Como fazer devolutiva de Avaliação de Desempenho?

Muitas empresas já vêm realizando ciclos constantes avaliação, mas a devolutiva de Avaliação de Desempenho nem sempre é valorizada como deveria.  

Alguns gestores de RH acreditam que o trabalho se encerra na aplicação e se esquecem ou, até mesmo, desconhecem a importância da devolutiva da Avaliação de Desempenho, que é o momento em que realmente vai começar a se cumprir o objetivo de todo o método. De que vale estruturar, desenvolver e aplicar um questionário de avaliação sem que, ao final do processo, o colaborador receba um feedback do seu desempenho?

Por isso, neste artigo, veremos qual é a importância e como fazer a devolutiva da Avaliação de Desempenho para que você possa ajudar seus colaboradores a se desenvolverem e melhorarem o desempenho no trabalho. 

Qual a importância da devolutiva da Avaliação de Desempenho?

Apenas enviar o relatório da avaliação de desempenho não é o suficiente, a devolutiva deve ser feita em uma reunião planejada especialmente para esse objetivo. O gestor deve falar com o colaborador pessoalmente, se possível, e explicar cada ponto da avaliação a fim de evitar interpretações equivocadas, insegurança do colaborador e desgaste nas relações.

A reunião de devolutiva é uma etapa fundamental, pois é com ela que os colaboradores vão ter acesso aos seus resultados, descobrindo em quais situações estão se saindo bem e em quais podem melhorar.

É muito importante oferecer esse retorno da avaliação, pois sem ele a análise da performance fica sem utilidade e não traz nenhuma oportunidade de crescimento. Além disso, ao coletar as respostas da avaliação, cria-se uma expectativa no colaborador de retorno da organização. Ele espera saber mais sobre como seus avaliadores percebem o seu desempenho.

Segundo Chiavenato (2004), a Avaliação de Desempenho é um método que visa estabelecer um contrato com os funcionários referentes aos resultados desejados pela organização, acompanhar os desafios propostos, corrigir os rumos e avaliar os resultados alcançados. Ou seja, o papel da Avaliação de Desempenho é justamente o de confrontar a performance esperada com a alcançada pelos colaboradores, bem como indicar claramente os pontos de melhoria.

Com isso, o Time de Recursos Humanos pode buscar soluções e tomar decisões tanto sobre treinamento, quanto para bonificação, valorização e desligamento de forma mais eficiente. O gestor, por sua vez, também se beneficia com a Avaliação de Desempenho que propicia uma visão mais sistêmica do time e o ajuda a dar um suporte mais personalizado e efetivo à sua equipe. E o colaborador, ao receber a devolutiva, pode traçar suas próprias estratégias de desenvolvimento e reconhecer seus aspectos positivos.

O feedback na devolutiva de Avaliação de Desempenho

Para obter o resultado da avaliação não basta fazer a coleta de dados e analisar o desempenho do funcionário. É necessário dar um feedback para que ele possa entender como foi feita a avaliação, perceber quais foram seus erros e articular estratégias para melhorar cada dia mais. Além de saber em que se saiu melhor e obteve melhores resultados.

Feedback é um retorno que um líder dá a um liderado, no intuito de orientá-lo quanto a sua performance de trabalho. Informar aos colaboradores sobre seu desempenho ao longo do tempo, elogiar os bons resultados e mostrar os pontos que podem ser melhorados contribui significativamente para a melhoria do trabalho de toda a organização. É muito importante saber como dar feedback, pois isso fará com que seus esforços garantam bons resultados.

O feedback é um instrumento-chave na melhoria de performance e desempenho dos colaboradores, que precisam saber exatamente o que a organização espera deles. Criar um sistema de comunicação é extremamente importante, mas é preciso que ele seja confiável e que forneça o resultado preciso para construir a união da empresa com seus funcionários.

Os benefícios são inúmeros, incluindo o aumento do engajamento com a empresa, melhor desempenho, redução da ansiedade devido ao alinhamento de expectativas. Além, as taxas de turnover (rotatividade) e absenteísmo tendem a cair. 

Por que é importante fornecer feedback no processo de avaliação de desempenho?

