs

Os PDIs, planos de desenvolvimento individual, na área de administração, são apresentados na mesma lógica.

Da mesma forma que os feedbacks, as informações quantitativas como: quantos PDIs estão em andamento, iniciados ou finalizados também são de fácil acesso, bem como quais eram as necessidades de desenvolvimento de cada um dos colaboradores.

Observe na imagem abaixo que é possível filtrar o PDI por competência. Então, é fácil comparar o número de PDIs referente a diferentes competências e qual é o status da maioria deles.

Módulo de objetivos

Outro benefício da ferramenta é o acompanhamento de objetivos. Nesse espaço do ImpulseUP, fica o histórico dos objetivos organizacionais, de área e pessoais. Eles são alinhados entre si e toda vez que um progresso é feito, o colaborador pode atualizá-lo. Portanto, fica fácil a visualização se as metas foram alcançadas ou não, tornando a análise quantitativa e qualitativa ainda mais fácil e personalizada.

Por exemplo, na imagem abaixo, constata-se que o aumento no número de distribuidores atingiu 57,1%, quando a meta era 100%.

Além disso, nenhuma parceria com plataformas de investimento foi firmada, enquanto a meta era de 20 parcerias.

Os resultados demonstraram-se muito aquém da meta. Esse material aponta, portanto, a necessidade de investigar melhor o motivo dessas métricas, podendo ser útil para auxiliar a estruturação de entrevistas voltadas para o propósito da organização, como proposto pela primeira caixa de Weisbord.

Esse módulo, portanto, auxilia o diagnóstico, pois ajuda a investigar se há qualquer tipo de problema que impeça a realização dos objetivos que, por sua vez, estão diretamente atrelados à estratégia da empresa.

Analytics

No ImpulseUP, ainda é possível encontrar o espaço “analytics”, no qual estão os dados acerca das avaliações de desempenho que aconteceram durante o ano – sejam elas trimestrais, semestrais ou apenas anuais.

Nesse espaço são fornecidos, de forma automática, relatórios acerca do desempenho de uma pessoa ou de um grupo em relação a diferentes competências.

São geradas várias análises, como a matriz nine box. Ela é capaz de auxiliar uma visualização mais precisa acerca da produtividade dos colaboradores.

Todo esse material compilado em um só lugar agiliza todo o processo de diagnóstico organizacional, tornando mais claras e fidedignas as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades para as quais a empresa precisa se atentar.

Passo 3: Devolução

Por fim, a empresa estará esperando uma resposta acerca do diagnóstico organizacional e é dever do RH alcançar essa expectativa.

O uso de todas as ferramentas e métodos que citamos na segunda etapa do nosso passo a passo serve para subsidiar, trazer credibilidade e fidedignidade para os resultados, que devem ser apresentados à diretoria.

Nesse momento, é preciso estar muito sensível para a percepção dos colaboradores. Algumas vezes, é possível que os resultados apresentados não sejam o que eles esperavam e que, em consequência, seja encontrada uma atitude reativa diante às mudanças propostas.

Por isso, é importante desde o início buscar validação social desse diagnóstico. Assim, as chances de aceitação e de que o conhecimento produzido seja aceito e funcione como subsídio para mudanças são mais altos.

A validação social se inicia no primeiro passo, lá na sensibilização. Outra forma de conseguir a aceitação social é lançar mão de uma abordagem participativa diante todo o processo, envolvendo os colaboradores na segunda etapa.

Como funciona na prática?

Imagine que as metas de vendas não foram atingidas. Inicialmente, os gestores da área estavam atribuindo esse problema a uma falta de preparo ou treinamento dos colaboradores.

Porém, sabendo que o diagnóstico organizacional investiga a fundo a empresa, notou-se no módulo analytics que o setor tinha a competência de negociação muito bem desenvolvida.

Tendo em mãos essas informações, você, gestor(a) de RH, montou uma entrevista semi-estruturada para aplicar em alguns colaboradores da área e descobriu que o problema, na verdade, estava no acesso à Internet, recurso que os colaboradores precisavam para realizar a venda.

Já em uma outra entrevista, com o gestor, você descobriu outro ponto de visa: o mercado também não estava favorável ao nicho da empresa diante do cenário atual de crise na saúde e economia. O gestor estava sobrecarregado e acreditava que a dificuldade em atingir as metas se dava por falta de capacitação.

Munida desses dados quantitativos e qualitativos, fica fácil explicar ao gestor quais são as necessidades de mudança atuais da empresa e sua urgência: o que inicialmente parecia ser uma demanda para treinamento e desenvolvimento tornou-se necessidade de inovação do modelo de negócio, disponibilidade de equipamento para que que a equipe realizasse seu trabalho, qualidade de vida do trabalhador e relacionamento com a liderança.

Conclusão

O diagnóstico organizacional é um processo complexo no qual é preciso investigar diversas áreas da organização ou setor em questão. É preciso compreender a realidade sistêmica das empresas, mas também a influência do contexto externo sobre ela.

São diversos os materiais que se utilizam para realizar essa investigação, que deve ser qualitativa e quantitativa: observação, entrevistas, análise de dados organizacionais, análise documental, entre outros.

Agora que você sabe como fazer um diagnóstico organizacional, acesse nosso case “Investimento no capital humano: como a JUSTA enfrentou a COVID-19”. Nele, contamos como a JUSTA promoveu mudanças organizacionais em seu modo de trabalhar e em seu modelo de negócio a partir de influências externas!

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Gabriella

Gabriella

Graduanda em Psicologia pela Universidade de Brasília, já atuou como diretora de gestão de pessoas da Praxis Consultoria Jr. e possui experiência com software de Avaliação de Desempenho. Acredita que são as pessoas que impulsionam as organizações e por isso aposta na gestão de pessoas estratégica como forma de atingir resultados.