Dar feedback é crucial no processo de avaliação de desempenho por várias razões:

• Em primeiro lugar, sem feedback, os funcionários podem não ver o valor em participar das avaliações ou entender como seu progresso está sendo avaliado e utilizado.
• As sessões de feedback permitem a comunicação aberta entre gestores e funcionários, possibilitando o alinhamento de expectativas, identificação de necessidades de desenvolvimento e estabelecimento de metas futuras.
• Além disso, o feedback proporciona aos funcionários a oportunidade de identificar áreas para melhoria, colaborar com seus gestores no desenvolvimento de planos de ação e aprimorar suas habilidades e desempenho.
• O feedback também pode impulsionar a motivação e o engajamento dos funcionários ao demonstrar reconhecimento e valor, incentivando assim um esforço mais concentrado para atingir os objetivos organizacionais.
• Um feedback claro ajuda a prevenir mal-entendidos sobre as expectativas do trabalho, apoia a retenção de talentos, incentiva os gestores a refletirem sobre suas estratégias de liderança e permite a implementação de ações corretivas e estratégias de desenvolvimento para impulsionar a empresa em direção aos seus objetivos de negócios.

Em última análise, o feedback é um componente essencial para promover o crescimento, melhorar o desempenho e cultivar um ambiente de trabalho positivo e produtivo.

Preparando os gestores

Preparar os gestores e os demais colaboradores para o momento do feedback é importante para que esse seja um processo produtivo e eficiente. Os colaboradores devem ser preparados para receber o feedback, para que compreendam que não é um momento de críticas e punição, mas uma conversa focada no seu desenvolvimento.

Os gestores devem ser desenvolvidos tanto para interpretar os relatórios quanto para fornecer a devolutiva da avaliação sem causar constrangimentos à equipe. Precisam estar preparados para lidar com objeções e discordâncias por parte dos colaboradores. Caso não estejam preparados para fornecer a devolutiva e conduzir essa etapa sozinhos, os gestores podem contar com o auxílio e a participação do RH.

A forma mais adequada para comunicar os resultados ao avaliado é com um bom feedback que deve ser estruturado pelo gestor, com ajuda do RH. Independentemente do resultado, sendo ele satisfatório ou não, todo funcionário deve ter um pleno conhecimento de sua avaliação, para que tenha a oportunidade de buscar aperfeiçoamento e traçar metas para alcançar seus objetivos.

O RH pode ser solicitado principalmente para devolutivas mais delicadas, de pessoas com histórico de desempenho baixo, com desempenho muito abaixo do esperado ou muito diferente da autoavaliação. Assim, o RH atua como mediador e pode ter um papel propositivo de desenvolvimento e apoio da empresa para o colaborador.

Feedback X Plano de Desenvolvimento Individual

Às vezes, os gestores confundem feedback com PDI. Vamos entender a diferença?

Na reunião de devolutiva, ambos ocorrem ao mesmo tempo. O feedback deve ser feito com cada profissional, formalizando a devolutiva da avaliação e, a partir dele, é feito o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Como já citado anteriormente, o feedback é um retorno que o gestor dá ao colaborador sobre seu desempenho e que deve ser feito constantemente, não apenas na reunião de devolutiva. É importante que o feedback seja baseado em exemplos concretos, capazes de demonstrar claramente os fatos e as consequências. Caso contrário, os profissionais podem ter dificuldade em compreender ou até mesmo aceitar os pontos que precisam ser melhorados. Gerando uma certa resistência em fazer e participar das ações educacionais previstas.

Já o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), é uma ferramenta que auxilia no desenvolvimento das competências que não atingiram as expectativas na avaliação ou, até mesmo, de competências emergentes para que a pessoa possa, por exemplo, assumir novos desafios com uma promoção ou mudança de escopo de atividades. Funciona como um processo de desenvolvimento personalizado e é utilizado como indicador do caminho a ser seguido por um colaborador.

Como conduzir uma reunião de devolutiva para avaliação de desempenho?

Para conduzir efetivamente uma reunião de devolutiva de uma avaliação de desempenho, um gerente deve começar preparando-se com antecedência, revisando os resultados da avaliação e identificando pontos-chave para discussão. É importante agendar a reunião em um ambiente adequado e tranquilo, garantindo privacidade e foco. Durante a reunião, o gerente deve começar reconhecendo os pontos fortes e esforços do funcionário, antes de discutir áreas para melhoria de forma construtiva, fornecendo sugestões claras e orientações para o desenvolvimento.

Estabelecer metas e planos de ação juntos é essencial, delineando passos específicos para alcançar os objetivos estabelecidos. Incentivar a comunicação aberta e o feedback bidirecional é crucial, permitindo que o funcionário também compartilhe suas perspectivas e expectativas. Por fim, concluir a reunião enfatizando a importância do diálogo contínuo e do acompanhamento do progresso ao longo do tempo reforça o valor do engajamento e do crescimento profissional no local de trabalho.

Com isso, para conduzir efetivamente uma reunião de devolutiva para avaliação de desempenho, há vários pontos-chave a ter em mente:

1. Comece enfatizando seus pontos fortes, realizações e contribuições.
2. Aborde áreas para melhoria de forma construtiva, incentivando uma discussão colaborativa sobre como fornecer apoio para o aprimoramento.
3. Pergunte ao colaborador o que ele acredita ter impactado os resultados e como alcançar um desempenho melhor.
4. Estabeleça metas claras e alcançáveis para o desenvolvimento do funcionário, delineando ações específicas de treinamento e desenvolvimento.
5. Estruturem juntos um plano de desenvolvimento individual para o colaborador.
6. Fomente um ambiente seguro e acolhedor para o diálogo aberto, incentivando o funcionário a compartilhar suas perspectivas, perguntas e preocupações livremente.
7. Acompanhe o progresso do colaborador e continue fornecendo feedbacks durante o periodo de desenvolvimento. 

Reunião de devolutiva da Avaliação de Desempenho

Geralmente, o RH faz um treinamento e sensibilização somente no momento de iniciar a Avaliação de Desempenho, mas o preparo dos gestores e dos colaboradores especialmente para a etapa da devolutiva também é primordial. É importante explicar para os colaboradores o que é essa reunião, qual é o objetivo dela, o que é esperado dos gestores e qual é o resultado esperado com essa reunião. Além de poder treinar os gestores para conduzir e realizar a devolutiva até com simulações conduzidas pelo próprio RH.

A preparação da reunião é essencial para uma devolutiva eficiente e produtiva. Para isso, é preciso que o gestor faça uma avaliação do colaborador baseada nas informações levantadas na Avaliação de Desempenho. E com base na avaliação, elabore um roteiro sobre os principais assuntos que deseja abordar.

Ao preparar o roteiro da reunião, não se esqueça de:

• Comparar a autoavaliação e a avaliação do gestor e de outros avaliadores para saber se o colaborador superestima seu desempenho, subestima ou se tem uma visão alinhada do seu desempenho;
• Inserir os principais pontos de melhoria e também os principais pontos fortes e talentos do colaborador;
• Listar as ações que pretende sugerir para compor o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI).

Além disso, é interessante buscar acesso às avaliações antigas e disponibilizar os resultados dos anos anteriores para os colaboradores para que possam visualizar onde tiveram evolução. Na impulseup, o relatório de avaliação individual pode ser enviado diretamente da plataforma, tanto para o avaliado quanto para o gestor do avaliado.

Depois de planejar, é preciso agendar a reunião com antecedência para que o colaborador possa se preparar e não ser pego de surpresa. Ao agendar, solicite que ele faça uma autorreflexão e ao iniciar a reunião peça que fale um pouco sobre as suas expectativas sobre os resultados, o que ele acha que foi bem e o que não foi tão bem. Com isso, o gestor vai compreender qual a situação atual e qual pode ser a reação do colaborador com os resultados.

Durante a reunião não se esqueça de:

• Explicar os objetivos da Avaliação de Desempenho e da reunião de devolutiva;
• Falar de forma amigável e descontraída, mas sem deixar de ser sincero e empático com o colaborador, pois esse processo pode ser aversivo e desconfortável;
• Procurar ser menos subjetivo quanto possível e falar de forma clara e objetiva. Exemplificando com informações, dados e fatos o que considera que o colaborador precisa melhorar;
• Construir juntamente com o colaborador o PDI, identificando as prioridades na mudança de comportamentos e ações mais emergenciais. Relacionando essas prioridades para traçar metas e prazos para cumprimento da melhoria;
• Deixar claro que está sempre disponível para ajudá-lo e buscar estratégias para isso junto ao colaborador.

Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)

Como já citado acima, é importante estruturar um Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) junto com cada colaborador. Indique ações que viabilizam o aprimoramento do profissional de forma alinhada com os objetivos organizacionais. Mas também dê oportunidade dele expressar a opinião ou indicar alguma tarefa de melhoria. Pois, quando a construção é feita em equipe o engajamento tende a ser maior.

Assim, sugerir ações educacionais simples, gratuitas e disponíveis online também é muito recomendado. Para isso, basta que sejam planejadas e sigam o que foi avaliado e levantado como um gap do colaborador. O importante é identificar o que precisa melhorar e buscar estratégias que podem auxiliar nesse desenvolvimento, independentemente da forma que for abordado.

Acompanhamento

Após a reunião, o trabalho do gestor no processo da Avaliação de Desempenho ainda não acabou. Primeiro, garanta que o relatório será disponibilizado para o colaborador para que ele possa consultar e refletir sobre os resultados que atingiu. Assim, depois do colaborador conversar com o gestor sobre seu desempenho e juntos traçarem metas, é preciso que ambos mantenham o foco no plano de ação traçado na reunião de devolutiva para que seja realmente cumprido.

Além disso, uma dica é já deixar marcada a próxima reunião de followup e acompanhamento para conversarem sobre a evolução do colaborador.

“O mais interessante é que a Avaliação de Desempenho normalmente acontece em momentos preestabelecidos, mas o que ajudará o funcionário é o acompanhamento no dia a dia. Esse contato fortalece as relações de confiança e ajuda no desenvolvimento profissional”, destaca a diretora do GPTW Kelly Bitencourt.

Por isso, a preparação do gestor para esse processo é muito importante. Por mais que represente o fim do processo de avaliação, a devolutiva é, na verdade, o ponto de partida para as ações de desenvolvimento.

Como avaliar de perfil comportamental do colaborador pode meio de competências?

A avaliação de desempenho por competências é uma forma de gestão de desempenho que gera diversas informações. Assim, ela fornece ao RH a capacidade identificar padrões de comportamento, atuando para o aumento ou redução de sua frequência.

Ao utilizar essa ferramenta, o departamento de RH pode obter insights valiosos que podem auxiliar na tomada de decisões durante o processo de devolutivas da avaliação de desempenho. Além disso, o compreender o perfil comportamental permite que os profissionais de RH entendam melhor como um colaborador pode potencializar a dinâmica e os resultados da equipe.

Desse modo, a avaliação de desempenho consegue atuar de formapreditiva diante de comportamentos dos colaboradores de forma flexível e se adaptando ao desenvolvimento dos funcionários. 

Como otimizar o processo de avaliação de desempenho utilizando tecnologia e ferramentas de automação?

Para otimizar o processo de avaliação de desempenho utilizando tecnologia e ferramentas de automação, é possível aproveitar várias soluções de software especificamente projetadas para esse fim. Assim, essas ferramentas, como plataformas de avaliação de desempenho, desempenham um papel crucial na simplificação e aprimoramento do processo de avaliação.

Desse modo, ao incorporar tecnologia e ferramentas de automação no processo de avaliação de desempenho, as organizações podem reduzir significativamente o tempo necessário tanto para criar avaliações quanto para receber feedback. Essas ferramentas geram relatórios detalhados, apresentam painéis de controle fáceis de usar e consolidam e analisam dados de forma eficiente. Como resultado, o tempo necessário para avaliar os resultados de desempenho pode ser reduzido pela metade, ao mesmo tempo em que fornecem insights valiosos e sugestões para análises adicionais.

Na Impulseup, você pode contar com modelos de avaliação de desempenho prontos para se inspirar, bem como com uma inteligência artificial que dá sugestões de descrição de competências e te ajuda a montar sua avaliação de desempeenho de forma rápida e simples. Além disso, nossa plataforma fornece, relatórios de desempenho de cada colaborado, gera tópicos a serem abordados na devolutiva e tem um espaço destinado para anotações de reuniões. 

Dessa forma, a Impulseup te dá um suporte diferencial desde a Avaliação de desempenho, até a reunião de devolutiva e os feedbacks, tudo em um só lugar. 

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A impulseup é uma plataforma de Gestão de Pessoas completa com avaliações, PDI, Nine Box, feedback, diversos relatórios e mais módulos. Para você trabalhar com os dados da sua avaliação de forma fácil, agrupando, filtrando e ordenando. Além de gerar gráficos e dashboards que revelam como sua empresa está e o que precisa ser melhorado.

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